Qu'est-ce que l'indicateur 13 Qualiopi ?
L'indicateur 13 est l'un des trente-deux indicateurs du référentiel national qualité, rattaché au critère 3 « Adaptation aux publics bénéficiaires ». Il vérifie que l'organisme de formation met en œuvre une coordination effective avec l'entreprise d'accueil de l'apprenant en alternance. Concrètement, il s'agit de démontrer que vous suivez le parcours de l'apprenant dans son environnement professionnel et que vous échangez avec son tuteur ou maître d'apprentissage.
Le texte de référence est l'annexe 1 de l'arrêté du 10 juin 2020 fixant le référentiel national qualité, modifié par l'arrêté du 11 février 2021. L'indicateur 13 y est libellé comme suit : « L'organisme met en œuvre une coordination avec l'entreprise d'accueil des alternants, qui peut se traduire par l'élaboration d'un carnet de suivi de l'apprenant, l'organisation de visites en entreprise et des échanges réguliers avec le tuteur ou maître d'apprentissage ».
À qui s'applique cet indicateur ?
L'indicateur 13 ne s'applique qu'aux organismes de formation qui dispensent des formations en alternance, c'est-à-dire dans le cadre d'un contrat d'apprentissage ou d'un contrat de professionnalisation. Il ne concerne pas les formations en initial, en continue, à distance ou en présentiel sans immersion en entreprise.
Si votre organisme ne propose aucune formation en alternance, vous n'avez pas à le renseigner. Toutefois, si vous en proposez même une seule, l'indicateur doit être documenté pour l'ensemble de vos apprenants alternants.
Les trois éléments concrets attendus par l'auditeur
L'auditeur ne se contente pas d'une déclaration. Il vous demande des preuves tangibles pour chacun des trois volets mentionnés dans l'indicateur.
1. Le carnet de suivi de l'apprenant
Il s'agit d'un document, papier ou numérique, qui retrace le parcours de l'alternant entre le centre de formation et l'entreprise. Il doit contenir au minimum : un planning prévisionnel des périodes en centre et en entreprise, les objectifs pédagogiques et professionnels, les évaluations et les annotations du tuteur. Aucun format unique n'est imposé, mais l'auditeur doit pouvoir identifier clairement que le document est partagé avec l'entreprise.
2. Les visites en entreprise
Vous devez prouver que vous avez organisé des visites sur le lieu de travail de l'apprenant. La fréquence n'est pas fixée par le texte, mais une visite par semestre est une pratique courante. Les preuves peuvent être un compte rendu de visite, une fiche d'entretien signée par le tuteur, ou une photo datée avec l'apprenant. L'important est que la visite ait eu lieu et qu'elle soit documentée.
3. Les échanges réguliers avec le tuteur
L'indicateur exige des échanges périodiques, pas seulement ponctuels. Vous pouvez les justifier par des courriels, des appels téléphoniques avec relevé de conversation, ou des réunions en visioconférence. L'auditeur cherche à vérifier que le dialogue existe sur l'ensemble de la durée de la formation, et pas seulement lors des incidents.
Ce que vous devez retenir : L'indicateur 13 repose sur une logique de traçabilité et de régularité. Vous n'avez pas besoin d'un outil sophistiqué, mais d'une organisation documentée que vous pouvez présenter pour chaque alternant.
Un exemple concret : l'organisme Alpha Formation
Alpha Formation est un CFA de 120 alternants dans les métiers du commerce. Son responsable qualité a mis en place le processus suivant :
- Un carnet de suivi numérique est créé pour chaque apprenant à l'entrée en formation. Le tuteur entreprise y accède via un lien sécurisé. Il contient le planning de l'année, les objectifs par période, et les évaluations mensuelles.
- Trois visites en entreprise sont programmées par an : une en début de contrat, une à mi-parcours et une avant l'examen. Chaque visite donne lieu à un compte rendu signé par le tuteur et l'apprenant.
- Un échange téléphonique ou par messagerie a lieu au moins une fois par mois entre le formateur référent et le tuteur. Ces échanges sont notés dans un fichier de suivi.
Lors de l'audit, l'auditeur a demandé à voir les dossiers de trois apprenants pris au hasard. Les preuves étaient présentes pour chaque période. L'organisme a obtenu une conformité sans réserve sur cet indicateur.
Comment organiser votre coordination en pratique ?
La mise en œuvre de l'indicateur 13 doit être pensée avant le début de chaque session. Voici une procédure pas à pas pour vous aider.
