Indicateur 16 : la préparation au passage de la certification

L'indicateur 16 du référentiel national qualité, rattaché au critère 3 « Adaptation aux publics », vise à vérifier que l'organisme de formation prépare correctement chaque apprenant au passage de la certification visée. Concrètement, il attend de l'organisme qu'il fournisse trois types de preuves : une information claire sur le déroulement de l'évaluation, une preuve d'inscription à une session d'évaluation, et le référentiel d'évaluation de la certification concernée.

Cet indicateur est souvent mal compris. Beaucoup d'organismes pensent qu'il suffit d'avoir délivré la formation pour que l'apprenant soit prêt. Or, le référentiel qualité exige une préparation explicite et documentée. Cela inclut de s'assurer que l'apprenant sait où, quand et comment se déroule son examen, et qu'il dispose des outils nécessaires pour réviser. Un indicateur bien maîtrisé contribue à un audit serein et à une certification réussie pour vos apprenants.

Pour plus de contexte, vous pouvez consulter la page de la rubrique indicateur 16.

L'indicateur 16 concerne uniquement les actions de formation qui préparent à une certification enregistrée au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au répertoire spécifique. Si votre organisme propose des formations non certifiantes (par exemple des ateliers de développement personnel sans certification), cet indicateur n'est pas attendu lors de l'audit.

Il s'applique également aux bilans de compétences et aux actions de VAE lorsqu'ils visent l'obtention d'une certification. En revanche, pour les formations par apprentissage, les règles peuvent être différentes ; vérifiez votre situation auprès de votre certificateur. La clé est que dès qu'une certification est visée, l'indicateur 16 doit être renseigné.

Un point important : l'indicateur 16 ne distingue pas le type de certification (diplôme, titre, certificat). Dès lors que la formation délivrée est associée à une certification enregistrée, vous devez apporter les preuves. Prenez le temps d'identifier toutes les certifications préparées dans votre catalogue.

Le référentiel national qualité attend trois preuves distinctes. Les voici détaillées :

• Information sur le déroulement de l'évaluation : vous devez remettre à l'apprenant un document écrit précisant la date, le lieu, le format (oral, écrit, pratique), la durée et les critères de réussite. Une signature de l'apprenant atteste de la remise.
• Preuve d'inscription à une session d'évaluation : conservez un accusé de réception du certificateur, un email de confirmation ou une attestation d'inscription. Pour les certifications internes, un document signé suffit.
• Référentiel d'évaluation : fournissez le référentiel officiel ou une version adaptée, contenant la grille de compétences et les seuils de réussite. L'apprenant doit en avoir pris connaissance.

L'information sur le déroulement de l'évaluation

Dès le début de la formation, informez l'apprenant des modalités pratiques de l'examen. Un livret d'accueil, une fiche dédiée ou un email peuvent faire office de support. L'essentiel est la traçabilité : date de remise, signature, et version du document. L'auditeur vérifiera que l'information est complète et accessible.

Exemple : pour un titre professionnel, précisez les épreuves (mise en situation, entretien), le lieu, la durée de chaque épreuve, et les critères de notation. N'oubliez pas d'inclure les consignes de sécurité ou le matériel à apporter.

La preuve d'inscription à la session d'évaluation

Inscrivez chaque apprenant à une session organisée par le certificateur bien avant la date. Conservez la confirmation d'inscription, qu'elle soit individuelle ou collective. Si le certificateur ne fournit pas de document nominatif, une capture d'écran de votre portail certificateur ou un récapitulatif signé peut être accepté.

Pour les certifications d'entreprise (CQP), établissez une attestation interne précisant le nom de l'apprenant, la certification visée, la date de la session et le nom du certificateur. L'auditeur doit retrouver un lien clair entre l'apprenant et la session.

Le référentiel d'évaluation

Le référentiel d'évaluation décrit les compétences évaluées, les modalités d'évaluation et les critères de réussite. Vous pouvez utiliser le référentiel officiel édité par le certificateur ou une version simplifiée, à condition qu'il reprenne l'intégralité des exigences. Remettez-le à l'apprenant en début de parcours et faites signer un accusé de réception.

Veillez à ce que le référentiel soit à jour. Les certifications évoluent, et un référentiel obsolète peut entraîner une non-conformité. Notez la date de version sur le document.

Prenons l'exemple d'un organisme qui prépare au titre professionnel de secrétaire assistant(e), inscrit au RNCP. L'organisme remet à chaque apprenant, dès l'entrée en formation, un livret d'accueil contenant une fiche « Déroulement de l'évaluation ». Cette fiche décrit les deux épreuves : une mise en situation professionnelle (durée : 2 heures) et un entretien technique (45 minutes). Les dates des sessions sont communiquées avec un calendrier prévisionnel.

Quelques semaines avant l'examen, l'organisme transmet un email de confirmation d'inscription à la session du certificateur, accompagné de la copie de l'attestation d'inscription nominative. En parallèle, le référentiel d'évaluation du titre professionnel (version 2023) est remis en version papier, et l'apprenant signe un document attestant de sa réception.

Lors de l'audit, le responsable qualité sélectionne un dossier apprenant au hasard et présente les trois preuves : la fiche d'information signée, l'attestation d'inscription, et la copie du référentiel avec l'accusé de réception. La conformité est validée. L'auditeur peut aussi vérifier que tous les apprenants d'une même session disposent des mêmes documents.

Anticipez en constituant un dossier de preuves par certification. Pour chaque certification préparée, rassemblez les éléments suivants :

• Un modèle type de fiche d'information sur le déroulement de l'évaluation.
• Un justificatif d'inscription (modèle ou copie réelle pour un apprenant).
• Le référentiel d'évaluation en vigueur.

Veillez à ce que ces documents soient datés et, si possible, signés par l'apprenant. La traçabilité est la clé. 

Avec un logiciel comme Workbots, votre formation est construite à partir de la fiche RS ou RNCP récupérée depuis France Compétences. Vos apprenants travaillent sur les compétences réellement attendues le jour de l'examen. Les modalités d'évaluation, elles, restent à votre main : c'est à vous de les communiquer et d'en conserver la trace.

Réalisez un audit interne avant l'audit de certification. Choisissez un apprenant au hasard et vérifiez que les trois preuves sont disponibles et complètes. Corrigez les écarts éventuels. Cette préparation vous évitera des non-conformités.

L'indicateur 16 n'est pas un obstacle, mais une opportunité de montrer votre rigueur. Trois preuves simples suffisent : information, inscription, référentiel. En les préparant en amont, vous transformez une contrainte réglementaire en avantage concurrentiel.

Si vous souhaitez vérifier votre conformité sur cet indicateur ou sur d'autres, un échange de 30 minutes avec un expert peut vous aider à passer en revue votre organisation. Prenez rendez-vous via le bloc ci-dessous.