Ce que l'auditeur attend de l'indicateur 3
L'indicateur 3 mesure le taux d'obtention des certifications délivrées par votre organisme de formation. Il ne concerne que les formations certifiantes, c'est-à-dire celles qui préparent à un examen ou à un titre reconnu. L'auditeur vérifie que vous suivez et publiez ce taux, en le mettant en relation avec le taux de présentation à l'examen. Sans ces deux données, l'indicateur est incomplet.
Les pièces que vous rassemblez doivent prouver :
- le nombre d'apprenants présentés à la certification ;
- le nombre d'apprenants ayant obtenu la certification ;
- la période de référence utilisée ;
- la méthode de calcul appliquée.
Chaque pièce doit être datée et signée par un responsable.
Pièce obligatoire n° 1 : le tableau de bord de suivi des certifications
Ce tableau centralise, pour chaque session de formation, les résultats individuels de vos apprenants. Il peut être un fichier Excel, un export de votre logiciel de gestion ou un tableau extrait de votre ERP. L'auditeur y cherche la correspondance entre chaque apprenant, sa certification visée, sa date d'examen et son résultat (obtenu / non obtenu).
Ce document doit couvrir au moins la période d'audit (généralement les 12 ou 24 derniers mois selon le cycle de l'auditeur). Il doit être mis à jour au moins une fois par an, idéalement après chaque session d'examen. Présentez-le sous forme de tableau clair, avec des en-têtes identifiables.
Ce que l'auditeur vérifie dans ce tableau
- La complétude des données : tous les apprenants inscrits à la certification sont-ils listés ?
- La cohérence entre le nombre d'apprenants présentés et le nombre d'apprenants inscrits.
- L'absence de doublon ou d'omission.
Pièce obligatoire n° 2 : le calcul du taux d'obtention
Vous devez fournir le calcul détaillé du taux d'obtention, avec la formule utilisée. La règle standard est : (nombre d'apprenants ayant obtenu la certification / nombre d'apprenants présentés à l'examen) x 100. L'auditeur veut voir ce calcul appliqué à vos données réelles, et non une moyenne nationale ou un chiffre générique.
Ce calcul peut être présenté dans le même tableau de bord, dans une cellule dédiée, ou dans un document séparé. Il doit être signé par le responsable de l'organisme et daté. Si vous utilisez un outil de gestion automatisé, un export du logiciel suffit, à condition qu'il montre explicitement la formule.
Piège à éviter
N'incluez pas les apprenants qui n'ont pas été présentés à l'examen (par exemple, ceux qui ont abandonné ou qui n'ont pas réussi à se présenter). Le taux de présentation est distinct : il se calcule sur le nombre d'apprenants inscrits. L'auditeur peut demander les deux taux séparément.
Pièce obligatoire n° 3 : la liste des apprenants avec leur statut examens
Ce document est la preuve individuelle que chaque apprenant a bien été présenté à l'examen. Il peut s'agir :
- du registre des présences à l'examen (feuille d'émargement signée par l'apprenant et le surveillant) ;
- d'un extrait du relevé de notes officiel de l'organisme certificateur ;
- d'un export de votre plateforme de gestion des examens.
L'auditeur compare cette liste avec le tableau de bord pour s'assurer que tous les apprenants présentés sont bien comptabilisés. Une incohérence entre les deux documents est un signal d'alerte.
Forme et fraîcheur attendues
Ces pièces doivent être datées de l'année en cours ou de l'année précédente selon la période d'audit. Pour les certifications passées en fin d'année, l'auditeur peut accepter un délai de quelques mois pour la mise à jour. Signez chaque document et conservez une version numérique horodatée.
Pièce recommandée : la procédure de suivi des certifications
Bien que non obligatoire, une procédure écrite montre que votre organisme a formalisé son processus. Elle décrit : comment vous collectez les résultats, qui les saisit, à quelle fréquence vous mettez à jour le taux, et comment vous le communiquez aux parties prenantes (apprenants, financeurs, auditeurs).
Cette procédure peut être intégrée à votre manuel qualité ou être un document autonome. L'auditeur l'apprécie car elle prouve que le suivi n'est pas occasionnel mais structuré. Si vous l'avez, présentez-la après le tableau de bord.
Pièce recommandée : la preuve de publication du taux d'obtention
Qualiopi exige que vous rendiez public le taux d'obtention de vos certifications, par exemple sur votre site web, dans votre plaquette ou dans un rapport d'activité. L'auditeur peut vérifier cette publication. Conservez une capture d'écran de la page où le taux apparaît, avec la date de mise en ligne. Si vous ne l'avez pas encore fait, mettez cette information à jour avant l'audit.
Les pièces que les organismes oublient le plus souvent
Voici les justificatifs les plus fréquemment manquants lors des audits :
- Le lien entre le taux d'obtention et le taux de présentation : beaucoup d'organismes présentent le taux d'obtention sans montrer le taux de présentation. L'auditeur demande souvent les deux et peut considérer l'indicateur comme non démontré si l'un manque.
- Les dates des examens : sans date précise, l'auditeur ne peut pas vérifier la période de référence. Ajoutez une colonne « date d'examen » dans votre tableau de bord.
- Les justificatifs pour les apprenants ayant obtenu la certification après plusieurs tentatives : si un apprenant repasse l'examen, précisez le résultat de chaque tentative. L'auditeur veut voir que le taux est calculé sur la dernière session.
- La signature du responsable : un document non signé n'a pas de valeur probante. Faites signer par le directeur ou le responsable qualité.
Pour éviter ces oublis, préparez un dossier unique avec toutes les pièces listées ci-dessus, classées par ordre de priorité. Utilisez un outil qui centralise vos données pour automatiser les exports et réduire les erreurs.
Exemple concret de préparation pour un audit
Prenons un organisme qui forme aux titres professionnels du ministère du Travail. Il a 30 apprenants sur l'année, dont 25 se présentent à l'examen. Le jour de l'audit, il prépare :
- un tableau de bord Excel listant les 25 apprenants, avec leur nom, prénom, date d'examen, résultat ;
- le calcul du taux d'obtention : 20 obtenus sur 25 présentés, soit 80 % ;
- les feuilles d'émargement des 5 sessions d'examen ;
- une note interne décrivant la procédure de suivi.
L'auditeur vérifie que le taux de présentation est de 83 % (25 présentés sur 30 inscrits). Il compare avec le taux d'obtention de 80 %. Si les deux sont cohérents et documentés, l'indicateur est validé.
Avec un logiciel comme Workbots, vous validez pour chaque session qui s'est présenté à l'examen et qui a obtenu la certification. Le taux de présentation et le taux d'obtention sont calculés automatiquement à partir de là. Vos chiffres s'affichent ensuite sur la fiche de la formation concernée, dans votre catalogue en ligne : le calcul et la preuve de publication, les deux pièces que l'auditeur réclame, sortent du même endroit.
Un échange rapide avec notre équipe peut vous aider à structurer votre dossier avant l'audit.