Indicateur 3, les taux d'obtention des certifications : de quoi parle-t-on exactement ?

L'indicateur 3 est l'un des six indicateurs obligatoires du référentiel national qualité (RNQ) pour la certification Qualiopi. Il porte sur les résultats des apprenants aux examens : il conjugue le taux de présentation (proportion d'apprenants inscrits qui se présentent à l'examen) et le taux d'obtention (proportion de présentés qui obtiennent la certification). L'enjeu est de montrer que votre organisme prépare efficacement ses apprenants à la validation de leur parcours.

Cet indicateur s'applique uniquement aux actions de formation débouchant sur une certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). Sont exclues les formations non certifiantes, les bilans de compétences, les VAE et les actions financées par les CPF qui ne visent pas une certification enregistrée. Si votre organisme ne délivre que des attestations de fin de formation sans certification externe, l'indicateur 3 ne vous concerne pas.

Le RNQ exige de publier chaque année les deux taux, en distinguant éventuellement par certification et par session. Les auditeurs vérifient la fiabilité des données et leur cohérence avec les pièces justificatives (relevés de notes, listes d'émargement aux examens, certificats délivrés).

Le calcul est simple, mais sa mise en œuvre demande de la rigueur dans la collecte des données. Pour une certification donnée, sur une période (généralement l'année civile ou la saison de formation) :

• Taux de présentation = nombre d'apprenants présents à l'examen / nombre d'apprenants inscrits à la session de certification × 100.
• Taux d'obtention = nombre d'apprenants ayant obtenu la certification / nombre d'apprenants présents à l'examen × 100.

Les inscrits sont ceux qui ont suivi la formation jusqu'au bout et ont été présentés à l'examen par l'organisme. Les présents sont ceux qui se sont effectivement rendus aux épreuves. Un apprenant absent le jour J n'est pas compté dans les présents, mais reste dans les inscrits. Un apprenant qui abandonne en cours de route et n'est pas présenté à l'examen n'est pas compté dans les inscrits (car il n'a pas été présenté). Ces définitions doivent être clairement décrites dans votre procédure qualité.

Le RNQ n'impose pas un seuil minimal à atteindre. En revanche, si vos taux sont très bas (par exemple moins de 50 % de présentation ou d'obtention), l'auditeur interrogera vos pratiques pédagogiques et votre accompagnement. Un taux d'obtention de 100 % peut aussi être suspect s'il n'est pas justifié par des résultats réels.

Prenons l'exemple du CFAM, un centre de formation d'apprentis qui prépare au titre professionnel de secrétaire assistant (inscrit au RNCP). Sur l'année 2024, le CFAM a inscrit 30 apprenants à la session de certification (tous issus de sa promo). Le jour des épreuves, 27 se présentent. À l'issue de l'examen, 24 obtiennent le titre.

Les calculs sont :

• Taux de présentation = 27/30 = 90 %.
• Taux d'obtention = 24/27 = 88,9 %.

Le CFAM publie ces deux taux sur son site et dans son livret d'accueil. Pour l'audit, il conserve les listes d'émargement des examens, les relevés de notes du certificateur et les certificats individuels. L'indicateur 3 est ainsi documenté de manière irréfutable.

Variante avec plusieurs certifications

Si votre organisme propose plusieurs certifications, vous pouvez calculer un taux global pondéré ou présenter un tableau par certification. L'auditeur acceptera les deux approches, à condition que la méthodologie soit transparente et constante d'une année sur l'autre. Le plus simple est de suivre le modèle fourni par le Réseau des certificateurs ou votre OPCO.

L'indicateur 3 concerne tous les organismes qui délivrent une formation préparant à une certification enregistrée au RNCP ou au RS. Sont concernés :

• Les centres de formation d'apprentis (CFA).
• Les organismes de formation professionnelle continue.
• Les écoles privées délivrant des titres certifiés.
• Les organismes de formation à distance, si leur certification est enregistrée.

Ne sont pas concernés :

• Les formations non certifiantes (stages de développement personnel, langues sans certification RNCP, etc.).
• Les bilans de compétences et la VAE (indicateurs spécifiques).
• Les actions de formation financées par le CPF mais ne visant aucune certification enregistrée (ex : code de la route, habilitation électrique). Dans ce cas, l'indicateur 3 est simplement non applicable.

Si votre organisme a un mix de formations certifiantes et non certifiantes, vous devez produire l'indicateur 3 uniquement pour les premières. Le référentiel le précise clairement : « Le taux d'obtention des certifications est calculé pour chaque certification préparée. »

Pour passer sereinement l'audit, vous devez avoir :

1. Une procédure écrite décrivant la collecte, le calcul et la publication des taux.
2. Les justificatifs de chaque taux : listes d'inscription aux examens, émargements, procès-verbaux de résultats, certificats.
3. Une publication visible sur votre site internet ou dans votre livret d'accueil (article L. 6316-1 du code du travail).
4. Un historique d'au moins deux ans (si vous existez depuis plus longtemps).

L'auditeur vérifie que les taux affichés correspondent aux pièces. Il peut aussi interroger un échantillon d'apprenants pour confirmer leur présence à l'examen et leur obtention du titre. Si vos taux sont très volatils (par exemple 100 % une année, 50 % la suivante), préparez une explication (changement de certificateur, réforme du diplôme, crise sanitaire).

Voici les pièges les plus courants relevés lors des audits :

• Confondre taux de présentation et taux d'obtention : certains organismes affichent un seul taux, celui des reçus parmi les inscrits. Le RNQ exige les deux.
• Oublier les apprenants absents : si vous ne comptez que les présents, vous faussez le taux de présentation.
• Ne pas actualiser les taux chaque année : les données doivent porter sur l'exercice écoulé, pas sur les cinq dernières années.
• Publier des taux sans les dater : l'affichage doit mentionner l'année de référence.
• Appliquer l'indicateur à des formations non certifiantes : cela crée de la confusion et peut être relevé comme un défaut de compréhension du référentiel.

L'indicateur 3 est simple en théorie mais exigeant en documentation. Il témoigne de la capacité de votre organisme à mener ses apprenants jusqu'à l'obtention de leur certification. Un bon taux d'obtention est un argument commercial, un mauvais taux doit alerter sur la qualité de votre préparation.

Si vous devez le calculer pour la première fois, commencez par lister toutes les certifications que vous délivrez, puis remontez les données des deux ou trois dernières années. Avec un logiciel comme Workbots, vos formations certifiantes sont identifiées dès leur création : la fiche RS ou RNCP est récupérée directement depuis France Compétences. Chaque apprenant dispose ensuite de son propre dossier, où émargements, attestations et documents de session sont classés automatiquement. Le jour de l'audit, vous sortez vos justificatifs par apprenant sans fouiller dans vos archives.

Un échange de 30 minutes avec un spécialiste Qualiopi peut vous aider à vérifier vos calculs sur un cas réel de votre organisme.

Pour approfondir, consultez nos autres contenus consacrés à l'indicateur 3.