Ce qu'il faut savoir avant de commencer
Une clarification qui vous évitera une démarche inutile : votre certification couvre déjà l'intra.
Qualiopi porte sur des catégories d'actions : actions de formation, bilans de compétences, actions de validation des acquis, actions par apprentissage. L'intra et l'inter sont des modalités d'organisation à l'intérieur d'une même catégorie.
Si vous êtes certifié pour les actions de formation, vous pouvez proposer de l'intra dès aujourd'hui. Aucune extension, aucun dossier, aucun audit supplémentaire.
Ce qui change réellement
Pas vos obligations, mais votre façon de travailler. En inter, votre programme existe et vous inscrivez des participants. En intra, vous construisez à partir d'un besoin exprimé.
C'est cette construction qui demande une méthode, et c'est elle que les six étapes décrivent.
Étape 1 : recueillir le besoin
Qui s'en charge : le responsable pédagogique, seul ou accompagné du commercial.
Quand : avant toute proposition chiffrée.
Ce que vous cherchez
Les situations concrètes qui posent problème, pas une thématique générale. « Nos managers ont du mal à recadrer sans braquer » est exploitable, « nous voulons une formation management » ne l'est pas.
Vous identifiez également le niveau de départ des participants, leurs contraintes de planning, et ce que le commanditaire attend comme résultat.
À qui parler
Au décideur, évidemment. Mais aussi, si c'est possible, à deux ou trois futurs participants.
L'écart entre ce que le dirigeant décrit et ce que les équipes vivent est souvent important, et c'est dans cet écart que se joue la qualité de votre proposition.
Ce que cette étape produit : un compte rendu écrit de ce qui a été recueilli. C'est la pièce qui démontrera ensuite l'adaptation de votre programme.
Le réflexe à prendre : formalisez ce recueil, même brièvement. Un courriel de synthèse envoyé au client après l'entretien remplit deux fonctions : il valide votre compréhension, et il constitue votre trace.
Étape 2 : construire le programme
Qui s'en charge : le responsable pédagogique, avec le formateur qui animera.
Quand : après le recueil, avant l'envoi de la proposition.
Ce que vous produisez
Un programme qui reprend explicitement les éléments recueillis. Les objectifs répondent aux situations décrites, les mises en situation s'appuient sur des cas de l'entreprise.
Le point qui fait la différence
Un auditeur, comme un client attentif, confronte votre compte rendu de besoin et votre programme.
Si les deux documents n'ont visiblement aucun rapport, votre adaptation n'est pas démontrée. Reprenez les mots du client dans vos objectifs : c'est le lien le plus simple à établir.
Ce que vous validez avec le client
Le programme avant signature. Cette validation évite les malentendus et constitue une preuve de la co-construction.
Ce que cette étape produit : un programme daté, validé, qui servira de référence pour l'animation comme pour l'audit.
Étape 3 : conventionner
Qui s'en charge : l'administratif, à partir du programme validé.
Quand : avant le démarrage, et avant toute demande de financement.
Ce que la convention précise
- L'intitulé exact et les objectifs
- Le volume horaire et les dates
- Le lieu ou la modalité
- Le nombre de participants
- Les modalités d'évaluation
- Le coût
Les mentions propres à l'intra
Si la session se déroule chez le client, précisez ce qu'il met à disposition : salle, équipements, connexion.
Cette précision n'est pas une formalité juridique. Elle vous protège si le matériel annoncé n'est pas là le jour venu, et elle clarifie qui répond de quoi.
L'accessibilité
Les conditions d'accueil des personnes en situation de handicap relèvent de votre responsabilité, y compris dans les locaux du client.
Vérifiez ce point en amont plutôt que de le découvrir sur place. C'est un sujet systématiquement abordé en audit.
Ce que cette étape produit : une convention signée, cohérente avec le programme validé.
Étape 4 : préparer la session
Qui s'en charge : l'administratif et le formateur.
Quand : dans les jours qui précèdent.
Ce que vous transmettez au client
Les convocations pour ses participants, avec dates, horaires, lieu et conditions pratiques.
Les informations d'accès si la session se déroule chez vous ou à distance.
