Les étapes pour intégrer la certification SST à votre catalogue
Prenons l'exemple de l'organisme FormPro, qui souhaite ajouter le SST à son catalogue. Une précision d'emblée, car elle conditionne tout : seuls les organismes habilités par l'INRS et l'Assurance Maladie / Risques professionnels peuvent dispenser des formations SST. Il ne s'agit pas d'un simple référencement mais d'une habilitation, examinée puis prononcée au niveau national.
Étape 1 : Vérifier votre éligibilité et prendre connaissance des documents cadres
Qui fait ? Le responsable de l'organisme ou le référent qualité.
Quand ? Avant toute démarche, dès la décision de proposer le SST.
Ce que cela produit : une vision claire des exigences et des pièces à réunir.
Commencez par consulter le règlement d'habilitation et les cahiers des charges publiés par l'INRS : le cahier des charges général et celui propre au dispositif SST. Ces documents précisent les engagements attendus, la composition du dossier et les référentiels de compétences applicables.
La demande d'habilitation est examinée sur six critères pour les organismes de formation : l'existence de l'organisme avec une déclaration d'activité à jour, l'activité régulière attestée par le paiement des cotisations sociales et fiscales, la présence de formateurs certifiés avec transmission des certificats, l'expérience dans le domaine ou la motivation à mettre en place le dispositif, et un support de communication présentant le dispositif.
FormPro télécharge les cahiers des charges et vérifie chaque critère avant d'aller plus loin. Sa déclaration d'activité est à jour, ses cotisations en règle. Il lui manque le formateur certifié.
Étape 2 : Disposer d'un formateur SST certifié
Qui fait ? L'organisme, puis le futur formateur.
Quand ? Avant de déposer la demande d'habilitation.
Ce que cela produit : un certificat de formateur SST, pièce indispensable du dossier.
C'est ici que l'ordre des étapes compte. L'habilitation nécessite le recours à des formateurs certifiés par le réseau de l'Assurance Maladie / Risques professionnels et l'INRS. Le certificat du formateur n'est donc pas une conséquence de l'habilitation : c'est une condition pour l'obtenir.
Point à connaître : l'INRS encadre le dispositif mais ne dispense pas lui-même les formations de formateur SST. Elles sont confiées à des partenaires habilités, dont la liste figure sur le site de l'INRS, classée par région.
À l'issue de sa formation, le formateur certifié devra être rattaché à un organisme ou une entreprise habilitée pour pouvoir dispenser les formations SST. Un formateur certifié seul ne peut pas délivrer de certificats.
FormPro identifie Julie, formatrice interne expérimentée, et l'inscrit auprès d'un organisme habilité de sa région pour qu'elle devienne formatrice SST certifiée.
Étape 3 : Déposer votre demande d'habilitation sur FORPREV
Qui fait ? Le gestionnaire désigné dans l'organisme.
Quand ? Une fois le formateur certifié et les pièces réunies.
Ce que cela produit : un dossier de demande transmis à votre caisse de rattachement.
La demande d'habilitation s'établit sous FORPREV, l'outil national de gestion mis en place par l'INRS et l'Assurance Maladie / Risques professionnels. C'est la seule voie : aucune demande par courrier ou courriel n'aboutit.
La marche à suivre est balisée. Vous créez d'abord un compte provisoire sur la plateforme, renseignez vos informations administratives, créez une demande d'habilitation correspondant au dispositif SST, puis transmettez le dossier à votre CARSAT. L'ensemble des pièces administratives et technico-pédagogiques se transmet de manière dématérialisée.
Si vous détenez déjà une habilitation sur un autre dispositif du réseau, utilisez votre compte existant et la fonctionnalité de demande d'habilitation supplémentaire, plutôt que de créer un nouveau compte.
FormPro crée son compte, renseigne son SIRET et son numéro de déclaration d'activité, joint le certificat de Julie et transmet la demande.
Étape 4 : L'instruction du dossier
Qui fait ? La CARSAT, puis la commission nationale.
Quand ? Après transmission de la demande.
Ce que cela produit : la décision d'habilitation, ou un refus motivé.
Le circuit se déroule en deux temps, ce que beaucoup d'organismes ignorent. La demande est instruite par la caisse de rattachement, qui émet un avis, puis la transmet à la Commission nationale d'habilitation qui prononce l'avis définitif.
Concrètement, l'avis favorable de votre CARSAT n'est pas la décision finale. Anticipez ce double niveau dans votre planification : ne promettez pas de session à un client avant d'avoir la décision.
Les délais d'instruction varient selon les caisses et les périodes. Renseignez-vous auprès de votre CARSAT plutôt que de vous fier à une durée trouvée en ligne.
