Indicateur 5 : définition et cadre réglementaire
L'indicateur 5 du critère 2 du référentiel national qualité est formulé ainsi : « Le prestataire identifie les objectifs de la prestation, les compétences visées, les objectifs pédagogiques intermédiaires et finaux, et, lorsque la prestation prépare à une certification professionnelle, le référentiel de la certification. » Il s'agit du premier indicateur du critère 2, intitulé « Conception des prestations ». En pratique, cet indicateur vérifie que vous avez, pour chaque action de formation, formalisé ce que l'apprenant saura faire à l'issue de la prestation, et comment vous y parvenez étape par étape.
Le texte de référence est l'arrêté du 6 juin 2019 relatif au référentiel national qualité, modifié par l'arrêté du 30 juin 2020. Il s'applique à tous les organismes de formation et centres de formation d'apprentis souhaitant obtenir ou renouveler la certification Qualiopi. L'indicateur 5 est obligatoire pour toute prestation : formation, bilan de compétences, validation des acquis de l'expérience (VAE), ou action de formation par apprentissage.
À retenir : l'indicateur 5 ne porte pas sur la qualité de la formation elle-même, mais sur la traçabilité et la clarté de vos objectifs. Un audit vous demande uniquement de montrer comment vous les avez définis et formalisés.
Périmètre précis : ce qui est attendu et ce qui ne l'est pas
L'indicateur 5 ne s'applique pas de la même manière à toutes les situations. Il est essentiel de comprendre son champ exact pour ne pas produire une documentation inutile ou insuffisante.
Ce qui est attendu
Pour chaque action de formation, vous devez fournir un document (ou un ensemble de documents) qui mentionne :
- les objectifs de la prestation : la finalité globale de l'action (par exemple, « permettre au stagiaire de maîtriser les bases de la comptabilité générale ») ;
- les compétences visées : ce que l'apprenant sera capable de faire après la formation, exprimé en termes de savoir-faire ou de savoir-être (par exemple, « établir un bilan comptable simplifié ») ;
- les objectifs pédagogiques intermédiaires : les étapes ou modules qui jalonnent le parcours (par exemple, « distinguer les différents types de comptes ») ;
- les objectifs pédagogiques finaux : le niveau attendu en fin de formation (par exemple, « analyser un compte de résultat ») ;
- le référentiel de la certification, si la formation y prépare : soit le référentiel officiel du titre ou du diplôme, soit un document interne qui décrit les blocs de compétences visés.
Tous ces éléments doivent être formalisés par écrit. Vous pouvez utiliser un support unique (programme de formation, fiche pédagogique, livret d'accueil) ou plusieurs. L'important est que l'auditeur puisse retrouver l'information facilement.
Ce qui n'est pas attendu
L'indicateur 5 ne vous demande pas de :
- justifier les méthodes pédagogiques utilisées (cela relève de l'indicateur 6) ;
- prouver l'atteinte des objectifs (cela relève de l'indicateur 8, sur l'évaluation des acquis) ;
- présenter un CV de chaque formateur (cela relève de l'indicateur 11).
Il s'agit uniquement de la phase de conception : vous devez montrer que vous avez réfléchi à ce que vous voulez atteindre, avant même de commencer la formation.
Cas concret : un organisme de formation en bureautique
Prenons l'exemple d'un organisme qui propose une formation « Excel perfectionnement » sur deux jours, en présentiel. Voici comment cet organisme peut répondre à l'indicateur 5.
Étape 1 : formaliser les objectifs de la prestation
L'organisme rédige un programme de formation qui inclut une phrase d'objectif général : « À l'issue de cette formation, le stagiaire sera capable d'utiliser les fonctions avancées d'Excel pour automatiser des tâches et analyser des données. » Cette phrase figure en haut du programme.
Étape 2 : lister les compétences visées
Dans le même programme, un encadré « Compétences visées » détaille :
- créer et gérer des tableaux croisés dynamiques ;
- utiliser les fonctions de recherche (RECHERCHEV, INDEX, EQUIV) ;
- automatiser des calculs avec des macros simples ;
- analyser des séries de données avec des graphiques avancés.
Chaque compétence est rédigée en termes opérationnels : on sait ce que le stagiaire sera capable de faire.
Étape 3 : définir les objectifs pédagogiques intermédiaires
L'organisme découpe la formation en quatre séquences :
- séquence 1 (matin jour 1) : « Maîtriser la création et la modification d'un tableau croisé dynamique » ;
- séquence 2 (après-midi jour 1) : « Utiliser les fonctions de recherche pour extraire des données » ;
- séquence 3 (matin jour 2) : « Enregistrer et exécuter une macro simple » ;
- séquence 4 (après-midi jour 2) : « Concevoir un tableau de bord avec graphiques et indicateurs. »
Ces objectifs intermédiaires sont explicités dans le déroulé pédagogique du programme.
