Indicateur 17, les moyens humains et matériels : de quoi parle-t-on exactement ?

L’indicateur 17 vérifie que l’organisme de formation dispose des moyens humains et matériels suffisants pour délivrer les prestations dans des conditions de qualité et de sécurité. Il s’applique à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, qu’ils soient organismes de formation, centres de formation d’apprentis ou formateurs indépendants. Seuls les organismes qui n’emploient aucun salarié et n’exercent aucune activité en présentiel pourraient être partiellement concernés, mais ils doivent encore justifier de moyens numériques adaptés. En pratique, tout organisme qui souhaite obtenir ou conserver la certification Qualiopi doit prouver qu’il a prévu et mis en œuvre les ressources nécessaires.

Cet indicateur fait partie du critère 4 « Moyens », qui évalue la capacité de l’organisme à mettre en place les conditions matérielles et humaines pour l’accueil et la formation des apprenants. Le référentiel national qualité ne fixe pas de norme unique : il attend une adéquation entre les moyens déclarés et les actions réellement dispensées. Par exemple, un organisme qui forme des personnes handicapées devra démontrer des aménagements spécifiques, tandis qu’un organisme 100 % à distance devra justifier de la fiabilité de sa plateforme LMS.

L’indicateur 17 ne se limite pas aux murs et aux ordinateurs. Il interroge aussi la compétence et la disponibilité des personnes qui conçoivent, animent et évaluent les formations. Vous devez démontrer que vous disposez d’un nombre suffisant d’intervenants (formateurs salariés ou sous-traitants) dont les qualifications correspondent aux programmes proposés. Les documents à fournir sont généralement :

• Les curriculum vitæ des formateurs, actualisés et signés.
• Les contrats de travail ou les conventions de prestation.
• Un planning prévisionnel qui montre que les intervenants ne sont pas surchargés.

Les auditeurs s’intéressent aussi à la continuité pédagogique : si un formateur est absent, avez-vous un remplaçant identifié ? Ce point peut être formalisé dans une procédure interne. Enfin, pour les organismes qui emploient du personnel administratif, l’effectif doit être cohérent avec le volume de stagiaires. Un petit organisme avec un seul responsable peut très bien passer l’audit s’il prouve qu’il peut assurer toutes les tâches.

Les moyens matériels couvrent trois grandes catégories : les locaux, le matériel pédagogique et les ressources numériques. Chaque catégorie doit être documentée.

Les locaux et le bail

Pour les formations en présentiel, l’auditeur demande le contrat de bail ou un justificatif de propriété. Il vérifie que la superficie est adaptée au nombre d’apprenants simultanés. Par exemple, si vous accueillez douze personnes dans une salle de vingt mètres carrés, le ratio peut être jugé insuffisant. Les normes d’hygiène et de sécurité sont aussi contrôlées : issues de secours, extincteurs, aération. Si vous utilisez des locaux partagés ou mis à disposition par un tiers (par exemple une salle de réunion dans un hôtel), une convention d’occupation doit être fournie.

Le registre public d’accessibilité

Tout établissement recevant du public (ERP) doit tenir un registre public d’accessibilité. Ce document répertorie les informations sur l’accessibilité des locaux aux personnes handicapées : places de stationnement adaptées, rampes, toilettes accessibles, boucle magnétique, etc. L’obligation découle du Code de la construction et de l’habitation. Pour les organismes qui n’ont pas de local ERP (par exemple s’ils forment exclusivement en distanciel), il est possible de fournir une déclaration d’accessibilité numérique conforme au RGAA. L’auditeur vérifiera que le registre est à jour et consultable sur place ou en ligne.

Le document unique d’évaluation des risques

Le document unique (DUERP) est obligatoire pour tout employeur. Il recense les risques professionnels (physiques, psychosociaux, liés aux déplacements) et les mesures de prévention. Pour l’audit Qualiopi, vous devez montrer qu’il est actualisé et accessible à l’équipe. Un DUERP vide ou datant de plus d’un an sans mise à jour sera un point de vigilance.

Le matériel pédagogique et les plateformes LMS

L’indicateur 17 englobe tout l’équipement nécessaire à la formation : vidéoprojecteurs, ordinateurs, tableaux, supports papiers ou numériques. Si vous utilisez le logiciel Workbots ou un autre LMS, vous devez prouver que les apprenants y ont accès et qu’un support technique est joignable. Les aides à la connexion (prêt de matériel, remboursement de frais, tutoriel) sont également valorisées, surtout pour les formations à distance. Conservez les justificatifs d’achat, de location ou de licence, ainsi que les statistiques d’utilisation de la plateforme.

« Formactions » est un organisme de douze salariés qui dispense des formations en bureautique dans trois villes. Avant son audit de surveillance, le responsable qualité a suivi cette démarche :

1. Vérification du bail : Il a rassemblé les trois baux, tous signés et en cours de validité. Un contrat de sous-location pour une salle annexe a été régularisé.
2. Mise à jour du registre public d’accessibilité : Pour le siège, classé ERP de 5e catégorie, le registre existait mais n’avait pas été actualisé depuis la pose d’une rampe extérieure. Le responsable a ajouté la nouvelle photo et la date.
3. Révision du document unique : Le DUERP a été revu avec le CHSCT et signé par la direction. Les risques liés au télétravail ont été ajoutés.
4. Inventaire du matériel : Un tableau a été créé listant chaque ordinateur, vidéoprojecteur et licence logicielle, avec la date de mise en service.
5. Déploiement de l’assistance technique : Pour la plateforme de formation à distance, un onglet « Aide & connexion » a été ajouté, avec un numéro d’assistance et un guide PDF.

Toutes ces pièces ont été regroupées dans un classeur numérique partagé. Le jour de l’audit, l’auditeur a pu consulter les baux, le registre d’accessibilité, le DUERP et la liste du matériel en moins de vingt minutes. « Formactions » a obtenu la certification sans aucun écart sur l’indicateur 17.

Pour être serein face à l’indicateur 17, préparez un dossier structuré qui rassemble :

• Les justificatifs de propriété ou de location des locaux
• Le registre public d’accessibilité (ou la déclaration d’accessibilité numérique)
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels
• Les contrats et CV des formateurs
• L’inventaire du matériel pédagogique et informatique
• Les preuves de mise à disposition d’une plateforme LMS et d’une assistance technique

Avec un logiciel comme Workbots, chaque lieu de formation est enregistré avec sa propre checklist de conformité : surface adaptée au nombre d'apprenants, conformité ERP, ventilation, et les autres points que l'auditeur va vérifier. Vous y rattachez directement les documents du lieu (bail, contrat de location, convention d'occupation). Le jour de l'audit, vous ouvrez la fiche du lieu : la conformité et les justificatifs sont au même endroit. Vos intervenants et leurs CV sont enregistrés dans la même base, avec leurs qualifications.

N’attendez pas la veille de l’audit : les baux et les registres peuvent révéler des lacunes qui demandent du temps à corriger. Un échange court avec un expert vous permettra de vérifier que votre dossier ne comporte aucun oubli.