Qui doit fournir les preuves ?
Vous. Votre sous-traitant n'est pas audité, et l'auditeur ne lui demandera rien directement.
C'est votre organisme qui porte la responsabilité de l'action devant le financeur, et qui doit donc démontrer qu'il maîtrise ce qu'il confie à un tiers.
Ce que demande l'indicateur 27
Rattaché au critère 6, il porte sur les dispositions que vous prenez pour vous assurer de la qualité des prestations réalisées par vos sous-traitants.
Quatre volets sont examinés : comment vous les sélectionnez, ce que prévoit votre contrat, quelles sont leurs qualifications, et comment vous suivez leurs interventions.
Ce que l'auditeur ne demandera pas
Le certificat Qualiopi de votre prestataire. Sauf sur les actions financées par le CPF, où sa certification est exigée depuis 2024, votre propre certification couvre l'action.
Vos critères de sélection
La forme : une grille de critères, formalisée, et son application tracée pour chaque prestataire retenu.
La fraîcheur : le document de référence peut dater de plusieurs années. En revanche, son application doit être datée pour chaque sélection.
Ce que l'auditeur y cherche : une démarche réfléchie plutôt qu'un choix de circonstance. Une grille théorique jamais remplie ne démontre rien.
Les critères qui fonctionnent
- Les compétences attendues sur le domaine confié
- L'expérience sur des interventions comparables
- Les références vérifiées auprès de tiers
- La régularité administrative : déclaration d'activité, assurance, obligations sociales
L'erreur fréquente
Rédiger la grille au moment de préparer l'audit, en la datant du jour de la sélection. L'incohérence avec vos autres documents se repère.
Votre contrat de sous-traitance
La forme : un document écrit, daté, signé par les deux parties.
La fraîcheur : antérieur à la première intervention du prestataire. Un contrat-cadre annuel convient, complété d'avenants si le périmètre évolue.
Ce que l'auditeur y cherche : l'engagement explicite du prestataire à respecter vos exigences qualité. Un contrat purement commercial, silencieux sur ce point, ne suffit pas.
Ce qu'il doit contenir
- L'objet exact de la prestation confiée
- Les exigences qualité que vous imposez
- Les documents que le prestataire doit vous remettre
- Les modalités de votre contrôle
- Les conditions financières
Le cas des avenants
Si vous confiez une session supplémentaire ou modifiez le périmètre, un avenant signé s'impose. Son absence signale que la relation n'est plus encadrée par écrit.
Le point qui distingue un bon contrat : il ne se contente pas de décrire la prestation, il décrit votre contrôle. Comment vérifiez-vous ? À quelle fréquence ? Que se passe-t-il si les exigences ne sont pas tenues ?
Les qualifications de votre prestataire
La forme : curriculum vitae, diplômes, attestations d'expérience, récépissé de déclaration d'activité.
La fraîcheur : le curriculum vitae doit être récent et refléter l'activité actuelle. Les diplômes ne périment pas, mais les certifications et habilitations ont des dates de validité à surveiller.
Ce que l'auditeur y cherche : l'adéquation entre les compétences présentées et le contenu réellement animé. Un excellent formateur sur un sujet ne l'est pas nécessairement sur un autre.
La pièce la plus souvent oubliée
Le récépissé de déclaration d'activité. Votre prestataire réalise une action de formation professionnelle : il relève de la même obligation déclarative que vous.
Demandez-le systématiquement, et vérifiez que son numéro figure sur ses propres documents.
Sur les actions CPF
Sa certification Qualiopi est exigée. Vérifiez sa date d'échéance, pas seulement son existence : un certificat expiré vous expose autant que lui.
Vos preuves de suivi
C'est ici que se jouent la plupart des écarts constatés.
La forme : comptes rendus d'échanges, retours des apprenants analysés, points de contrôle documentés.
La fraîcheur : répartie sur toute la période auditée. Un seul échange en début de collaboration ne démontre pas un suivi.
Ce que l'auditeur y cherche : la preuve que votre contrôle s'exerce dans la durée, pas seulement au moment de la signature.
Ce qui constitue une trace recevable
- Un compte rendu daté d'un point avec le prestataire
- Une analyse des évaluations recueillies sur ses sessions
- Une demande de correction que vous lui avez adressée
- Un bilan de fin de collaboration ou de fin d'année
Pourquoi cela manque si souvent
Parce que ces échanges ont lieu, mais oralement ou par messages dispersés. Un compte rendu d'une demi-page, daté, transforme une pratique invisible en preuve.
Les preuves de réalisation de ses sessions
La forme : feuilles d'émargement signées par demi-journée, par les participants et par l'intervenant.
La fraîcheur : la date de chaque session.
Ce que l'auditeur y cherche : la même complétude que sur vos sessions internes. Un écart de rigueur entre les deux signale que votre contrôle ne s'exerce pas.
Le manquement le plus fréquent
La signature de l'intervenant absente. Sur une session animée par un tiers, rien n'atteste alors qu'il était présent.
Ce que votre contrat doit prévoir
Qui produit les feuilles, sous quel format, et dans quel délai elles vous sont transmises. Sans cette clause, les documents arrivent tard ou incomplets.