Étape 4 : fixer les objectifs pédagogiques finaux
La formation n'est pas certifiante, donc le référentiel de certification n'est pas exigé. En revanche, l'organisme précise l'objectif final : « À la fin de la formation, le stagiaire sera capable de concevoir un tableau de bord automatisé à partir de données brutes, en utilisant les outils avancés d'Excel. » Cet objectif final est repris dans l'évaluation de satisfaction et dans l'attestation de formation.
Étape 5 : prévoir le référentiel si nécessaire
Si la formation était certifiante (par exemple, un titre « Assistant bureautique »), l'organisme devrait joindre le référentiel officiel du titre ou, à défaut, un document interne listant les blocs de compétences visés, avec leurs critères d'évaluation.
Le cas particulier des formations certifiantes
Lorsque votre prépare à une certification professionnelle (titre, diplôme, certificat de qualification), l'indicateur 5 exige que vous mentionniez le référentiel de la certification. Cela signifie que vous devez :
- indiquer le nom exact du titre ou du diplôme ;
- préciser le numéro de la fiche RNCP (Répertoire national des certifications professionnelles) ou RS (Registre spécifique) ;
- joindre la version du référentiel utilisée (date, version).
Il n'est pas nécessaire de reproduire intégralement le référentiel dans chaque programme, mais vous devez pouvoir montrer que vos objectifs pédagogiques sont alignés sur les blocs de compétences du référentiel. Un tableau de correspondance entre vos modules et les blocs du référentiel est une bonne pratique.
Bon à savoir : l'auditeur ne vérifie pas que vous atteignez les objectifs (c'est l'indicateur 8). Il vérifie que vous avez bien identifié les objectifs et que vous les avez formalisés. Le simple fait d'avoir un document daté, signé, et cohérent avec le programme suffit.
Comment structurer vos documents pour l'audit
Lors d'un audit Qualiopi, l'auditeur vous demandera de lui montrer un exemple de programme de formation. Pour faciliter sa vérification, organisez vos documents de manière à retrouver rapidement les informations suivantes :
- le titre de la formation ;
- l'objectif général (ou final) ;
- les compétences visées (savoir-faire, savoir-être) ;
- le découpage en séquences avec les objectifs intermédiaires ;
- le cas échéant, le référentiel de certification (RNCP/RS).
Nous vous conseillons de créer un modèle de fiche pédagogique qui reprend ces rubriques de manière systématique. Vous pouvez utiliser un tableur ou un traitement de texte. L'important est que tous vos collaborateurs utilisent le même format, pour garantir une homogénéité lors de l'audit.
Erreurs fréquentes à éviter
Voici les principales erreurs relevées lors des audits :
- Confondre objectifs pédagogiques et objectifs de la prestation. L'objectif de la prestation est global, les objectifs pédagogiques sont intermédiaires et finaux. Les deux doivent cohabiter.
- Oublier le référentiel de certification. Si votre formation est certifiante, l'absence de mention du référentiel est une non-conformité directe.
- Utiliser des verbes vagues. Évitez « connaître », « comprendre », « savoir ». Préférez « concevoir », « réaliser », « analyser », « produire ».
- Ne pas dater ni signer les documents. L'auditeur doit pouvoir vérifier que les objectifs ont été définis avant le début de la formation.
- Changer d'objectif en cours de route sans mise à jour des écrits. Si vous modifiez le programme, actualisez vos fiches pédagogiques.
Pour éviter ces erreurs, nous vous recommandons de mettre en place une procédure de relecture systématique des programmes avant leur diffusion.
Réussir l'indicateur 5 sans surcharge documentaire
L'indicateur 5 ne vous demande pas une montagne de documents. Une fiche pédagogique d'une ou deux pages suffit, dès lors qu'elle contient tous les éléments obligatoires. L'essentiel est la clarté et la traçabilité. Avec un logiciel comme Workbots, cette fiche pédagogique est générée par l'intelligence artificielle : objectifs, compétences visées, prérequis, public, contenu découpé par modules. Vous n'avez plus qu'à relire et ajuster. Et si votre formation est certifiante, la fiche RS ou RNCP est récupérée directement depuis France Compétences, ce qui vous évite l'oubli du référentiel (la non-conformité la plus fréquente sur cet indicateur).
Enfin, n'oubliez pas que l'indicateur 5 s'applique à toutes les prestations, y compris les formations en intra-entreprise, à distance, ou en blended learning.