Qu'est-ce que le NDA ?
Le numéro de déclaration d'activité est l'identifiant administratif attribué à un organisme de formation après enregistrement de sa déclaration auprès du préfet de région. Il matérialise le fait que votre structure s'est fait connaître de l'administration, comme la loi l'exige de toute personne réalisant des actions de formation professionnelle.
Concrètement, c'est le numéro que vous ferez figurer sur vos conventions, vos devis, vos factures et vos contrats, et que vos clients comme vos financeurs vous demanderont systématiquement.
Ce qu'il n'est pas
On l'appelle parfois « numéro d'agrément », et cette appellation induit en erreur. L'administration enregistre une déclaration, elle ne délivre aucune autorisation : elle ne juge ni la qualité de vos formations, ni la solidité de votre projet.
Le NDA est également distinct de Qualiopi. Le premier vous identifie, la seconde atteste de la qualité de vos processus et conditionne l'accès aux financements publics et mutualisés. Vous aurez besoin des deux, mais ils ne recouvrent pas la même chose.
Quand faut-il le demander ?
Voici le point qui surprend le plus, et qui rassure généralement ceux qui se lancent.
La déclaration se dépose dans les trois mois suivant la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat de formation. Vous pouvez donc signer votre première prestation avant d'avoir votre numéro : c'est même la règle, puisque le délai ne commence à courir qu'à partir de cette signature.
Pourquoi ce délai existe
Il évite d'obliger un formateur à engager une démarche administrative avant de savoir s'il aura des clients. Vous démarrez, et vous régularisez dans les trois mois.
Le préalable, en revanche
Votre structure doit être immatriculée et disposer d'un numéro SIREN avant de déposer votre déclaration, puisque le NDA s'y rattache. Cette formalité s'effectue auprès du guichet des formalités des entreprises.
Le calendrier à retenir : vous signez votre première convention, puis vous disposez de trois mois pour déposer votre déclaration. Ne confondez pas ce délai avec celui de l'instruction, qui court ensuite et se compte en semaines.
Qui doit déposer une déclaration ?
Toute personne, physique ou morale, qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle.
Les structures concernées
- Les sociétés et associations qui dispensent des formations professionnelles
- Les formateurs indépendants, y compris ceux qui exercent cette activité à titre accessoire
- Les organismes réalisant des bilans de compétences ou accompagnant des candidats à la validation des acquis de l'expérience
- Les centres de formation d'apprentis
Le cas du formateur en complément d'activité
Un consultant qui anime quelques journées de formation par an relève de la même obligation qu'un organisme à temps plein. Le volume d'activité ne change rien : c'est la nature de la prestation qui compte.
Les situations qui n'en relèvent pas
Un employeur qui forme ses propres salariés en interne, sans facturer de prestation à un tiers, n'a pas de déclaration à déposer.
Les actions relevant du loisir ou du développement personnel, sans finalité professionnelle et sans financement public, sortent également du champ.
Comment obtenir son NDA ?
La démarche s'effectue en ligne, sur la plateforme Mon Activité Formation, portail officiel du ministère du Travail.
Les étapes
- Créez votre espace sur la plateforme, à partir de votre numéro SIREN
- Complétez le formulaire Cerfa 10782, dans sa version en vigueur
- Joignez les pièces demandées et transmettez votre dossier
- Recevez le récépissé portant votre numéro d'enregistrement
Les pièces à réunir
- Le bulletin de déclaration complété
- La première convention ou le premier contrat de formation signé
- Le programme de l'action concernée
- Les justificatifs de qualification des personnes qui interviennent : curriculum vitae, diplômes, références
- La liste des dirigeants et l'extrait de casier judiciaire du représentant légal
Combien de temps cela prend-il ?
L'administration dispose d'un délai pour instruire votre dossier, et l'absence de réponse dans ce délai vaut enregistrement. Les durées annoncées varient d'une source à l'autre et ont évolué récemment : renseignez-vous auprès de la DREETS de votre région, qui vous indiquera le délai applicable.
En pratique, comptez plusieurs semaines, et anticipez si un financeur attend votre numéro.
La demande de complément
Si une pièce manque, l'administration vous la réclame et vous disposez d'un temps limité pour la fournir. Un dossier complet dès le départ vous évite ce détour.
Que faire une fois le NDA obtenu ?
