Qu'est-ce que Kairos ?
Kairos est l'applicatif de France Travail réservé aux organismes de formation. Il vous permet de déclarer les événements du parcours d'un demandeur d'emploi que vous accueillez : son entrée en stage, ses absences, une éventuelle interruption, sa sortie, puis le bilan de l'action menée.
Son nom vient du grec ancien, où il désigne le moment opportun. L'image tombe juste, puisque tout se joue sur le respect des délais de déclaration.
Un outil de déclaration
Vos stagiaires n'ont aucun accès à Kairos et n'y font rien. C'est vous qui saisissez, à partir de vos propres feuilles d'émargement.
L'applicatif ne remplace donc pas votre suivi de présence : il le transcrit dans le circuit de France Travail.
Ce que vos déclarations déclenchent
Les droits de votre stagiaire. La déclaration d'entrée fait basculer son statut en stagiaire de la formation professionnelle, ce qui ouvre son allocation ou sa rémunération selon sa situation.
Votre paiement. Le financement est versé sur service fait, et ce sont vos déclarations qui l'établissent.
Qui doit utiliser Kairos ?
Tout organisme qui accueille des demandeurs d'emploi prescrits ou financés par France Travail.
Les dispositifs concernés
- L'aide individuelle à la formation, mobilisée par le demandeur d'emploi avec l'accord de son conseiller
- La préparation opérationnelle à l'emploi individuelle, lorsqu'un employeur s'engage à recruter à l'issue du parcours
- La préparation opérationnelle à l'emploi collective, pour un groupe et plusieurs employeurs
- Les actions collectives conventionnées, achetées directement par France Travail
Le public concerné
Les demandeurs d'emploi inscrits, dont le parcours est prescrit ou financé par France Travail. C'est l'origine du financement qui détermine votre obligation de déclarer, pas le statut de la personne.
Comment obtenir un accès ?
L'adhésion se demande auprès de France Travail, et c'est un point que beaucoup découvrent trop tard.
Le délai à anticiper
L'accès n'est ni automatique ni immédiat. Les identifiants arrivent par courrier, et le délai se compte en semaines.
Un organisme qui accueille un stagiaire prescrit sans accès Kairos ne peut pas déclarer son entrée. La personne reste sans statut, donc sans ressources, et votre paiement se trouve bloqué avant même d'avoir commencé.
Le bon moment pour la demander
Dès que vous envisagez de travailler avec France Travail, sans attendre d'avoir un stagiaire identifié.
Les conditions
Une déclaration d'activité valide auprès de votre DREETS, et une certification Qualiopi en cours de validité sur la catégorie d'actions concernée.
Le réflexe à prendre : traitez la demande d'accès comme un prérequis d'activité, au même titre que votre déclaration ou votre certification. Elle se prépare en amont, jamais dans l'urgence d'une session qui démarre.
Que déclare-t-on dans Kairos ?
Cinq déclarations rythment le parcours, chacune à un moment précis.
Le devis
Avant la formation, pour une aide individuelle ou une préparation opérationnelle. Vous le créez dans l'applicatif, puis il est transmis au demandeur d'emploi ou à l'employeur selon le dispositif mobilisé.
L'attestation d'entrée en stage
Le premier jour. Elle atteste que la personne s'est effectivement présentée, et c'est elle qui déclenche son changement de statut.
C'est la déclaration la plus urgente de tout le parcours.
L'assiduité
Chaque mois, vous déclarez les absences et les abandons constatés. Cette déclaration constitue votre justificatif de paiement : elle atteste de la réalité de la formation dispensée.
Les interruptions et la sortie
Dès qu'elles surviennent, dans le délai réglementaire. Une sortie anticipée se déclare le jour où elle a lieu, pas à la date de fin initialement prévue.
Le bilan de fin de formation
Le lendemain de la dernière journée. Il retrace le déroulé effectif, les résultats obtenus et la situation du stagiaire à l'issue.
Ce bilan est obligatoire : sans lui, votre dossier reste incomplet et votre facture ne peut pas être traitée.
Quel délai faut-il respecter ?
Trois jours pour déclarer une entrée, une interruption ou une sortie. Ce délai est fixé par le décret n° 2017-1019, modifié par le décret n° 2019-1386.
Le point qui piège
Il court à partir de la date de l'événement, et non de celle où vous en prenez connaissance.
