Pour tout organisme qui accueille des demandeurs d'emploi prescrits par France Travail, Kairos est le passage obligé. C'est par cette application que vous déposez vos devis, déclarez les entrées en formation, suivez l'assiduité et déclenchez votre facturation.
Une déclaration oubliée ou hors délai bloque le versement, et peut priver votre stagiaire de ses droits. Voici la procédure en six étapes.
Kairos et EDOF, deux systèmes à ne pas confondre
Une clarification avant de commencer, car la confusion est fréquente.
Kairos relève de France Travail. Il concerne les demandeurs d'emploi et les dispositifs comme l'AIF, la POEI ou la POEC.
EDOF, l'Espace des organismes de formation, relève de la Caisse des Dépôts. Il concerne le CPF.
Ce sont deux plateformes distinctes, avec leurs propres accès, leurs propres règles et leurs propres circuits de paiement. Un organisme qui travaille sur les deux financements gère les deux en parallèle.
Étape 1 : Adhérer à Kairos
Qui agit : le représentant légal de l'organisme.
Quand : bien avant votre première session avec un stagiaire France Travail.
Ce que beaucoup découvrent trop tard
L'adhésion se demande, elle n'est pas automatique. Les identifiants arrivent par courrier, et le délai se compte en semaines, pas en jours.
Un organisme qui accueille un stagiaire prescrit sans accès Kairos ne peut pas déclarer son entrée. Le stagiaire n'obtient pas son statut, et l'organisme voit sa trésorerie bloquée.
La démarche
Elle s'effectue depuis le portail de France Travail dédié aux organismes de formation. Vous fournissez les éléments d'identification de votre structure, dont votre numéro SIRET et votre numéro de déclaration d'activité.
Ce que cette étape produit : vos accès à l'application, et la possibilité d'accueillir des stagiaires prescrits.
Le réflexe à prendre : lancez cette démarche dès que vous envisagez de travailler avec France Travail, même sans stagiaire identifié. C'est un prérequis, pas une formalité de dernière minute.
Étape 2 : Déposer le devis
Quand : avant l'entrée en formation.
Selon le dispositif
Pour une aide individuelle à la formation, vous créez le devis dans Kairos et le transmettez au demandeur d'emploi, qui le soumet à son conseiller.
Pour une préparation opérationnelle à l'emploi individuelle, le devis est transmis à l'employeur qui s'engage à recruter.
Pour les actions collectives conventionnées, le cadre est différent : votre convention fixe les modalités.
Ce qui bloque
Un devis déposé après le démarrage. La validation doit intervenir avant, faute de quoi le financement n'est pas acquis.
Ce que cette étape produit : un devis en attente de validation, puis un accord de financement.
Étape 3 : Déclarer l'entrée en stage
C'est l'étape la plus contrainte, et la plus lourde de conséquences.
Quand : dès le premier jour de formation.
Ce que vous saisissez
L'attestation d'entrée en stage, couramment appelée AES. Elle atteste que le demandeur d'emploi s'est effectivement présenté.
Pourquoi elle compte autant
Cette déclaration fait basculer son statut en stagiaire de la formation professionnelle.
Ce changement débloque ses droits : maintien de son allocation ou versement de sa rémunération de stagiaire, selon sa situation.
Une AES non saisie prive donc votre stagiaire de ses ressources, en plus de bloquer votre paiement.
Le délai réglementaire
Trois jours pour déclarer l'entrée, l'interruption ou la sortie. Ce délai est fixé par le décret n° 2017-1019, modifié par le décret n° 2019-1386.
Il court à partir de la date de l'événement, pas de celle où vous en prenez connaissance.
Ce que cette étape produit : le statut de stagiaire pour la personne accueillie.
Étape 4 : Déclarer l'assiduité
Quand : chaque mois.
Ce que vous déclarez
Les absences et les abandons éventuels de vos stagiaires.
Cette déclaration mensuelle sert de justificatif de paiement : c'est elle qui atteste de la réalité de la formation dispensée.
Ce qui la nourrit
Vos émargements, recueillis à chaque demi-journée. La déclaration dans Kairos est une transcription de ce que vos feuilles établissent.
Un écart entre les deux se voit en cas de contrôle.
Les interruptions
Une interruption prolongée relève de la déclaration sous trois jours, au même titre qu'une entrée ou une sortie.
Vérifiez le seuil applicable dans les conditions en vigueur, et déclarez sans attendre la fin du mois.
