Comment obtient-on un NDA ?
Vous déposez un dossier de déclaration d'activité sur la plateforme Mon Activité Formation, dans les trois mois qui suivent la signature de votre première convention ou de votre premier contrat de formation. Le service régional de contrôle de la formation professionnelle de votre DREETS instruit ce dossier, puis vous délivre un récépissé portant votre numéro d'enregistrement.
Ce calendrier surprend souvent : le délai ne démarre pas à la création de votre structure, mais à votre première vente. Vous pouvez donc dispenser votre première formation et la facturer avant même d'avoir votre numéro.
Ce qu'il faut avoir avant de déclarer
Une structure immatriculée, disposant d'un numéro SIREN. Le NDA s'y rattache, il ne peut donc pas être attribué à une entité qui n'existe pas encore administrativement.
Si votre société n'est pas créée, commencez par cette formalité auprès du guichet des formalités des entreprises.
Ce qui déclenche le délai
Une convention signée par les deux parties, ou un contrat de formation dans le cas d'un particulier qui finance lui-même sa formation. Un devis accepté oralement ne suffit pas, un projet en discussion non plus.
Le calendrier à poser dès maintenant : notez la date de signature de votre première convention, ajoutez trois mois, et inscrivez cette échéance dans votre agenda. C'est votre date limite de dépôt, et elle ne se rattrape pas.
Étape 1 : Réunir les pièces
Quand : dès la signature de votre première convention, sans attendre la fin du délai.
Les documents attendus
- Le bulletin de déclaration, formulaire Cerfa 10782 dans sa version en vigueur
- Le justificatif d'attribution de votre numéro SIREN
- La convention ou le contrat qui a déclenché le délai, signé par les deux parties
- Le programme de l'action concernée : objectifs, contenu, durée, modalités pédagogiques et d'évaluation
- Les justificatifs de qualification des personnes qui interviennent : curriculum vitae, diplômes, références professionnelles
- Vos statuts, ou toute pièce justifiant la constitution de votre structure
- L'extrait de casier judiciaire du dirigeant, bulletin numéro 3
La pièce qui bloque le plus souvent
Le programme de formation. Beaucoup transmettent un document commercial, tourné vers la vente, sans objectifs opérationnels ni modalités d'évaluation.
Le service instructeur vérifie que votre action entre bien dans le champ de la formation professionnelle, tel que le définit l'article L.6313-1 du Code du travail. Un programme vague ne le permet pas.
Ce qui varie selon les régions
Certaines DREETS demandent des pièces complémentaires, notamment pour les associations. Consultez la page de la vôtre avant de constituer votre dossier : cela vous évite un aller-retour.
Ce que cette étape produit : un dossier complet, prêt à déposer.
Étape 2 : Créer votre espace sur Mon Activité Formation
Où : sur le portail du ministère du Travail, via l'application Mon Activité Formation, qui a remplacé l'envoi postal du formulaire.
Ce dont vous avez besoin
Le numéro SIRET de votre organisme, et une adresse électronique que vous consultez régulièrement. Les échanges avec le service instructeur passeront par là.
Ce que cet espace vous servira ensuite
Au-delà de votre déclaration initiale, c'est par lui que vous transmettrez chaque année votre bilan pédagogique et financier, et que vous signalerez tout changement concernant votre organisme.
Ce que cette étape produit : votre accès à la télédéclaration.
Étape 3 : Compléter et transmettre votre déclaration
Quand : dans les trois mois suivant votre première convention.
Les catégories à déclarer
Vous précisez le type d'actions que vous réalisez, parmi les quatre catégories que reconnaît le Code du travail.
- Les actions de formation
- Les bilans de compétences
- Les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience
- Les actions de formation par apprentissage
Déclarez celles que vous exercez réellement. Vous pourrez en ajouter une plus tard si votre activité évolue.
Le dépôt
Vous complétez le formulaire en ligne, joignez vos pièces justificatives, et transmettez au service régional de contrôle. Un accusé confirme la réception de votre dossier.
Si une pièce manque
Le service vous la réclame, et vous disposez d'un temps limité pour la fournir. C'est pourquoi un dossier complet dès le départ fait gagner des semaines.
Ce que cette étape produit : l'enregistrement de votre demande.
Étape 4 : L'instruction par le service régional de contrôle
La déclaration se dépose auprès du préfet de région, et c'est le service régional de contrôle de la formation professionnelle de votre DREETS qui l'instruit. Il vérifie que votre activité relève bien du champ de la formation professionnelle et que votre dossier est conforme.
Le délai
Un délai réglementaire s'applique, et l'absence de réponse dans ce délai vaut enregistrement de votre déclaration. Les durées ont évolué récemment : renseignez-vous auprès de la DREETS de votre région pour connaître celle en vigueur.
En pratique, comptez plusieurs semaines, et anticipez si un financeur attend votre numéro.
Un enregistrement, pas un agrément
Le service enregistre votre déclaration, il ne valide ni la qualité de vos formations ni votre accès aux financements. C'est Qualiopi qui joue ce second rôle, et les deux démarches sont distinctes.
En cas de refus
La décision est motivée. Vous corrigez les points soulevés et déposez une nouvelle déclaration, sans pénalité.
Les motifs les plus fréquents tiennent au programme jugé hors du champ de la formation professionnelle, ou aux qualifications des intervenants insuffisamment documentées.
