Intra-entreprise : de quoi parle-t-on exactement ?

Une formation intra-entreprise est une action de formation organisée pour un groupe de salariés d’une seule et même entreprise, à sa demande. Elle peut avoir lieu dans les locaux de l’entreprise, dans ceux de l’organisme de formation, dans une salle louée ou à distance : ce qui la définit, c’est le client unique, pas le lieu.

Elle s’oppose à la formation inter-entreprises, qui réunit dans une même session des personnes venues de plusieurs entreprises, ou de statuts différents, sur un programme publié au catalogue et à des dates fixées par l’organisme. En intra, les dates, le lieu et souvent le contenu se décident avec l’entreprise.

Le code du travail n’emploie pas ces deux termes : ce sont des usages du métier. L’intra suit donc les règles de toute action de formation, notamment la convention conclue entre l’acheteur et l’organisme, prévue par l’article L6353-1. Six éléments en organisent le déroulement, du premier échange avec l’entreprise jusqu’aux preuves remises après la formation.

En intra, l’entreprise est à la fois le client et l’employeur des stagiaires. C’est elle qui choisit les personnes à former, fixe les dates avec vous et vous transmet la liste des participants.

Le groupe peut réunir des salariés de plusieurs sites ou de plusieurs services, tant qu’ils relèvent de la même entreprise. Si un groupe de sociétés envoie des salariés de plusieurs filiales, chacune est un employeur distinct : vérifiez qui achète la formation, et donc qui signe et qui paie.

La taille du groupe se discute dès le départ. Elle conditionne les méthodes possibles, le nombre de formateurs et le prix, et elle doit rester cohérente avec les objectifs : une formation fondée sur des mises en situation individuelles ne se mène pas de la même façon à six et à vingt.

L’intra commence presque toujours par un échange avec l’entreprise : ce qu’elle attend, la situation de travail visée, le niveau des participants, les contraintes de calendrier. Cette analyse du besoin répond à l’indicateur 4 du référentiel national qualité, qui demande au prestataire d’analyser le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise ou le financeur concerné.

À partir de là, deux cas se présentent. Soit vous reprenez une formation de votre catalogue, avec quelques adaptations : exemples tirés du secteur du client, durée ajustée, ordre des modules. Soit vous concevez une formation sur mesure, avec un programme propre à cette action.

Dans les deux cas, gardez une trace écrite de l’échange : questionnaire rempli par le responsable formation, compte rendu de réunion, courriel de validation. C’est cette pièce que l’auditeur demandera pour comprendre pourquoi le programme a pris cette forme.

L’intra se traduit par un devis adressé à l’entreprise, souvent calculé au groupe ou à la journée plutôt qu’au participant. Une fois accepté, il débouche sur une convention de formation signée par l’entreprise et par l’organisme.

L’article D6353-1 précise que la convention indique l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que le prix et les modalités de règlement. Le même article admet qu’un bon de commande ou un devis approuvé tienne lieu de convention, à condition de contenir ces mêmes mentions ou d’y renvoyer en annexe.

Une seule convention couvre l’ensemble du groupe. Elle nomme les stagiaires, ou y renvoie dans une liste annexée, et elle prévoit ce qui se passe en cas d’absence d’un participant ou de report de la session.

Chaque salarié reste un stagiaire à part entière. L’article L6353-8 du code du travail prévoit qu’avant l’inscription définitive, il dispose des objectifs et du contenu de la formation, de la liste des formateurs, des horaires, des modalités d’évaluation, des coordonnées d’un contact et du règlement intérieur applicable.

En intra, ces informations passent souvent par l’employeur. Rien ne vous empêche de les transmettre par son intermédiaire, mais assurez-vous qu’elles arrivent à chaque participant, avec sa convocation, et gardez la trace de l’envoi.

Le règlement intérieur de l’organisme s’applique aussi quand la formation a lieu chez le client. L’article R6352-1 précise toutefois que, dans une entreprise déjà dotée d’un règlement intérieur, ce sont les mesures de santé et de sécurité de ce dernier qui s’appliquent aux stagiaires.

La présence se prouve pour chaque stagiaire, par une feuille d’émargement signée par demi-journée, puis contresignée par le formateur. La liste des présents transmise par l’employeur ne la remplace pas.

À la fin de la formation, chaque participant reçoit une attestation de fin de formation, qui mentionne en général les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis. Si un opérateur de compétences finance la formation, il demande aussi un certificat de réalisation pour chaque stagiaire, au titre de l’article R6332-26.

Un salarié absent une demi-journée ne doit pas apparaître présent sur ces documents. Les heures attestées correspondent aux heures émargées, et c’est sur elles que se fonde, le cas échéant, la prise en charge.

