Étape 1 : Le devis, avant tout le reste
Quand : dès que le projet de formation se précise avec le demandeur d'emploi ou son futur employeur.
Ce que vous créez
Un devis dans Kairos, qui reprend l'intitulé de la formation, sa durée, ses dates prévisionnelles et son coût. Selon le dispositif mobilisé, il part vers le demandeur d'emploi ou vers l'employeur qui s'engage à recruter.
La règle qui gouverne tout
Le devis doit être validé avant le premier jour. Une formation qui démarre sans accord ne sera pas prise en charge, quelle que soit la qualité du dossier ensuite.
Le réflexe utile
Vérifiez auprès de votre interlocuteur que le devis a bien été transmis à son conseiller. Un devis créé dans l'applicatif mais jamais soumis reste sans effet, et vous ne le verrez pas depuis votre écran.
Ce que cette étape produit : l'accord de financement qui autorise le démarrage.
Étape 2 : L'entrée en stage, le premier jour
Quand : le jour même où la personne se présente, ou dans les trois jours qui suivent.
Ce que vous saisissez
L'attestation d'entrée en stage, qui confirme la présence effective du stagiaire. Cette déclaration fait basculer son statut en stagiaire de la formation professionnelle, ce qui ouvre son allocation ou sa rémunération.
Le cas de l'absent du premier jour
Une personne attendue qui ne se présente pas ne fait l'objet d'aucune déclaration d'entrée. Signalez la situation à son conseiller plutôt que de laisser le dossier en attente.
Si elle arrive avec quelques jours de retard, déclarez la date réelle de son entrée, pas celle du début de session.
Ce que cette étape produit : l'ouverture des droits de votre stagiaire.
Le point à ne jamais négliger : tant que l'entrée n'est pas déclarée, votre stagiaire suit votre formation sans statut et sans ressources. C'est la déclaration la plus urgente de tout le parcours, avant même toute considération de paiement.
Étape 3 : L'assiduité, chaque mois
Quand : à la fin de chaque mois de formation.
Ce que vous déclarez
Les absences constatées et les éventuels abandons, à partir de vos feuilles d'émargement. Cette déclaration constitue votre justificatif de paiement : elle atteste de la réalité de ce que vous avez dispensé.
Ce qui l'alimente
Vos émargements, recueillis à chaque demi-journée et signés par le participant comme par le formateur. La déclaration n'est qu'une transcription : elle ne remplace jamais le recueil des signatures.
L'erreur qui coûte cher
Déclarer une assiduité parfaite par facilité, alors que des absences ont été constatées. L'écart apparaît immédiatement si un contrôle compare vos feuilles à vos déclarations.
Ce que cette étape produit : votre justificatif de paiement, mois après mois.
Étape 4 : Les imprévus, dès qu'ils surviennent
C'est la partie que les procédures survolent, et pourtant celle qui bloque le plus de dossiers.
Un stagiaire interrompt sa formation
Maladie, problème personnel, situation qui l'empêche de poursuivre temporairement. Vous déclarez l'interruption dans les trois jours, en précisant sa date de début.
S'il revient, vous déclarez sa reprise selon les mêmes modalités.
Un stagiaire abandonne
Il ne reviendra pas. Vous déclarez une sortie anticipée, à la date de son dernier jour de présence effective.
N'attendez pas la fin du mois ni la date de fin prévue : le délai de trois jours court dès que vous constatez l'abandon.
Un stagiaire multiplie les absences
Vous les déclarez dans votre assiduité mensuelle. Si la situation devient incompatible avec la poursuite du parcours, signalez-le à son conseiller avant de prendre une décision unilatérale.
Ce qui distingue ces trois cas
L'interruption suppose un retour possible, l'abandon non. La confusion entre les deux fausse votre dossier et complique la régularisation.
Ce que cette étape produit : un dossier qui reflète la réalité du parcours.
Étape 5 : Le bilan, le lendemain de la fin
Quand : dès le lendemain de la dernière journée.
Ce qu'il contient
Le déroulé effectif de l'action, les résultats obtenus, et la situation du stagiaire à l'issue de sa formation.
Pourquoi il ne peut pas attendre
Ce bilan est obligatoire, et sans lui votre dossier reste incomplet. Votre facture ne pourra pas être traitée, quelle que soit la qualité de vos autres déclarations.
La déclaration de sortie
Elle relève du délai de trois jours, au même titre que l'entrée. Sur une sortie à la date prévue, cela vous laisse peu de marge : anticipez plutôt que de découvrir l'échéance après coup.
Ce que cette étape produit : la clôture du parcours dans l'applicatif.
