Intra : définition et périmètre
Une formation intra réunit des apprenants appartenant tous à une seule entreprise.
C'est le seul critère. Le programme est généralement construit avec le commanditaire, à partir de son contexte et de ses besoins.
Le critère qui ne compte pas
Le lieu ne détermine rien. Une session intra peut se dérouler dans les locaux du client, dans les vôtres, dans une salle louée, ou entièrement à distance.
C'est la confusion la plus fréquente sur ce sujet : « intra » ne signifie pas « chez le client ». Un groupe issu d'une seule entreprise, accueilli dans votre centre, reste de l'intra.
Ce que l'intra recouvre
- La conception adaptée au contexte de l'entreprise
- Un groupe exclusif, sans participants extérieurs
- Une convention unique avec l'entreprise cliente
- Une évaluation qui tient compte des situations professionnelles réelles
Ce qui n'en relève pas
Une prestation de conseil sans objectif pédagogique identifié, même réalisée pour une seule entreprise.
Une action dispensée par le service interne d'une entreprise à ses propres salariés relève d'une autre logique : elle n'implique pas de relation client, et les obligations diffèrent.
Le point à retenir : l'intra n'est pas une catégorie réglementaire. Le référentiel qualité ne comporte aucun indicateur qui lui soit propre. Vos obligations sont identiques à celles d'une session inter.
Intra et inter : les différences concrètes
| Critère | Intra | Inter |
|---|---|---|
| Composition du groupe | Une seule entreprise | Plusieurs entreprises |
| Programme | Construit avec le client | Publié au catalogue |
| Convention | Une, avec l'entreprise | Une par entreprise cliente |
| Analyse du besoin | Collective, avec le commanditaire | Individuelle, à l'inscription |
| Dates | Fixées avec le client | Programmées à l'avance |
| Adaptation du contenu | Attendue et vérifiable | Marges plus réduites |
La ligne la plus importante est la dernière. En intra, vous vendez une adaptation, et un auditeur vérifiera qu'elle a réellement eu lieu.
Exemple concret : une session pour dix responsables d'équipe
Prenons un organisme spécialisé en management, sollicité par une PME qui souhaite former dix responsables d'équipe à la conduite de réunion.
L'analyse du besoin
Le responsable pédagogique rencontre le dirigeant et échange avec plusieurs futurs participants. Il identifie les situations concrètes qui posent problème, le niveau de départ, les contraintes de planning.
Ces échanges sont tracés : compte rendu d'entretien, éléments recueillis, arbitrages retenus. C'est cette trace qui démontrera l'adaptation.
La conception et la convention
Le programme est construit à partir de ces éléments, puis validé par le commanditaire.
La convention précise l'intitulé, les objectifs, le nombre de participants, les dates, le lieu, la durée en heures, le coût et les modalités d'évaluation.
Le déroulement
Le formateur anime dans une salle mise à disposition par l'entreprise. Les émargements sont recueillis à chaque demi-journée, participants et formateur.
Les mises en situation reprennent des cas réellement vécus par les équipes, recueillis lors de l'analyse du besoin.
L'évaluation et la restitution
Une évaluation des acquis est menée en fin de session. Chaque participant reçoit une attestation individuelle avec son volume horaire.
L'entreprise reçoit un bilan de session. Les preuves sont conservées dans le dossier de chaque participant.
Ce que cet exemple montre
La différence avec une session inter ne se situe pas dans le déroulé, mais en amont : l'analyse du besoin, et la preuve que le programme en découle.
Un programme identique à celui du catalogue, vendu comme adapté, se repère immédiatement.
Ce que l'audit examinera
Le référentiel ne distingue pas l'intra de l'inter. Les mêmes exigences s'appliquent, mais deux points concentrent l'attention sur les actions intra.
L'analyse du besoin et son exploitation
Vous devez démontrer que le besoin de l'entreprise a été identifié, et que votre programme en tient compte.
Concrètement, l'auditeur confronte trois documents : ce que vous avez recueilli, ce que vous avez proposé, ce qui a été dispensé. Ces trois éléments doivent se répondre.
L'individualisation malgré la gestion collective
La difficulté propre à l'intra tient à ce que la relation commerciale est collective, avec l'entreprise, alors que les preuves restent individuelles.
Chaque participant doit disposer de son émargement, de son évaluation et de son attestation. Un dossier tenu au niveau de l'entreprise ne suffit pas.
Les preuves à conserver par session
- Les éléments d'analyse du besoin recueillis auprès du commanditaire
- Le programme effectivement dispensé
- La convention signée
- Les émargements par demi-journée
- Les évaluations et leur exploitation
- Les attestations remises
- Le bilan transmis au client
Le point de vigilance sur la sous-traitance
Si vous confiez tout ou partie d'une action intra à un intervenant externe, deux situations se présentent.
Le sous-traitant est certifié
Il dispose de sa propre certification Qualiopi. Vous conservez son certificat et vérifiez sa validité.
Le sous-traitant n'est pas certifié
Vous engagez alors votre responsabilité sur l'ensemble de l'action. Vous devez démontrer que les exigences du référentiel sont respectées sur la partie qu'il assure.
Dans les deux cas, un contrat de sous-traitance formalise les obligations qualité : respect du programme, modalités d'évaluation, traçabilité, transmission des preuves.
C'est un point systématiquement examiné dès lors que vous faites appel à des intervenants extérieurs.
Les confusions à éviter
Intra ne veut pas dire présentiel
Une session intra peut se dérouler en classe virtuelle, avec un groupe issu d'une seule entreprise. Le cadre reste identique, seule la traçabilité change.
Intra ne veut pas dire « chez le client »
Le lieu est une décision indépendante de la composition du groupe. Vous pouvez accueillir un groupe intra dans vos locaux.
Intra ne veut pas dire formation interne
Une entreprise qui forme elle-même ses salariés n'est pas votre client. La relation contractuelle est ce qui distingue votre prestation.
Ce qu'il faut retenir
- L'intra se définit par une seule entreprise, rien d'autre.
- Le lieu et la modalité sont des décisions indépendantes.
- Aucun indicateur spécifique ne s'applique à l'intra.
- L'analyse du besoin et sa traduction dans le programme concentrent l'attention.
- Les preuves restent individuelles, même si la relation est collective.
- La sous-traitance se formalise par un contrat précisant les obligations qualité.
Gérer des sessions adaptées sans tout recommencer
La contrainte propre à l'intra tient à ce que chaque session est différente, alors que les documents à produire sont toujours les mêmes.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette contrainte.
La création de fiches pédagogiques par l'intelligence artificielle génère programme, objectifs, prérequis et découpage par modules à partir de vos éléments. Vous partez de votre trame et l'adaptez au contexte du client, plutôt que de tout réécrire à chaque demande.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Le programme adapté se reporte sur tous les documents, ce qui garantit leur cohérence.
Le classement automatique par apprenant constitue un dossier individuel pour chaque participant, même lorsque la relation commerciale est collective. C'est exactement ce que l'auditeur cherchera.
S'y ajoute la base Entreprises, qui relie chaque société à ses contacts et à ses apprenants, avec l'historique des formations dispensées.
Un échange de trente minutes permet de faire le point sur vos processus intra et de vérifier qu'ils sont bien calés face au référentiel.