Ce que l'absence de déclaration provoque
Pour votre stagiaire, une suspension possible de ses droits. Pour vous, un paiement bloqué.
Ce que cette étape produit : votre justificatif d'assiduité, mois après mois.
Étape 5 : Saisir le bilan de fin de formation
Quand : le lendemain de la fin de la session.
Ce qu'il contient
Le déroulé effectif, les résultats obtenus, la situation du stagiaire à l'issue.
Ce bilan est obligatoire. Sans lui, votre dossier reste incomplet et votre facture ne peut pas être traitée.
La déclaration de sortie
Elle relève du même délai de trois jours que l'entrée. Une sortie anticipée se déclare dès qu'elle survient, pas à la date de fin prévue.
Ce que cette étape produit : la clôture du parcours dans l'application.
Étape 6 : Facturer
Quand : après le bilan.
Le principe
Vous êtes payé sur service fait. Le montant correspond à ce qui a été réellement dispensé, pas au prévisionnel.
Où déposer la facture
Sur Chorus Pro, le portail de facturation des organismes publics. France Travail étant un acteur public, la facturation électronique y transite.
C'est un point que beaucoup d'organismes découvrent tardivement, en cherchant où envoyer leur facture.
La vérification avant dépôt
Confrontez le volume facturé à ce que vos déclarations d'assiduité établissent. Un écart bloque le traitement.
Ce que cette étape produit : le déclenchement du versement.
Tableau récapitulatif
| Étape | Quand | Ce qu'elle produit |
|---|---|---|
| 1. Adhérer à Kairos | Plusieurs semaines avant | Vos accès à l'application |
| 2. Déposer le devis | Avant l'entrée | L'accord de financement |
| 3. Déclarer l'entrée | Le premier jour, sous trois jours | Le statut de stagiaire |
| 4. Déclarer l'assiduité | Chaque mois | Votre justificatif de paiement |
| 5. Saisir le bilan | Le lendemain de la fin | La clôture du parcours |
| 6. Facturer | Après le bilan | Le versement |
Les erreurs qui coûtent cher
Demander l'accès trop tard
L'adhésion prend des semaines. Un stagiaire présent en salle sans accès Kairos est une situation ingérable.
Oublier l'attestation d'entrée
Sans elle, votre stagiaire n'a pas le statut, donc pas ses droits. C'est la déclaration la plus urgente de tout le parcours.
Attendre la fin du mois pour signaler une sortie
Le délai de trois jours vaut pour la sortie comme pour l'entrée. Une déclaration groupée en fin de mois est hors délai.
Déclarer un volume supérieur au réalisé
Le paiement se fait sur service fait. Un écart entre vos déclarations et vos émargements se voit en contrôle.
Chercher où envoyer sa facture
Elle se dépose sur Chorus Pro. Ouvrir son compte en amont évite de perdre des semaines après une session.
Ce qu'il faut retenir
- Kairos relève de France Travail, EDOF de la Caisse des Dépôts : deux systèmes distincts.
- L'adhésion se demande et prend plusieurs semaines.
- L'attestation d'entrée en stage se saisit dès le premier jour.
- Le délai réglementaire est de trois jours pour l'entrée, l'interruption et la sortie.
- L'assiduité se déclare chaque mois et sert de justificatif de paiement.
- Le bilan se saisit le lendemain de la fin, et il est obligatoire.
- La facture se dépose sur Chorus Pro.
Tenir les délais sans y penser
Sur Kairos, la difficulté n'est pas la complexité des écrans, mais le rythme : trois jours pour une entrée, une déclaration mensuelle, un bilan le lendemain de la fin.
La saisie dans Kairos reste manuelle. En revanche, ce que vous y saisissez peut être immédiatement disponible et fiable.
Trois fonctions de Workbots y contribuent.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, vous donne les présences en temps réel. Au moment de déclarer l'assiduité mensuelle, vous lisez les données au lieu de rassembler des feuilles.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Le volume horaire est le même partout, ce qui garantit la concordance avec ce que vous déclarez.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque stagiaire. En cas de contrôle, vous ouvrez son parcours complet en quelques secondes.
S'y ajoutent les automatisations, qui peuvent déclencher un rappel à la fin d'une session, moment où le bilan doit être saisi le lendemain.
Un rendez-vous de trente minutes permet de faire le point sur votre organisation actuelle.