Ce que cette étape produit : votre récépissé, portant votre numéro d'enregistrement.
Étape 5 : Faire figurer votre numéro sur vos documents
Quand : dès réception du récépissé.
La mention réglementaire
Votre numéro doit apparaître sur vos documents contractuels, sous une forme précise : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région… ».
Où l'ajouter
Sur vos conventions, vos contrats, vos devis et vos factures.
Une exception notable : la première convention, celle qui a déclenché votre déclaration, échappe à cette obligation puisque vous n'aviez alors pas de numéro.
Reprenez vos modèles un par un. Un oubli sur un gabarit se propage ensuite sur des dizaines de documents, et se corrige difficilement une fois envoyé.
Ce que cette étape produit : votre conformité documentaire.
Étape 6 : Déposer votre bilan chaque année
Quand : annuellement, à l'échéance fixée par votre DREETS.
Ce que vous transmettez
Votre bilan pédagogique et financier, via Mon Activité Formation. Il récapitule votre activité de l'exercice écoulé : nombre de stagiaires, heures dispensées, chiffre d'affaires par origine de financement.
Pourquoi cette étape fait partie de la procédure
Parce que votre numéro peut être déclaré caduc si vous ne déposez pas ce bilan. C'est même la cause la plus fréquente de perte d'un NDA.
L'obligation s'applique aussi en l'absence d'activité : vous déposez alors un bilan à zéro.
L'autre cause de caducité
Une année entière sans aucune action de formation. Si votre activité est intermittente, gardez ce point en tête.
Ce que cette étape produit : le maintien de votre enregistrement.
Tableau récapitulatif
| Ce que vous faites | À quel moment | Ce que vous obtenez |
|---|---|---|
| Vous réunissez vos pièces | Dès la première convention signée | Un dossier prêt à déposer |
| Vous créez votre espace en ligne | Avant le dépôt | Votre accès à la télédéclaration |
| Vous transmettez votre déclaration | Dans les trois mois | L'enregistrement de la demande |
| Vous recevez votre récépissé | Après instruction | Votre numéro d'enregistrement |
| Vous déposez votre bilan | Chaque année | Le maintien de votre numéro |
Cas concret : une consultante qui se lance
Prenons une consultante en ressources humaines dont la société existe déjà, et qui souhaite proposer des formations au management.
Sa première convention
Une entreprise lui commande trois journées de formation. Elle rédige une convention, la fait signer, et note aussitôt dans son agenda la date limite de dépôt.
La constitution du dossier
Sans attendre, elle réunit ses pièces. Son programme lui demande le plus de travail : elle reprend son document commercial pour y ajouter des objectifs opérationnels et les modalités d'évaluation prévues.
Le dépôt
Elle crée son espace sur Mon Activité Formation, complète le formulaire, et joint sa convention signée, son programme retravaillé, son curriculum vitae et les pièces de sa société.
L'échange avec le service instructeur
Quelques jours plus tard, une demande de précision sur les moyens pédagogiques mobilisés. Elle répond le jour même.
La réception
Elle reçoit son récépissé, et ajoute aussitôt la mention réglementaire à ses trois modèles de documents.
Ce qu'elle inscrit ensuite dans son agenda
L'échéance de son bilan pédagogique et financier. C'est ce dépôt annuel qui conservera son numéro actif.
Ce que ce cas montre
La démarche est accessible et ne bloque pas le démarrage d'activité. Le travail réel porte sur le programme, et la vigilance sur ce qui vient après.
Les erreurs qui font perdre du temps
- Attendre d'avoir son NDA pour démarrer. Le délai court après votre première convention, pas avant.
- Transmettre un programme commercial. Sans objectifs ni modalités d'évaluation, il ne permet pas l'instruction.
- Déposer un dossier incomplet. Chaque pièce manquante ajoute un aller-retour.
- Oublier la mention sur un modèle. Reprenez conventions, contrats, devis et factures.
- Négliger le bilan annuel. C'est la première cause de perte d'un numéro.
Tenir vos obligations dans la durée
La déclaration se fait une fois, et le plus difficile vient ensuite. Deux obligations reviennent année après année : faire figurer votre numéro sur chaque document que vous produisez, et déposer votre bilan à l'échéance. Ce sont précisément ces tâches répétitives que l'on relâche quand l'activité s'intensifie.
Trois fonctions de Workbots traitent ces points.
Les paramètres de votre organisme centralisent vos informations légales : raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d'activité, région d'enregistrement, représentant légal. Ces données se reportent automatiquement sur tous les documents générés, ce qui place la mention réglementaire partout sans intervention de votre part.
Le module BPF génère le CERFA 10443 avec ses huit sections pré-remplies depuis vos données. Sessions, apprenants, heures de formation et chiffre d'affaires se reportent directement, et des alertes signalent les informations manquantes. Puisque le bilan non transmis est la première cause de caducité, cette fonction protège directement votre enregistrement.
La génération automatique des documents de session produit conventions, convocations et attestations à partir d'une saisie unique, aux modèles de votre organisme. Vos mentions légales restent identiques d'un document à l'autre.
Pour la définition et le périmètre du numéro, consultez notre article NDA : de quoi parle-t-on exactement ?, ainsi que la rubrique Piloter son activité.
Un échange de trente minutes permet de faire le point sur votre situation et vos échéances.