Étape 1 : Définir le carnet de suivi
Choisissez un support commun à l'ensemble de votre équipe. Si vous utilisez un logiciel de gestion, vérifiez qu'il intègre un module de carnet de suivi. Sinon, un fichier Word ou Excel partagé avec des droits d'accès limités peut suffire. Ajoutez-y les rubriques suivantes : identité de l'apprenant, coordonnées de l'entreprise et du tuteur, planning alterné, objectifs pédagogiques, espace de commentaires.
Étape 2 : Planifier les visites
Dès la signature du contrat, fixez les dates de visite avec l'entreprise. Prévoyez une marge de manœuvre en cas d'empêchement. Tenez un calendrier des visites effectuées (date, nom du formateur, résumé). Conservez les comptes rendus dans chaque dossier.
Étape 3 : Organiser les échanges
Mettez en place un rythme d'échanges mensuels ou bimensuels avec le tuteur. Utilisez un tableau de suivi dans lequel vous notez la date, le moyen utilisé (téléphone, mail, visio), les sujets abordés et les décisions prises. Signez ou faites signer le tuteur sur un relevé chaque trimestre.
Étape 4 : Centraliser les preuves
Regroupez tous les documents par apprenant dans un dossier unique. L'auditeur pourra ainsi les consulter rapidement. Un classeur numérique ou physique avec des intercalaires par indicateur facilite l'audit.
Les erreurs fréquentes à éviter
Plusieurs organismes se font sanctionner sur l'indicateur 13 pour des lacunes évitables.
- Absence de carnet de suivi. Certains organismes ne produisent aucun document de suivi partagé avec l'entreprise. L'auditeur considère alors l'indicateur comme non conforme.
- Visites non documentées. Une visite orale sans compte rendu n'est pas une preuve. Même une simple fiche de visite remplie à la main sur un formulaire standard est acceptable.
- Échanges irréguliers. Un seul contact en début de formation ne suffit pas. Vous devez montrer une continuité sur toute la durée du contrat.
- Confusion avec l'indicateur 14. L'indicateur 14 porte sur l'accompagnement vers l'emploi, pas sur la coordination avec l'entreprise. Ne mélangez pas les preuves.
À retenir : L'auditeur vérifie non pas l'existence d'un outil, mais la réalité des actions. Une documentation pauvre mais sincère vaut mieux qu'un dossier vide ou incohérent.
Questions fréquentes sur l'indicateur 13
Nous répondons ici aux interrogations les plus courantes des responsables qualité et des directeurs de CFA.
Faut-il un carnet de suivi pour chaque alternant ?
Oui, absolument. Chaque apprenant en alternance doit disposer de son propre carnet de suivi, qu'il soit unique pour toute la formation ou que chaque période donne lieu à un nouveau document. L'auditeur peut demander à en consulter plusieurs.
Les visites en entreprise sont-elles obligatoires pour tous les alternants ?
Le texte ne précise pas de fréquence minimale, mais la pratique d'audit montre qu'une visite par semestre est attendue. Si un alternant change d'entreprise en cours de formation, une visite dans la nouvelle structure est nécessaire.
Un simple mail au tuteur suffit-il pour justifier un échange ?
Oui, un courriel qui montre un échange sur le suivi de l'apprenant est une preuve valable. Veillez à ce que le mail ait un objet clair et une date. Évitez les échanges purement administratifs sans contenu pédagogique.
L'indicateur 13 s'applique-t-il aux formations à distance en alternance ?
Oui, si la formation est en alternance, même à distance, l'indicateur s'applique. Les visites en entreprise peuvent être remplacées par des visioconférences avec le tuteur, mais l'échange doit être documenté.
Que faire si l'entreprise refuse de participer au suivi ?
Dans ce cas, documentez vos tentatives de contact (relances, appels sans réponse). L'auditeur peut être compréhensif si vous prouvez votre diligence. Mais un refus systématique peut entraîner une non-conformité si vous n'avez pas cherché d'autres solutions.
Un logiciel de gestion peut-il aider à automatiser la coordination ?
Oui, en partie. Un logiciel comme Workbots vous donne un dossier par apprenant, où tous ses documents sont classés automatiquement au fil de sa formation. Vous y regroupez vos comptes rendus de visite et vos échanges avec le tuteur, et vous retrouvez l'ensemble des preuves d'un alternant à un seul endroit le jour de l'audit.
Pour approfondir ce sujet, consultez la page dédiée : Indicateur 13, la coordination avec l'entreprise en alternance.
Préparez-vous sereinement pour votre audit
L'indicateur 13 n'est pas le plus complexe, mais il demande une organisation rigoureuse sur la durée. En formalisant vos processus et en conservant vos preuves, vous éviterez les mauvaises surprises le jour J. Si vous souhaitez vérifier que votre dispositif est conforme, un échange de trente minutes avec un expert peut vous faire gagner du temps.