Les preuves recommandées
Elles ne sont pas exigées, mais elles répondent aux questions avant qu'elles ne soient posées.
Le registre des sous-traitants
Un document unique listant tous vos prestataires, avec leurs coordonnées, leur numéro de déclaration, les sessions confiées et les dates de vos évaluations.
Il évite l'oubli d'un prestataire au moment de préparer l'audit, et démontre une gestion centralisée.
Le cahier des charges
Il précise ce que vous attendez avant même de contractualiser : périmètre, livrables, exigences pédagogiques.
L'engagement qualité signé
Une charte annexée au contrat, par laquelle le prestataire reconnaît connaître vos exigences et s'engage à les respecter.
Votre procédure de recours à la sous-traitance
Deux pages décrivant dans quels cas vous sous-traitez, qui décide, et selon quelles étapes.
Les cinq oublis les plus fréquents
- Le récépissé de déclaration d'activité. Beaucoup vérifient les compétences sans demander cette pièce obligatoire.
- Les avenants. Une session supplémentaire confiée sans écrit sort du cadre contractuel.
- Les traces de suivi. Les échanges existent, mais restent oraux ou dispersés.
- L'analyse des évaluations. Les questionnaires sont recueillis, jamais exploités séparément.
- La signature de l'intervenant sur les émargements. Elle manque plus souvent que celle des participants.
Cas concret : deux prestataires, deux dossiers
Prenons un organisme qui confie une formation en bureautique à un indépendant, et une formation en management à un autre organisme.
Le premier dossier
Il contient la grille de sélection remplie et datée, le contrat signé avant la première session, le curriculum vitae et le récépissé de déclaration, les émargements de trois sessions avec la signature de l'intervenant, l'analyse des évaluations et un compte rendu de point à mi-parcours.
L'auditeur le parcourt rapidement et passe à la suite.
Le second dossier
Le contrat initial est présent, mais une session supplémentaire a été confiée sans avenant. Les évaluations ont été recueillies, sans analyse distincte. Aucune trace d'échange ne figure au dossier.
L'auditeur relève un écart sur la maîtrise de la sous-traitance.
Ce que cet exemple montre
Les deux prestataires ont probablement bien travaillé. Ce qui les distingue, c'est ce que l'organisme peut démontrer.
Comment organiser vos dossiers
Un dossier par prestataire
Et non par type de document. L'auditeur choisit un sous-traitant, puis demande tout ce qui le concerne.
Ce que contient chaque dossier
- La grille de sélection remplie au moment du choix
- Le contrat et ses avenants
- Ses pièces administratives et justificatifs de compétences
- La liste des sessions qu'il a animées
- Les émargements correspondants
- Les évaluations et votre analyse
- Les traces de vos échanges
Ce qui accélère l'audit
Une fiche en tête de dossier, qui récapitule les sessions confiées et renvoie aux pièces correspondantes.
Quand mettre à jour vos pièces
Le contrat
À chaque renouvellement, ou dès que le périmètre change. Un avenant suffit pour une modification ponctuelle.
Les qualifications
Une vérification annuelle, avec actualisation si le prestataire obtient une nouvelle certification ou si une habilitation arrive à échéance.
Les traces de suivi
Au fil de l'eau. Ce sont les seules qui ne se rattrapent pas.
Le registre
À chaque nouveau contrat et à chaque évaluation. Un registre obsolète est plus gênant qu'une absence de registre.
Ce qu'il faut retenir
- C'est vous qui fournissez les preuves, pas votre prestataire.
- L'indicateur 27 porte sur votre maîtrise, rattaché au critère 6.
- Quatre volets : sélection, contrat, qualifications, suivi.
- Le récépissé de déclaration est obligatoire dans tous les cas.
- Les traces de suivi sont ce qui manque le plus souvent.
- Classez par prestataire, c'est le chemin de votre auditeur.
Retrouver ces pièces sans les chercher
Le jour de l'audit, la difficulté n'est pas de comprendre ce qu'on vous demande. C'est de retrouver, pour un intervenant qui a animé deux sessions il y a quinze mois, son curriculum vitae, la date de validité de ses pièces et les évaluations de ses participants.
Trois fonctions de Workbots répondent à ce besoin.
La base Intervenants centralise pour chaque formateur ses spécialités, ses qualifications, son curriculum vitae et ses dates de validité. C'est la première pièce demandée sur un sous-traitant, et elle s'ouvre en quelques secondes.
La génération automatique des documents de session produit les contrats de sous-traitance parmi les autres pièces, à vos modèles, ainsi que les fiches de mission. La signature électronique conforme eIDAS permet de les faire valider à distance, avec archivage automatique et relances sur les documents non signés.
Le classement automatique par apprenant conserve les évaluations de chaque session, y compris celles animées par un tiers. Vous démontrez que votre analyse qualité couvre l'ensemble de votre activité.
S'y ajoute l'émargement numérique, qui recueille la signature de l'intervenant au même titre que celles des participants, ce qui supprime l'oubli le plus fréquent.
Pour approfondir, consultez nos articles Sous traitance Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ? et Feuille d'émargement : tout ce qu'il faut savoir pour l'audit Qualiopi, ainsi que la rubrique Les documents et les preuves.
Un échange de trente minutes permet de passer en revue vos dossiers actuels.