Qu'est-ce que Kairos ?
Kairos est l'applicatif de France Travail dédié aux organismes de formation.
Il permet de déclarer les événements du parcours d'un demandeur d'emploi en formation : son entrée, ses absences, une éventuelle interruption, sa sortie, et le bilan de l'action.
Sa fonction réelle
C'est un outil de déclaration, pas un système de pointage.
Vos stagiaires n'y ont pas accès et n'y font rien. C'est vous qui saisissez, à partir de vos propres relevés de présence.
Cette précision compte : Kairos ne remplace pas vos émargements, il les traduit dans le circuit de France Travail.
Ce qu'il déclenche
Les droits de votre stagiaire. La déclaration d'entrée fait basculer son statut en stagiaire de la formation professionnelle, ce qui débloque son allocation ou sa rémunération.
Votre paiement. Le financement est versé sur service fait, et ce sont vos déclarations qui l'établissent.
Qui est concerné
Les organismes
Tout organisme qui accueille des demandeurs d'emploi prescrits par France Travail.
Sans accès à Kairos, aucun financement individuel n'est possible sur ce circuit.
Les dispositifs
L'aide individuelle à la formation, mobilisée par un demandeur d'emploi avec l'accord de son conseiller.
La préparation opérationnelle à l'emploi individuelle, quand un employeur s'engage à recruter à l'issue.
La préparation opérationnelle à l'emploi collective, pour un groupe et plusieurs employeurs.
Les actions collectives conventionnées, achetées par France Travail.
Les publics
Les demandeurs d'emploi inscrits, dont le parcours est financé ou prescrit par France Travail.
Une personne qui finance sa formation par son CPF ne relève pas de Kairos, même si elle est inscrite comme demandeur d'emploi.
Trois plateformes à ne pas confondre
C'est la confusion la plus fréquente, et elle fait perdre du temps.
| Plateforme | Qui la pilote | Ce que vous y faites |
|---|---|---|
| Kairos | France Travail | Déclarer les parcours des demandeurs d'emploi |
| EDOF | Caisse des Dépôts | Gérer votre offre et vos dossiers CPF |
| Chorus Pro | Administration | Déposer vos factures aux acteurs publics |
EDOF, ce que le sigle signifie
EDOF est l'Espace des organismes de formation, le portail de Mon Compte Formation.
Ce n'est ni un outil d'émargement, ni un système de pointage. C'est là que vous déclarez votre offre CPF et traitez les inscriptions.
Un organisme peut utiliser les trois
Si vous formez à la fois des demandeurs d'emploi et des titulaires de CPF, vous gérez Kairos et EDOF en parallèle, avec des accès distincts.
Et vous déposez vos factures France Travail sur Chorus Pro.
Le repère simple : Kairos pour France Travail, EDOF pour le CPF, Chorus Pro pour la facture. Trois plateformes, trois circuits, aucun lien technique entre elles.
Ce que vous déclarez dans Kairos
Le devis
Avant la formation, pour une aide individuelle ou une préparation opérationnelle. Il est transmis au demandeur d'emploi ou à l'employeur selon le dispositif.
L'attestation d'entrée en stage
Dès le premier jour. Elle atteste que la personne s'est effectivement présentée, et c'est elle qui déclenche son changement de statut.
L'assiduité
Chaque mois, vous déclarez les absences et les abandons. Cette déclaration sert de justificatif de paiement.
Les interruptions et la sortie
Dès qu'elles surviennent, dans le délai réglementaire.
Le bilan de fin de formation
À l'issue de l'action, obligatoire pour clôturer le dossier.
Le délai qui structure tout
Trois jours pour déclarer une entrée, une interruption ou une sortie.
Ce délai est fixé par le décret n° 2017-1019, modifié par le décret n° 2019-1386.
Ce qu'il faut comprendre
Il court à partir de la date de l'événement, pas de celle où vous en prenez connaissance.
