Comment mobilise-t-on les acteurs économiques ?
Vous délimitez les formations concernées, vous identifiez vos entreprises partenaires, vous formalisez la relation, vous les faites participer à la construction de vos programmes, vous organisez l'accueil de vos apprenants et vous tracez les échanges. Six étapes, dont la quatrième est celle que les dossiers oublient presque toujours.
Le libellé est le suivant : « Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour co-construire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise. » Le niveau attendu demande de démontrer l'existence d'un réseau de partenaires socio-économiques mobilisé tout au long de la réalisation de la prestation.
Deux précisions avant de commencer. Le périmètre d'abord : l'indicateur ne s'applique que si vos prestations comportent des périodes en entreprise, stage, alternance ou formation en situation de travail. Il est obligatoire pour tout CFA, et non applicable aux bilans de compétences et aux accompagnements VAE. La gravité ensuite : la non-conformité est pondérée. Un défaut ponctuel et non répétitif dans la mobilisation donne une mineure, à lever sous six mois. L'absence de réseau, l'absence de mobilisation ou des défauts récurrents donnent une majeure, à lever sous trois mois avec réexamen par votre certificateur. Le guide de lecture publié par le ministère du Travail fixe ces niveaux.
Étape 1 : délimiter les prestations concernées
Le libellé commence par « lorsque », et ce mot décide de tout. Avant d'ouvrir le moindre dossier, listez vos formations et repérez celles qui comportent une période en entreprise : un stage conventionné, une alternance, une séquence de formation en situation de travail.
Cette étape revient au responsable pédagogique, au démarrage de la démarche puis à chaque nouvelle formation inscrite au catalogue. Elle vous évite deux erreurs symétriques : préparer un dossier pour un indicateur qui ne vous concerne pas, ou déclarer l'indicateur non applicable alors qu'une seule de vos formations comporte un stage.
Le produit de cette étape est un tableau de vos formations avec, pour chacune, la présence ou l'absence de période en entreprise et sa durée. Ce tableau se montre à l'auditeur en trente secondes et cadre tout le reste de l'échange.
Étape 2 : identifier vos partenaires et les nommer
Un réseau de partenaires socio-économiques ne se limite pas aux entreprises qui accueillent vos apprenants. Il comprend aussi les branches professionnelles et leurs observatoires, les fédérations et syndicats du métier que vous enseignez, les chambres consulaires, votre opérateur de compétences, et le service public de l'emploi, c'est-à-dire France Travail, les missions locales et Cap emploi.
Pour chacun, notez le nom de la structure, celui de votre interlocuteur, la nature de la relation et la date du dernier échange. Cette dernière colonne est la plus utile : elle transforme un annuaire en preuve de mobilisation.
Le produit de cette étape est une liste datée de vos partenaires, tenue à jour au moins une fois par an, et accessible à toute votre équipe et pas seulement à son auteur.
Étape 3 : formaliser la relation
Le référentiel attend des conventions de partenariat, des conventions de formation et, pour l'apprentissage, les contrats et les livrets. Aucune forme n'est imposée pour la convention de partenariat : une page suffit, et un échange de courriels accepté par les deux parties vaut mieux qu'un document parfait qui n'existe pas.
Une convention utile dit qui fait quoi : le nombre d'apprenants que l'entreprise s'engage à accueillir par an, la désignation d'un tuteur ou d'un maître d'apprentissage, la participation à vos instances, et la personne à contacter de chaque côté. Datez-la et prévoyez sa durée.
Le produit de cette étape est un dossier de conventions signées, une par partenaire, rangées au même endroit que la liste de l'étape précédente.
Étape 4 : faire participer vos partenaires à vos programmes
C'est le cœur de l'indicateur, et c'est l'étape que les dossiers sautent. Le libellé ne demande pas seulement de placer des apprenants : il demande de co-construire l'ingénierie de formation. Autrement dit, vos partenaires doivent avoir leur mot à dire sur ce que vous enseignez.
La forme la plus simple est un comité de pilotage annuel, deux heures, avec trois ou quatre entreprises, un représentant de branche et vos formateurs. Trois questions suffisent à le remplir : quelles compétences vous manquent chez les personnes que nous formons, quels outils ou quels gestes ont changé chez vous cette année, et qu'est-ce que nos apprenants ne savent pas faire en arrivant.
Le produit de cette étape est un compte rendu daté portant la liste des présents, ce qui a été dit, et les modifications de programme décidées. Ce document est celui que l'auditeur cherche en premier.
Étape 5 : organiser l'accueil en entreprise et le suivi
La seconde moitié du libellé porte sur l'accueil. Concrètement, chaque apprenant qui part en entreprise doit trouver en face de lui un tuteur ou un maître d'apprentissage désigné, et un document qui dit ce qu'il vient y apprendre.
Ce document est le livret d'apprentissage ou le livret d'alternance. Il liste les compétences travaillées en centre et celles travaillées en entreprise, et il porte les traces des points de suivi. Prévoyez au moins deux échanges tripartites par année de formation, entre l'apprenant, son tuteur et votre référent pédagogique, et gardez-en un compte rendu même court.
Le produit de cette étape est le livret complété et les comptes rendus de suivi. Un livret vierge à l'audit produit exactement l'effet inverse de celui recherché.
Étape 6 : tracer les échanges et archiver
La mobilisation se prouve par des traces, et les traces s'effacent vite. Conservez les courriels d'invitation et les réponses, les comptes rendus de comités, les conventions signées, les livrets, et les échanges avec le service public de l'emploi.
Rangez-les dans un dossier unique, organisé par partenaire plutôt que par date : le jour de l'audit, l'auditeur choisit une entreprise dans votre liste et demande à voir ce qui la concerne. Un classement chronologique vous oblige alors à fouiller.