Ce que le formateur emporte
Les feuilles d'émargement déjà remplies avec la liste nominative, les créneaux horaires et l'identification de votre organisme.
Un formateur qui arrive avec des feuilles vierges à compléter à la main perd du temps et introduit des erreurs.
La vérification du lieu
Si vous intervenez chez le client, un appel la veille suffit : la salle est-elle réservée, l'équipement disponible, l'accès organisé ?
Ce que cette étape produit : une session prête, sans improvisation le jour J.
Étape 5 : animer et tracer
Qui s'en charge : le formateur.
Les émargements
Recueillis à chaque demi-journée, au début plutôt qu'à la fin, par les participants et par le formateur.
Signer en fin de séance revient à faire signer ceux qui sont déjà partis.
Les absences
Mentionnées explicitement et paraphées. Une case vide laisse penser à un oubli ou à une feuille complétée après coup.
Les ajustements en cours de route
En intra, il est fréquent que le groupe fasse dériver le contenu vers ses préoccupations réelles. C'est souvent une bonne chose.
Notez ces ajustements. Un écart entre le programme et le déroulé n'est pas un problème s'il est documenté et justifié.
L'évaluation des acquis
Menée selon les modalités annoncées dans la convention. Conservez les productions, pas seulement les résultats.
Ce que cette étape produit : vos preuves de réalisation, celles qui ne se reconstituent pas.
Étape 6 : restituer et archiver
Qui s'en charge : le responsable pédagogique et l'administratif.
Quand : dans les jours qui suivent la session.
Ce que le client reçoit
Un bilan de session : ce qui a été traité, la participation, les résultats aux évaluations, les points d'attention observés.
Ce document est votre meilleur argument commercial pour la session suivante. Un bilan qui apporte une lecture du groupe se distingue nettement d'un envoi de tableaux.
Ce que chaque participant reçoit
Son attestation individuelle, avec le volume horaire effectivement suivi.
Vérifiez la concordance avec les heures émargées avant d'envoyer : c'est la première chose que contrôlera un financeur.
Ce que vous conservez
Un dossier par participant : émargements, évaluations, attestation. Et un dossier de session : compte rendu de besoin, programme, convention, bilan.
Cette double organisation correspond exactement au chemin qu'un auditeur suivra : il choisit une session, puis une personne, et demande son parcours complet.
Ce que l'audit examinera
Deux points concentrent l'attention sur les actions intra.
La chaîne besoin, programme, réalisation
Trois documents doivent se répondre : ce que vous avez recueilli, ce que vous avez proposé, ce qui s'est déroulé.
C'est la vérification la plus simple à anticiper de votre côté.
L'individualisation des preuves
La relation est collective, avec l'entreprise. Les preuves restent individuelles.
Un dossier tenu au nom du client, sans pièces nominatives, ne suffira pas.
Les points de vigilance
- Un programme non validé par écrit. Sans validation, la co-construction n'est pas démontrée.
- Un changement de dates non formalisé. Établissez un avenant plutôt que de laisser l'écart apparaître à la facturation.
- Des heures facturées supérieures aux heures émargées. Cet écart bloque le règlement.
- L'accessibilité non vérifiée quand vous intervenez chez le client.
- Un bilan expédié. C'est pourtant lui qui déclenche la commande suivante.
Pour la définition et le périmètre, consultez notre article Intra : de quoi parle-t-on exactement ?. Et pour les fondamentaux de votre structure, la rubrique Créer son organisme de formation.
Enchaîner les sessions sans tout refaire
La contrainte de l'intra tient à ce que chaque session est différente, alors que les documents à produire sont toujours les mêmes.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette contrainte.
La création de fiches pédagogiques par l'intelligence artificielle génère programme, objectifs, prérequis et découpage par modules à partir de vos éléments. Vous partez de votre trame et l'adaptez au contexte du client, plutôt que de repartir d'une page blanche.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Les feuilles arrivent chez le formateur déjà nominatives et horodatées.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque participant dès la création de la session, même quand la relation commerciale est collective.
S'y ajoute la base Entreprises, qui conserve l'historique des formations dispensées à chaque client, utile pour construire la proposition suivante.
Un échange de trente minutes permet de passer en revue vos six étapes et d'identifier celles qui vous coûtent le plus de temps.