Un stagiaire qui abandonne un lundi doit être déclaré dans les trois jours suivants, même si vous l'apprenez le mercredi.
Pourquoi il est court
Parce qu'il conditionne les droits de la personne. Un demandeur d'emploi dont l'entrée n'est pas déclarée reste sans statut, donc sans les ressources associées.
Exemple concret : une session avec trois stagiaires prescrits
Prenons un organisme qui accueille trois demandeurs d'emploi sur une session de plusieurs semaines.
Avant la session
Il vérifie que ses accès Kairos sont actifs et que les devis ont été validés pour chaque stagiaire.
Le premier jour
Il saisit l'attestation d'entrée en stage pour les trois personnes présentes.
Une quatrième, attendue, ne s'est pas présentée. Elle ne fait l'objet d'aucune déclaration d'entrée.
Pendant la session
Les émargements sont recueillis à chaque demi-journée, comme pour tout stagiaire.
En milieu de parcours, une personne interrompt sa formation. L'organisme le déclare dans les trois jours, sans attendre la déclaration mensuelle.
Chaque mois
Il déclare les absences constatées, à partir de ses feuilles d'émargement.
À la fin
Il saisit le bilan le lendemain de la dernière journée, puis dépose sa facture sur Chorus Pro pour le service réellement fait.
Ce que cet exemple montre
Kairos ne remplace rien de votre organisation habituelle. Il ajoute une couche déclarative, avec ses propres échéances, alimentée par vos émargements.
Le lien avec votre certification
Aucun indicateur du référentiel qualité ne porte sur Kairos.
En revanche, l'auditeur examine vos preuves de réalisation, et notamment la cohérence entre vos émargements, ce que vous avez facturé et ce que vous avez déclaré.
Ce qui se vérifie facilement
Vos feuilles d'émargement face à vos déclarations d'assiduité. Ces deux sources doivent raconter la même histoire.
Un écart n'interroge pas votre usage de Kairos, mais la fiabilité de votre suivi.
Les erreurs fréquentes
- Demander ses accès trop tard. L'adhésion prend plusieurs semaines, et les identifiants arrivent par courrier.
- Oublier l'attestation d'entrée. Le stagiaire reste sans statut et sans ressources.
- Attendre la déclaration mensuelle pour signaler une sortie ou une interruption. Le délai de trois jours s'applique à ces événements.
- Confondre les plateformes. Chercher une fonction Kairos dans EDOF, ou l'inverse.
- Déclarer un volume supérieur au réalisé. Le paiement se fait sur service fait.
- Ignorer Chorus Pro. C'est là que la facture se dépose, pas dans Kairos.
Ce qu'il faut retenir
- Kairos est un outil de déclaration, pas un système de pointage.
- Vos stagiaires n'y interviennent pas : c'est vous qui saisissez.
- La déclaration d'entrée débloque leurs droits.
- Le délai est de trois jours pour l'entrée, l'interruption et la sortie.
- L'assiduité se déclare chaque mois et justifie votre paiement.
- Kairos, EDOF et Chorus Pro sont trois circuits distincts.
Alimenter vos déclarations sans les reconstituer
La saisie dans Kairos reste manuelle : aucun logiciel ne s'y substitue.
En revanche, ce que vous y saisissez doit être disponible et fiable au moment où vous en avez besoin. C'est là que votre organisation interne fait la différence.
Trois fonctions de Workbots y contribuent.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, vous donne les présences en temps réel. Au moment de déclarer l'assiduité mensuelle, vous lisez une donnée au lieu de rassembler des feuilles éparses.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Le volume horaire est le même partout, ce qui garantit la concordance avec ce que vous déclarez.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque stagiaire. Si France Travail ou un auditeur demande à voir un parcours, vous l'ouvrez immédiatement.
S'y ajoutent les automatisations, qui peuvent déclencher un rappel à la fin d'une session, moment où le bilan doit être saisi le lendemain.
Un échange de trente minutes permet de voir comment organiser vos données pour tenir les échéances de Kairos.