Le produit final est un dossier par partenaire, contenant la convention, les échanges et les apprenants accueillis.
Ce que l'auditeur demande, dans l'ordre
Il commence par vérifier que l'indicateur vous concerne : il regarde vos programmes et cherche les périodes en entreprise. Si vous êtes un CFA, la question ne se pose pas.
Il demande ensuite la liste de vos partenaires, puis il en choisit un et réclame tout ce qui le concerne : la convention, les échanges, les apprenants accueillis. C'est le test le plus discriminant, parce qu'une liste recopiée d'un annuaire ne résiste pas à cette question.
Il termine par la co-construction : que vous ont dit vos partenaires, et qu'avez-vous changé ensuite ? Un compte rendu de comité de pilotage suivi d'une modification de programme répond à la question en une minute. Sans ce document, l'écart est constitué, même si vos entreprises accueillent vos apprenants depuis dix ans.
Le tableau de la procédure
| L'étape | Qui la porte, et à quel rythme | La preuve produite |
|---|---|---|
| Délimiter les prestations | Responsable pédagogique, à chaque nouvelle formation | Le tableau des formations avec période en entreprise |
| Identifier les partenaires | Direction ou référent entreprises, revue annuelle | La liste datée, accessible à toute l'équipe |
| Formaliser la relation | Direction, à chaque nouveau partenaire | La convention de partenariat signée |
| Faire participer aux programmes | Responsable pédagogique, une fois par an | Le compte rendu de comité et les programmes modifiés |
| Organiser l'accueil et le suivi | Référent pédagogique, deux points par an | Le livret complété et les comptes rendus tripartites |
| Tracer et archiver | Responsable qualité, en continu | Un dossier par partenaire |
La co-construction, la moitié que tout le monde oublie
Le libellé contient deux exigences reliées par « et » : co-construire l'ingénierie de formation et favoriser l'accueil en entreprise. La plupart des dossiers ne traitent que la seconde.
C'est compréhensible : placer des apprenants laisse des traces naturelles, conventions de stage, contrats d'apprentissage, livrets. Faire participer une entreprise à la construction d'un programme n'en laisse aucune si personne ne prend de notes.
Deux traces suffisent pourtant à couvrir cette moitié. La première est le compte rendu du comité annuel. La seconde est la trace de la modification : la version du programme d'avant, celle d'après, et une ligne qui dit pourquoi. Sans cette seconde trace, vous prouvez que vous avez écouté, pas que vous avez tenu compte.
Les observatoires de branche et les fiches du répertoire national des certifications professionnelles, consultables sur France compétences, complètent utilement ce que vos entreprises vous disent en comité.
Les deux situations qui changent la donne
Vous n'avez aucune période en entreprise. L'indicateur est alors non applicable, et c'est à vous de le démontrer, pas à l'auditeur de le supposer. Montrez vos programmes : s'ils ne comportent ni stage, ni alternance, ni séquence en situation de travail, le sujet est clos. Attention toutefois au cas mixte, où une seule formation du catalogue comporte un stage : l'indicateur redevient applicable pour celle-là.
Vous sous-traitez la formation. L'auditeur apprécie alors la mobilisation des partenaires au regard des missions réellement confiées à votre sous-traitant. Si vous lui avez délégué le placement en entreprise, c'est son réseau qui est examiné, et votre contrat doit le dire. Si vous avez gardé cette mission, c'est le vôtre.
Pour les CFA, aucune de ces portes de sortie n'existe : l'article L6231-2 du code du travail place l'appui aux apprentis et la relation avec les employeurs au cœur de vos missions, et l'indicateur 28 en vérifie la traduction concrète.
Par où commencer si votre réseau n'est pas tracé
Ne partez pas de la convention, partez de la liste. Ouvrez un tableau et inscrivez-y toutes les entreprises qui ont accueilli un de vos apprenants au cours des deux dernières années : vous avez déjà un réseau, il n'est simplement écrit nulle part.
Écrivez ensuite à chacune, en une dizaine de lignes, pour proposer un point annuel et demander un contact référent. Les réponses que vous recevrez constituent vos premières preuves d'échange, et la démarche prend une demi-journée.
Fixez enfin la date de votre premier comité de pilotage, même avec trois entreprises seulement, et préparez le compte rendu avant la réunion : les présents, les trois questions, une colonne vide pour les décisions. Vous n'aurez plus qu'à la remplir.
Suivre vos entreprises partenaires avec Workbots Formations
La difficulté de cet indicateur tient rarement aux relations elles-mêmes, qui existent déjà : elle tient à retrouver, le jour de l'audit, ce qui a été échangé avec telle entreprise et quand. C'est ce que le logiciel Workbots conserve à votre place.
La base Entreprises du module Mes données réunit pour chaque partenaire son SIRET, ses contacts et les apprenants qui lui sont rattachés, avec l'historique des échanges côté CRM. Tous les emails envoyés depuis la plateforme sont archivés et horodatés, ce qui produit sans effort la trace de mobilisation que l'auditeur réclame. Les conventions de partenariat se stockent dans la gestion documentaire et se font signer par signature électronique conforme au règlement eIDAS.
Pour les CFA, le module dédié gère le livret d'apprentissage, le suivi tripartite entre l'apprenti, son maître d'apprentissage et le centre, ainsi que le CERFA 10103*14 pré-rempli. Le jour de l'audit, le dossier d'un partenaire s'exporte en PDF depuis la gestion documentaire.
Vous voulez savoir ce que vaut votre dossier partenaires avant votre prochain audit ? Créez votre compte et passez votre réseau au crible.