Définition et fonction
Un prérequis est une condition préalable qu'une personne doit remplir avant d'entrer en formation : diplôme, expérience professionnelle, ou compétence identifiée.
Sa fonction est simple : garantir que le participant pourra suivre le programme et atteindre les objectifs visés.
Ce qu'il n'est pas
Il se distingue de deux notions voisines.
Les objectifs pédagogiques décrivent ce que la personne saura faire à la sortie. Le prérequis porte sur ce qu'elle sait déjà à l'entrée.
Les modalités d'accès concernent les délais d'inscription, le financement, l'accessibilité. Elles n'ont pas trait au niveau.
Les trois formes qu'il prend
- Un diplôme ou un titre : un niveau de qualification exigé pour accéder à la certification visée
- Une expérience professionnelle : une durée d'exercice dans une fonction ou un secteur
- Une compétence identifiée : la maîtrise d'un outil, d'une technique, d'une langue
Le point qui change tout sur une formation certifiante
C'est ici que se joue la différence avec une formation classique.
Vous ne fixez pas les prérequis
Sur une formation préparant à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique, les conditions d'accès figurent dans le référentiel de la certification.
Le certificateur les a définies. Vous les appliquez.
Les deux erreurs symétriques
Les assouplir. Admettre une personne qui ne remplit pas les conditions vous expose : elle risque de ne pas pouvoir se présenter à l'évaluation, et vous aurez encaissé une formation sans issue.
Les durcir. Ajouter des conditions que le référentiel ne prévoit pas restreint l'accès sans fondement. Une personne écartée peut légitimement contester.
Le cas des dérogations
Certains référentiels prévoient des voies d'accès alternatives : une expérience professionnelle qui compense l'absence de diplôme, par exemple.
Ces dérogations doivent être prévues par le certificateur. Vous ne pouvez pas en créer.
Le réflexe à prendre : avant d'ouvrir une formation certifiante, ouvrez la fiche de la certification sur France compétences et relevez les conditions d'accès. Ce sont elles qui doivent figurer dans votre programme, mot pour mot si nécessaire.
Le cas des formations non certifiantes
Sur une formation qui ne prépare à aucune certification, vous définissez vous-même les prérequis, ou vous décidez qu'il n'y en a pas.
Deux obligations demeurent, quelle que soit la nature de la formation.
Les annoncer. Vos conditions d'accès doivent être accessibles avant l'inscription. Cela relève de l'information du public.
Les vérifier. Si vous en annoncez, vous devez prouver que chaque personne les remplissait.
S'il n'y en a pas, écrivez-le. Une rubrique vide crée une ambiguïté.
Comment formuler un prérequis
La règle tient en un mot : vérifiable.
Ce qui ne fonctionne pas
« Bonne connaissance du tableur. » Personne ne peut dire si la condition est remplie, ni la personne, ni vous.
Ce qui fonctionne
« Savoir créer un tableau, appliquer un tri et écrire une formule de calcul simple. »
Chacun peut se situer, et vous pouvez contrôler.
La vérification associée
Pour chaque prérequis, précisez comment vous le vérifiez : copie de diplôme, attestation d'employeur, test de positionnement.
C'est cette précision qui transforme une annonce en procédure.
Cas concret : un CFA prépare à un BTS
Prenons un centre de formation d'apprentis qui prépare à un BTS enregistré au RNCP.
D'où viennent les prérequis
Du référentiel du diplôme. Le CFA ne les invente pas : il les relève et les reporte dans son programme.
La vérification à l'inscription
L'équipe administrative collecte les pièces justificatives et les classe dans le dossier de chaque candidat.
Chaque pièce est datée, et cette date est antérieure à l'entrée en formation.
Le contrôle avant démarrage
Le responsable pédagogique vérifie que chaque dossier contient la pièce attendue. En cas d'absence, la personne est informée par écrit qu'elle ne peut pas intégrer la session.
Ce refus est documenté au même titre qu'une admission.
Ce que le CFA présente en audit
Pour chaque apprenti échantillonné : le contrat, le programme mentionnant les conditions d'accès, la pièce justificative, et la trace de la vérification.
Ce que ce cas montre
Le CFA n'a pris aucune décision sur les prérequis. Il a appliqué un référentiel, vérifié, et conservé la trace.
C'est exactement ce que l'audit attend sur une formation certifiante.
Les preuves à conserver
Pour chaque personne inscrite, votre dossier contient :
| Document | Ce qu'il doit permettre |
|---|---|
| La pièce justificative | Établir que la condition était remplie |
| La date de vérification | Prouver qu'elle est antérieure à l'entrée |
| Le programme diffusé | Montrer que les conditions étaient annoncées |
| La trace d'un refus | Démontrer que vous appliquez réellement le filtre |
Le classement qui compte
Ces pièces rejoignent le dossier de la personne, pas un classeur dédié aux prérequis.
L'auditeur procède par échantillonnage : il choisit une session, puis un participant, et demande son parcours complet.
Prérequis et positionnement
Deux démarches distinctes, souvent confondues.
Le prérequis conditionne l'accès. Il se vérifie avant l'inscription, et sa réponse est binaire.
Le positionnement mesure le niveau de départ. Il intervient auprès de personnes déjà admises, pour adapter le parcours.
Un même test peut servir aux deux usages, à condition que votre procédure précise ce que vous en faites : un seuil d'accès d'un côté, une adaptation de l'autre.
Les erreurs les plus fréquentes
- Recopier des prérequis d'une formation à l'autre. Chaque certification a les siens, définis par son référentiel.
- Admettre sans vérifier. Une déclaration orale du candidat ne constitue pas une preuve.
- Conserver une pièce non datée. Rien ne prouve alors que la vérification a eu lieu avant l'entrée.
- Ajouter des conditions. Sur une certification, tout prérequis non prévu par le référentiel est contestable.
- Ne pas documenter les refus. Un refus non écrit ressemble à un candidat qui s'est désisté.
- Oublier les prérequis dans le programme transmis au financeur.
Ce qu'il faut retenir
- Sur une formation certifiante, les prérequis viennent du référentiel de la certification.
- Les assouplir comme les durcir vous expose.
- Les dérogations sont prévues par le certificateur, jamais par vous.
- Un prérequis se formule de façon vérifiable, avec son mode de contrôle.
- La date de la vérification compte autant que la pièce elle-même.
- Les justificatifs se classent par personne.
Reprendre les bonnes conditions d'accès
Sur une offre certifiante, le risque principal se situe au moment de rédiger : transcrire de travers les conditions du référentiel, ou les oublier dans l'un de vos documents.
Trois fonctions de Workbots traitent ce point.
La récupération de la fiche RS ou RNCP depuis France compétences alimente votre fiche pédagogique avec les données officielles de la certification. Vous partez du texte de référence plutôt que d'une recopie approximative.
La fiche pédagogique comporte une rubrique dédiée aux prérequis, qui se reporte ensuite sur votre programme, votre convention et votre catalogue en ligne. Vous annoncez partout la même chose.
Le classement automatique par apprenant constitue un dossier individuel dès l'inscription. La copie de diplôme ou le test corrigé que vous y déposez rejoint le parcours de la personne, avec sa date.
Un échange de trente minutes permet de vérifier que vos conditions d'accès correspondent bien aux référentiels des certifications que vous préparez.