L’entreprise finance l’intra sur son budget de formation, dans le cadre de son plan de développement des compétences. Selon sa taille et les règles de sa branche, l’opérateur de compétences peut en prendre en charge tout ou partie, en particulier pour les entreprises de moins de cinquante salariés.

Quand l’opérateur de compétences paie directement l’organisme, on parle de subrogation : vous facturez alors l’opérateur pour la part qu’il prend en charge, et l’entreprise pour le reste. Sinon, vous facturez l’entreprise, qui se fait rembourser.

Dans tous les cas, la facture reprend la référence de la convention, les dates et la durée de l’action, et elle doit être cohérente avec les émargements. C’est la première vérification que fait un financeur.

Il commence par l’analyse du besoin, au titre de l’indicateur 4 : comment vous avez recueilli les attentes de l’entreprise et ce qu’elles ont changé au programme.

Il ouvre ensuite le dossier de la session : la convention, le programme remis, la liste des stagiaires, les émargements par demi-journée et les évaluations réalisées. Il vérifie que la durée, les dates et les participants concordent d’une pièce à l’autre.

Il termine par les appréciations, au titre de l’indicateur 30 : celles des stagiaires, mais aussi celle de l’entreprise qui a commandé la formation. En intra, cet interlocuteur est connu et joignable ; un questionnaire adressé au responsable formation après la session suffit à en garder la trace.

Parce qu’il n’y a qu’un client, beaucoup d’organismes traitent l’intra comme une prestation unique : un devis, une convention, une facture, et une feuille de présence globale renvoyée par l’entreprise. Le dossier semble complet, et il ne l’est pas.

Le financeur et l’auditeur raisonnent stagiaire par stagiaire. Ils attendent pour chacun une convocation, un émargement par demi-journée, une évaluation des acquis et une attestation. Une liste nominative envoyée par le service des ressources humaines ne prouve ni la présence réelle, ni sa durée.

La correction tient en une règle : dès la création de la session, rattachez chaque participant à l’entreprise cliente, et produisez ses documents individuels comme vous le feriez en inter.

Formation interne. Une entreprise peut former ses salariés avec ses propres équipes, sans faire appel à un organisme de formation. Il n’y a alors ni convention ni facture. L’intra suppose au contraire un prestataire extérieur, déclaré comme organisme de formation.

Intra sous-traitée. Vous signez la convention avec l’entreprise et confiez l’animation à un formateur indépendant ou à un autre organisme. Vous restez responsable de l’action et des preuves : le contrat de sous-traitance précise qui fait émarger, qui évalue et qui vous transmet les pièces, et dans quel délai.

Intra à distance. Une formation réservée aux salariés d’une entreprise peut se tenir en classe virtuelle ou en partie en ligne. Les conditions de l’article D6313-3-1 s’appliquent alors : assistance technique et pédagogique, information sur les activités et leur durée moyenne, évaluations qui jalonnent ou concluent l’action.

Commencez par votre modèle de devis et de convention. Vérifiez qu’ils contiennent les mentions de l’article D6353-1 et qu’ils prévoient l’annexe nominative des stagiaires, les cas d’absence et les reports.

Reprenez ensuite votre trame d’analyse du besoin : un questionnaire court, adressé au responsable formation avant toute proposition, qui servira à adapter le programme et à répondre à l’indicateur 4.

Réclamez enfin, pour chaque session intra, un dossier complet par stagiaire : convocation, émargements, évaluation, attestation. Ajoutez un questionnaire d’appréciation adressé à l’entreprise après la formation.

La difficulté de l’intra tient rarement à la relation avec le client : elle tient aux pièces individuelles, à produire pour chaque salarié alors que tout le reste se fait en un seul exemplaire. C’est ce que le logiciel Workbots prend en charge.

À la création d’une session, vous sélectionnez l’entreprise cliente et ses salariés, puis vous fixez le tarif propre à ce client, le lieu (une salle ou un lien de classe virtuelle) et les intervenants. Une formation du catalogue peut être dupliquée pour servir de base à une version adaptée à l’entreprise.

Plus de vingt documents sont ensuite générés pour la session : la convention avec l’entreprise, les convocations, les feuilles d’émargement par demi-journée, les attestations de fin de formation, les certificats de réalisation et la facture, rattachée à la session. Chaque pièce se range automatiquement dans le dossier de l’apprenant, prêt à être exporté pour un financeur ou un auditeur.

Pour faire le point sur l’organisation de vos formations intra, un échange de trente minutes permet de traiter votre situation concrète.