Un stagiaire qui abandonne un lundi doit être déclaré dans les trois jours qui suivent, même si l'information ne vous parvient que le mercredi.
Pourquoi il est aussi court
Parce qu'il conditionne les ressources d'une personne sans emploi. Une entrée non déclarée laisse votre stagiaire sans statut, donc sans allocation ni rémunération, alors même qu'il suit votre formation.
Ce qui ne relève pas de ce délai
La déclaration d'assiduité, qui se fait mensuellement. Attention toutefois : si une sortie survient en cours de mois, elle se déclare sous trois jours, indépendamment de la déclaration mensuelle.
Que se passe-t-il après le bilan ?
Vous êtes payé sur service fait. Le montant correspond à ce qui a été réellement dispensé, et non au prévisionnel inscrit dans votre devis.
Où déposer votre facture
France Travail étant un acteur public, votre facture transite par Chorus Pro, le portail dédié à la facturation électronique des organismes publics.
Ouvrez votre compte en amont : c'est un point que beaucoup d'organismes découvrent après une session, en cherchant où adresser leur facture.
La vérification avant de facturer
Confrontez le volume que vous facturez à ce que vos déclarations d'assiduité établissent. Un écart bloque le traitement, et la correction suppose de reprendre le dossier.
Cas pratique : une session avec des stagiaires prescrits
Prenons un organisme qui accueille plusieurs demandeurs d'emploi sur une session de quelques semaines.
Avant le démarrage
Il vérifie que ses accès fonctionnent et que les devis ont été validés pour chaque participant.
Le premier jour
Il saisit l'attestation d'entrée en stage pour les personnes effectivement présentes. Une personne attendue qui ne s'est pas présentée ne fait l'objet d'aucune déclaration d'entrée.
Pendant la session
Les émargements sont recueillis à chaque demi-journée, comme pour tout stagiaire.
En milieu de parcours, un participant interrompt sa formation. L'organisme le déclare dans les trois jours, sans attendre l'échéance mensuelle.
Chaque mois
Il déclare les absences constatées, en transcrivant simplement ce que ses feuilles d'émargement établissent.
À la clôture
Il saisit le bilan le lendemain de la dernière journée, puis dépose sa facture sur Chorus Pro pour le service réellement effectué.
Ce que cet exemple montre
Kairos ne modifie en rien votre organisation pédagogique. Il ajoute une couche déclarative, avec ses propres échéances, entièrement alimentée par vos émargements.
Les erreurs qui coûtent cher
- Demander ses accès trop tard. Un stagiaire présent en salle sans accès à l'applicatif crée une situation ingérable.
- Oublier l'attestation d'entrée. Votre stagiaire reste sans statut et sans ressources.
- Grouper les déclarations en fin de mois. Le délai de trois jours vaut pour la sortie comme pour l'entrée.
- Déclarer un volume supérieur au réalisé. Le paiement se fait sur service fait, et l'écart se voit.
- Attendre pour saisir le bilan. Sans lui, votre facture ne peut pas être traitée.
Ce qu'il faut retenir
- Kairos est un outil de déclaration réservé aux organismes, vos stagiaires n'y interviennent jamais.
- L'accès se demande et prend plusieurs semaines.
- L'attestation d'entrée ouvre les droits de votre stagiaire.
- Le délai est de trois jours pour l'entrée, l'interruption et la sortie.
- L'assiduité se déclare chaque mois et justifie votre paiement.
- Votre facture se dépose sur Chorus Pro.
Alimenter vos déclarations sans les reconstituer
La saisie dans Kairos reste manuelle : aucun logiciel ne s'y substitue. Ce qui peut changer, en revanche, c'est la disponibilité de vos données au moment où vous en avez besoin.
Trois fonctions de Workbots y contribuent.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, vous donne les présences en temps réel. Au moment de déclarer l'assiduité mensuelle, vous lisez une donnée consolidée plutôt que de rassembler des feuilles éparses.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Le volume horaire étant identique partout, la concordance avec ce que vous déclarez est acquise.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque stagiaire. Si France Travail ou un auditeur demande à consulter un parcours, vous l'ouvrez en quelques secondes.
S'y ajoutent les automatisations, qui peuvent déclencher un rappel à la fin d'une session, moment où le bilan doit être saisi dès le lendemain.
Pour approfondir la procédure, consultez notre article Kairos France Travail : la marche à suivre, étape par étape.
Un échange de trente minutes permet de voir comment organiser vos données pour tenir ces échéances.