Étape 5 : Organiser vos sessions dans FORPREV
Qui fait ? Le gestionnaire de l'entité habilitée et le formateur.
Quand ? Dès l'habilitation obtenue.
Ce que cela produit : des sessions déclarées et des certificats sécurisés.
L'habilitation implique la gestion de votre activité de formation sur FORPREV : déclaration et clôture des sessions, édition des certificats. Ce n'est pas une formalité mais un engagement pris au titre de l'habilitation.
Le déroulement d'une session initiale suit le référentiel national : 14 heures réparties sur deux jours, couvrant les gestes de secours et le volet prévention. À l'issue, vous clôturez la session dans FORPREV et délivrez les certificats, valables 24 mois.
Vous vous engagez également à tenir à jour dans FORPREV votre adresse, votre SIRET, votre numéro d'activité, le nom du responsable de l'entité et celui des gestionnaires. Un changement non déclaré fragilise votre habilitation.
FormPro ouvre sa première session avec huit apprenants, Julie l'animant selon le référentiel. La session est déclarée puis clôturée sur la plateforme.
Étape 6 : Gérer le suivi et les renouvellements
Qui fait ? L'organisme.
Quand ? En continu, avec des échéances individuelles.
Ce que cela produit : le maintien de la validité des certificats et de votre habilitation.
Deux échéances distinctes coexistent, et les confondre crée des trous dans votre offre.
Pour les apprenants, le certificat est valable 24 mois. Son renouvellement passe par une session de MAC SST, Maintien et Actualisation des Compétences, de 7 heures. Chaque personne a sa propre date d'échéance, héritée de sa dernière session.
Pour le formateur, un maintien de compétences est également requis selon les modalités du dispositif. Vérifiez les conditions applicables dans FORPREV et auprès de votre CARSAT : sans formateur certifié à jour, votre habilitation perd son fondement.
FormPro suit les échéances de ses apprenants et celles de Julie séparément, avec une anticipation de plusieurs mois.
Étape 7 : Référencer votre offre dans votre catalogue
Qui fait ? Le responsable qualité.
Quand ? Dès l'habilitation obtenue, avant votre prochain audit.
Ce que cela produit : une offre visible et des preuves prêtes pour l'audit.
Ajoutez le SST à votre catalogue en précisant la durée, le contenu, les modalités d'évaluation et la validité de 24 mois du certificat. Mentionnez votre habilitation : c'est un argument de crédibilité que vos concurrents non habilités ne peuvent pas afficher.
Pour vous aider, consultez notre page dédiée à l'élargissement du catalogue. FormPro ajoute le SST à son offre et prépare les pièces justificatives pour l'audit.
Tableau récapitulatif des délais et documents
| Étape | Où cela se passe | Document produit |
|---|---|---|
| Prise de connaissance des exigences | Site de l'INRS | Règlement d'habilitation et cahiers des charges |
| Certification du formateur | Organisme habilité de votre région | Certificat de formateur SST |
| Demande d'habilitation | FORPREV | Dossier transmis à la CARSAT |
| Instruction | CARSAT puis commission nationale | Décision d'habilitation |
| Session initiale | FORPREV | Certificat SST valable 24 mois |
| MAC apprenant | FORPREV | Certificat renouvelé pour 24 mois |
Les durées d'instruction ne figurent pas dans ce tableau volontairement : elles varient selon les caisses et les périodes. Interrogez votre CARSAT au moment de votre demande.
Points de vigilance pour l'audit Qualiopi
Lors de l'audit, le certificateur vérifiera la cohérence entre votre offre publiée et ce que vous dispensez réellement. Conservez :
- Les feuilles d'émargement par demi-journée.
- Les évaluations réalisées selon le référentiel national.
- Les certificats délivrés aux apprenants.
- Le suivi des échéances de MAC.
- Votre décision d'habilitation et le certificat à jour de votre formateur.
Deux points où un logiciel de gestion change concrètement les choses. D'abord la base intervenants : Workbots conserve pour chaque formateur ses spécialités, ses qualifications et son CV, ce qui vous permet de retrouver immédiatement le certificat de votre formateur SST et sa date de validité, sans fouiller dans vos dossiers.
Ensuite le catalogue en ligne : votre offre SST se publie sur une page accessible sans compte, avec la durée, les objectifs et les modalités. C'est l'endroit où l'auditeur vérifiera votre information du public, et où vos clients découvriront que vous êtes habilité.
À retenir : dispenser le SST suppose une habilitation de l'INRS et de l'Assurance Maladie : Risques professionnels, demandée sur FORPREV, instruite par votre CARSAT puis validée au niveau national. Elle exige un formateur certifié avant le dépôt du dossier, et engage votre organisme à gérer ses sessions sur la plateforme.