Définition de l'indicateur 19 Qualiopi
L’indicateur 19 du référentiel national qualité, rattaché au critère 4 « Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement », évalue la mise à disposition des ressources pédagogiques aux apprenants. Concrètement, il vous demande de démontrer que vos apprenants reçoivent, consultent ou téléchargent des supports de cours, des vidéos, des fiches pratiques, des exercices corrigés ou toute autre ressource documentaire utile à leur formation.
Cet indicateur ne porte pas sur la qualité intrinsèque des ressources, mais sur leur existence et leur accessibilité. Vous devez pouvoir montrer un inventaire des ressources fournies, le mode de diffusion (papier, plateforme en ligne, clé USB) et la traçabilité de leur remise ou de leur mise à disposition.
À qui s’applique l’indicateur 19 ?
L’indicateur 19 concerne tous les organismes de formation et les centres de formation d’apprentis, qu’ils soient publics ou privés, qu’ils proposent des formations en présentiel, à distance ou en blended learning. Il ne fait pas de distinction selon le volume d’activité : un formateur indépendant qui forme trois apprenants par an est soumis aux mêmes obligations qu’un CFA de 500 apprentis.
Cas particuliers
Si votre formation repose exclusivement sur un tutorat individuel sans aucun support écrit ou numérique (ce qui est rarissime), vous devrez justifier que les échanges oraux et les comptes rendus individuels constituent des ressources pédagogiques suffisantes. L’auditeur attendra alors des traces écrites de ces échanges.
À l’inverse, si vous ne fournissez aucune ressource, même orale, l’indicateur est non satisfait. L’absence totale de ressources pédagogiques entraîne une non-conformité sur le critère 4 et peut bloquer l’obtention ou le renouvellement de la certification Qualiopi.
Ce que couvre exactement l’indicateur 19
Le référentiel ne donne pas une liste fermée des ressources attendues. Voici les types de ressources le plus souvent cités par les auditeurs et les guides d’interprétation :
- Supports de cours (diaporamas, documents PDF, livrets papier).
- Vidéos tutorielles ou de démonstration.
- Fiches pratiques, fiches de synthèse, aide-mémoires.
- Bibliographies ou sitographies commentées.
- Exercices, études de cas, corrigés types.
- Accès à une plateforme numérique contenant les ressources classées par module.
Les ressources peuvent être produites par l’organisme lui-même ou issues de sources externes (éditeurs, plateformes spécialisées), à condition que vous ayez les droits d’utilisation et que l’apprenant y accède sans barrière technique ou financière supplémentaire.
Ce que l’indicateur 19 n’exige pas
Ne confondez pas l’indicateur 19 avec :
- L’indicateur 20, qui porte sur les moyens techniques et d’encadrement (salle, équipement, formateur).
- L’indicateur 21, qui concerne l’adaptation des ressources aux besoins spécifiques des apprenants.
- L’obligation de mettre à jour les ressources : le référentiel n’impose pas de date de péremption, mais l’auditeur peut relever une ressource obsolète si elle nuit à la formation.
L’indicateur 19 ne vous oblige pas non plus à fournir des ressources en plusieurs langues, sauf si votre formation est dispensée dans une langue étrangère.
Exemple concret dans un organisme de formation
Prenons le cas d’un organisme qui forme des aides-soignants en présentiel. Il remet à chaque stagiaire, le premier jour de la session, un livret papier de 120 pages contenant les supports de cours, les grilles d’évaluation et une bibliographie. En complément, un accès à une plateforme Moodle donne accès à des vidéos de simulation et à des quiz d’auto-évaluation.
Pour prouver la mise à disposition devant l’auditeur, l’organisme conserve :
- Un émargement de remise du livret, signé par chaque apprenant.
- La liste des comptes créés sur Moodle, avec la date de première connexion.
- Un extrait du catalogue des ressources de la plateforme, avec le nombre de fichiers disponibles.
Cet exemple montre que la traçabilité est aussi importante que le contenu des ressources.
Comment préparer votre audit sur l’indicateur 19
Voici une procédure en quatre étapes pour être certain de répondre à l’indicateur 19 lors de votre audit initial, de surveillance ou de renouvellement :
1. Inventoriez vos ressources
Listez toutes les ressources pédagogiques que vous utilisez dans chaque formation. Classez-les par session, module ou apprenant.
2. Choisissez un mode de diffusion traçable
Papier, email, téléchargement sur une plateforme, clé USB : chaque mode doit laisser une trace. Le simple affichage sur un écran collectif en salle ne suffit pas, car il ne prouve pas que l’apprenant a accès à la ressource après la séance.
3. Conservez les preuves de remise
Faites signer un document attestant la remise des supports papier. Pour le numérique, conservez les logs de connexion ou les accusés de téléchargement. Un tableau de suivi, même sous Excel, peut suffire s’il est complet et mis à jour.
4. Présentez la liste des ressources à l’auditeur
L’auditeur vous demandera souvent une vue d’ensemble. Préparez un document qui liste, pour chaque formation, les ressources fournies, leur format et leur date de mise à disposition. Vous pouvez vous référer à la page Indicateur 19, les ressources pédagogiques pour un modèle de tableau.
Piège à éviter : la ressource unique
Un organisme qui ne fournit qu’un seul support (par exemple un diaporama projeté en cours) peut être en échec si l’apprenant n’a pas de version téléchargeable ou imprimable. L’auditeur considère qu’une ressource projetée non remise n’est pas « mise à disposition ». Prévoyez au moins deux formats ou un accès permanent.
À retenir : l’indicateur 19 valide l’existence et l’accessibilité des ressources pédagogiques, pas leur perfection. Un livret simple, remis avec émargement, est suffisant pour satisfaire l’indicateur. L’important est de prouver que chaque apprenant a eu accès aux supports dont il avait besoin.
Lien avec le critère 4 et les autres indicateurs
L’indicateur 19 fait partie du critère 4 « Moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ». Il est souvent vérifié en même temps que l’indicateur 20 (moyens techniques) et l’indicateur 21 (adaptation aux besoins). Un défaut sur l’indicateur 19 peut entraîner un constat de non-conformité sur l’ensemble du critère 4, surtout si l’absence de ressources est généralisée.
Pour les organismes qui utilisent un ERP de formation, la centralisation des ressources dans un espace dédié simplifie la démonstration. Vous pouvez, par exemple, montrer en direct à l’auditeur le répertoire partagé de la session avec les droits d’accès de chaque apprenant.
Avec un logiciel comme Workbots, vos supports sont générés en même temps que votre formation : les slides module par module et le livret apprenant, téléchargeables et modifiables. Le formateur y ajoute ses propres ressources depuis son espace (vidéos, fichiers, documents complémentaires) et l'apprenant les retrouve dans son espace personnel, pendant et après la formation. Les QCM et ateliers générés pour vos modules y sont également accessibles.