La mention obligatoire
Votre numéro doit figurer sur l'ensemble de vos documents contractuels, sous une forme précise : « Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro… auprès du préfet de région… ».
Cette mention concerne vos conventions, vos contrats, vos devis et vos factures. Un oubli sur un modèle se propage ensuite sur des dizaines de documents.
Le bilan pédagogique et financier
Chaque année, vous transmettez votre bilan pédagogique et financier à votre DREETS, via la même plateforme. Il récapitule votre activité de l'exercice écoulé : stagiaires formés, heures dispensées, origine des financements.
Cette obligation existe même sans activité : vous déposez alors un bilan à zéro.
Comment peut-on perdre son NDA ?
C'est le point le moins connu, et il vaut la peine de s'y arrêter.
Votre numéro peut être déclaré caduc par l'administration dans deux situations.
Une année sans activité
Si vous ne réalisez aucune action de formation professionnelle pendant un an, votre déclaration peut être annulée.
Un bilan non transmis
Si vous ne déposez pas votre bilan pédagogique et financier, votre numéro peut également tomber. C'est la cause la plus fréquente, et la plus évitable.
Ce que cela implique
Un NDA caduc vous oblige à reprendre l'ensemble de la démarche. Sur une activité en cours, avec des dossiers de financement engagés, la situation devient rapidement problématique.
Déposez votre bilan chaque année, même si votre activité a été nulle.
Cas concret : un consultant qui se lance
Prenons le cas d'un consultant en organisation qui souhaite ajouter la formation à son offre.
Le point de départ
Sa société existe déjà et dispose d'un numéro SIREN. Il n'a donc aucune formalité d'immatriculation à effectuer.
La première prestation
Une entreprise cliente lui commande deux journées de formation. Il rédige une convention, la fait signer, et anime la session. À ce stade, il n'a pas encore de NDA, et il est parfaitement dans les clous.
La déclaration
Dans le mois qui suit, il crée son espace sur la plateforme, complète le formulaire, et joint sa convention signée, le programme de la session, son curriculum vitae et les pièces relatives à sa société.
La suite
Il reçoit son récépissé et ajoute aussitôt la mention réglementaire à ses modèles de convention, de devis et de facture.
Ce qu'il note dans son agenda
La date limite de dépôt de son bilan pédagogique et financier, pour l'exercice en cours. C'est la condition pour conserver son numéro.
Ce que cet exemple montre
La démarche est accessible et ne bloque pas le démarrage d'activité. Ce qui demande de la rigueur, c'est ce qui vient après : la mention sur les documents, et le bilan annuel.
Ce qu'il faut retenir
- Le NDA est un numéro d'enregistrement, pas un agrément.
- Vous disposez de trois mois après votre première convention pour le demander.
- La démarche passe par Mon Activité Formation et le formulaire Cerfa 10782.
- Votre numéro doit figurer sur tous vos documents contractuels, avec la mention réglementaire.
- Le bilan pédagogique et financier se dépose chaque année, même sans activité.
- Un NDA se perd par inactivité prolongée ou par bilan non transmis.
Tenir vos obligations sans y penser
Une fois le NDA obtenu, deux obligations reviennent : le faire figurer partout, et déposer votre bilan chaque année.
Trois fonctions de Workbots traitent ces points.
Les paramètres de votre organisme centralisent vos informations légales : raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d'activité, région d'enregistrement, représentant légal. Ces données se reportent automatiquement sur tous les documents générés, conventions, attestations et factures comprises. La mention réglementaire est donc présente partout, sans que vous ayez à y penser.
Le module BPF génère le CERFA 10443 avec ses huit sections pré-remplies depuis vos données. Sessions, apprenants, heures de formation et chiffre d'affaires se reportent directement, et des alertes signalent les informations manquantes. Puisque c'est le bilan non transmis qui fait tomber le plus de NDA, cette fonction protège directement votre enregistrement.
La génération automatique des documents de session produit vos conventions, convocations et attestations à partir d'une saisie unique, aux modèles de votre organisme. Vos mentions légales restent cohérentes d'un document à l'autre.
Pour aller plus loin sur le pilotage de votre structure, consultez notre rubrique Piloter son activité.
Un échange de trente minutes permet de faire le point sur votre situation et de vérifier que vos obligations annuelles sont bien couvertes.