Étape 6 : La facture
Quand : après le bilan.
Le principe du service fait
Vous êtes payé sur ce qui a été réellement dispensé. Un stagiaire parti en cours de route ne se facture pas au volume prévu.
Où la déposer
Sur Chorus Pro, le portail de facturation des acteurs publics. Ouvrez votre compte en amont : c'est un point que beaucoup d'organismes découvrent après une session.
La vérification avant dépôt
Confrontez le montant que vous facturez à ce que vos déclarations d'assiduité établissent. Un écart bloque le traitement et vous oblige à reprendre le dossier.
Ce que cette étape produit : le déclenchement du versement.
Tableau récapitulatif
| Ce qui se passe | Ce que vous déclarez | Dans quel délai |
|---|---|---|
| Le projet se précise | Le devis, transmis pour validation | Avant le premier jour |
| Le stagiaire se présente | Son entrée en stage | Sous trois jours |
| Le mois s'achève | Les absences et abandons constatés | Chaque mois |
| Un parcours s'interrompt | L'interruption, avec sa date réelle | Sous trois jours |
| La session se termine | La sortie et le bilan de formation | Le lendemain de la fin |
Trois échéances rythment donc votre gestion : le premier jour, chaque fin de mois, et le lendemain de la clôture.
Cas concret : un parcours qui ne se déroule pas comme prévu
Prenons un organisme qui accueille quatre demandeurs d'emploi sur une session de trois mois.
Le démarrage
Trois personnes se présentent le premier jour, la quatrième arrive avec une semaine de retard. L'organisme déclare trois entrées le premier jour, puis la quatrième à sa date réelle d'arrivée.
Le premier mois
Déclaration d'assiduité classique, avec deux demi-journées d'absence pour un participant.
Le deuxième mois
Un stagiaire cesse de venir. Après deux relances sans réponse, l'organisme constate l'abandon et déclare une sortie anticipée à la date de sa dernière présence.
Un autre interrompt pour raison de santé, avec une reprise annoncée. L'organisme déclare une interruption, puis une reprise trois semaines plus tard.
La clôture
Le lendemain de la dernière journée, l'organisme saisit le bilan pour les trois personnes allées au terme du parcours.
La facturation
Il facture le volume réellement dispensé, en tenant compte de la sortie anticipée et de la période d'interruption.
Ce que ce cas montre
Aucune de ces situations n'est exceptionnelle. Ce qui distingue un dossier fluide d'un dossier bloqué, c'est la réactivité sur chaque événement, pas la perfection du parcours.
Les cinq erreurs qui bloquent un dossier
- Laisser démarrer sans accord validé. Le financement est alors perdu, sans recours.
- Reporter la déclaration d'entrée. Votre stagiaire reste sans statut ni ressources.
- Grouper les déclarations en fin de mois. Sorties et interruptions relèvent du délai de trois jours.
- Confondre interruption et abandon. Les conséquences diffèrent, et la correction est lourde.
- Facturer le prévisionnel. Le paiement se fait sur service fait, l'écart se voit immédiatement.
Ce qu'il faut retenir
- Le devis validé conditionne tout le reste.
- L'entrée en stage se déclare le premier jour, à la date réelle.
- L'assiduité se déclare mensuellement, à partir de vos émargements.
- Les imprévus se signalent sous trois jours, sans attendre l'échéance mensuelle.
- Le bilan se saisit le lendemain de la fin, et il est obligatoire.
- La facture se dépose sur Chorus Pro, pour le service réellement fait.
Tenir le rythme sans y penser
La saisie reste manuelle, mais la difficulté n'est pas là. Elle tient à la réactivité : savoir qu'un stagiaire a cessé de venir, et le déclarer dans les trois jours.
Trois fonctions de Workbots y contribuent.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, vous donne les présences en temps réel. Une absence apparaît le jour même, plutôt qu'à la relecture des feuilles en fin de mois.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque stagiaire. Quand vous devez retrouver la date exacte de la dernière présence d'une personne, vous ouvrez son parcours en quelques secondes.
Les automatisations peuvent déclencher un rappel à la fin d'une session, moment où le bilan doit être saisi dès le lendemain.
S'y ajoute la génération automatique des documents de session, qui produit convention, convocations et attestations à partir d'une saisie unique, avec des volumes horaires cohérents partout.
Pour la définition et le périmètre de l'applicatif, consultez notre article Kairos France Travail : de quoi parle-t-on exactement ?.
Un échange de trente minutes permet d'examiner votre organisation actuelle et de voir où se perdent vos délais.