Indicateur 27, la sous-traitance et le portage salarial : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

Sur cet indicateur, l'écart le plus courant ne vient pas d'une mauvaise pratique. Il vient d'une bonne pratique non documentée.

Beaucoup d'organismes travaillent depuis des années avec les mêmes prestataires, les ont choisis en connaissance de cause, échangent avec eux à chaque session et corrigent les points faibles au fil de l'eau. Tout cela est conforme à l'esprit du référentiel. Mais si rien n'est écrit, daté et signé, l'auditeur ne peut rien valider.

Il faut aussi comprendre la méthode de contrôle. L'auditeur ne parcourt pas l'intégralité de vos relations de sous-traitance : il en sélectionne une ou deux, souvent parmi les plus récentes, et demande le dossier complet. Un dossier impeccable sur votre partenaire historique ne compensera pas un dossier vide sur le formateur recruté le trimestre dernier.

Ce qu'il faut retenir : chaque tiers doit disposer de son propre dossier, complet à tout moment, car vous ne choisissez pas celui qui sera examiné.

Quatre documents forment le socle attendu, à constituer pour chaque tiers auquel vous faites appel.

1. Le document de sélection

Il doit montrer une méthode, pas seulement une décision. Une grille suffit, à condition qu'elle liste des critères vérifiables : compétences attendues sur le domaine, références demandées, certifications détenues, tarifs, disponibilité. Ce qui rend la pièce recevable, c'est la présence d'une justification écrite du choix retenu, et non une simple liste de candidats.

• Forme attendue : grille ou note de sélection datée.
• Fraîcheur : établie avant le début de la collaboration.
• Ce que cherche l'auditeur : des critères objectifs, appliqués de la même façon à tous les prestataires.

2. Le contrat de sous-traitance

C'est la pièce la plus scrutée, et celle sur laquelle les motifs de rejet sont les plus précis. Un contrat est jugé incomplet s'il ne couvre pas les éléments essentiels de la relation : nature exacte de la prestation confiée, responsabilités respectives, modalités financières, propriété intellectuelle des supports, traitement des données personnelles des apprenants. Une clause engageant le prestataire à respecter les exigences du référentiel renforce nettement le document.

• Forme attendue : contrat écrit signé par les deux parties.
• Fraîcheur : en cours de validité à la date de l'audit.
• Ce que cherche l'auditeur : l'antériorité de la signature sur le début de la prestation, et l'exhaustivité des clauses.

3. La convention avec la société de portage

Elle remplit exactement la même fonction que le contrat de sous-traitance, avec une exigence de forme supplémentaire : elle est signée avec la société, jamais avec le formateur porté. Un document signé directement par le formateur est requalifié en pièce non recevable.

• Forme attendue : contrat de prestation avec la société de portage.
• Fraîcheur : en cours de validité.
• Ce que cherche l'auditeur : que la bonne partie contractuelle soit identifiée.

4. Les preuves de pilotage

Le contrat prouve que la relation a été cadrée ; le pilotage prouve qu'elle a été suivie. Sont recevables : comptes rendus d'échanges datés, bilans de fin de session, évaluations des apprenants portant spécifiquement sur le module sous-traité, courriels de retour transmis au prestataire, vérification des émargements. Un document isolé ne suffit pas : c'est la continuité qui est évaluée.

• Forme attendue : comptes rendus, bilans, courriels, grilles d'évaluation.
• Fraîcheur : au moins une trace par session, sur les douze derniers mois.
• Ce que cherche l'auditeur : la régularité du suivi et la trace d'un retour effectif au prestataire.

Elles ne compensent jamais une pièce obligatoire manquante, mais elles changent la tonalité de l'échange avec l'auditeur.

• Le certificat Qualiopi du prestataire, lorsqu'il en détient un, allège considérablement votre démonstration : la conformité du tiers est déjà établie par un organisme certificateur.
• Le CV et les justificatifs de compétence du formateur intervenant créent un lien direct avec l'indicateur 21, souvent examiné dans la foulée.
• Une procédure écrite de recours à la sous-traitance montre que la démarche est structurée et non reconstituée pour l'occasion.
• Un tableau de suivi centralisé permet à l'auditeur de vérifier la cohérence de l'ensemble avant même d'ouvrir un dossier.

Quatre situations reviennent systématiquement lors des audits.

• Le contrat signé après le démarrage de la prestation, qui annule l'effet de cadrage recherché et se repère en comparant deux dates.
• La sélection non écrite, où le choix est expliqué oralement mais n'existe sur aucun document.
• L'absence de pilotage sur le dernier exercice, alors que d'anciens comptes rendus existent : la continuité n'est pas démontrée.
• Le formateur porté rattaché aux intervenants internes, pour lequel aucune convention n'est produite.

Raisonnez par dossier, pas par type de document. Pour chaque tiers, un dossier unique contenant sélection, contrat et pilotage, dans cet ordre.

Vérifiez deux points à intervalle régulier : que chaque contrat en cours est toujours valide, et qu'aucun prestataire actif n'est resté plus d'une session sans trace de suivi. Ce sont les deux seuls écarts qui font tomber cet indicateur.

Avec un logiciel comme Workbots, le contrat de sous-traitance est généré dès que vous assignez un intervenant externe à une session, puis envoyé à la signature électronique. Sa fiche de mission part avec. Vos intervenants sont par ailleurs enregistrés dans une base avec leurs qualifications et leur CV, ce qui couvre les pièces recommandées liées à l'indicateur 21.

Pour comprendre le fonctionnement général de l'indicateur, son périmètre d'application et les conséquences d'une non-conformité, consultez notre article dédié à l'indicateur 27.