Ce que l'auditeur vérifie sous l'indicateur 13
L'indicateur 13 s'inscrit dans le critère 3 du référentiel national qualité : l'adaptation aux publics. Il ne concerne que les formations par alternance (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation). L'auditeur cherche à s'assurer que l'organisme de formation et l'entreprise d'accueil coordonnent leurs actions pour suivre le parcours de l'apprenant. Concrètement, il vérifie que :
- un dialogue régulier existe entre le référent pédagogique de l'organisme et le tuteur ou maître d'apprentissage en entreprise ;
- le suivi est individualisé et documenté ;
- les visites en entreprise (ou les échanges à distance équivalents) sont planifiées et réalisées.
La preuve ne consiste pas à montrer que tout s'est bien passé, mais à démontrer que les processus de coordination sont définis, appliqués et tracés. L'auditeur regarde la réalité du terrain, pas une documentation décorative.
Les pièces obligatoires : le socle minimal
Le référentiel indique clairement les documents impératifs. Les voici, avec leur forme attendue et leur fraîcheur.
1. Le carnet de suivi de l'apprenant (ou livret d'apprentissage numérique)
Qu'est-ce que c'est ? Un document individuel, actualisé tout au long de la formation, qui retrace les étapes clés : entrée en formation, évolutions des compétences, évaluations intermédiaires, difficultés repérées, solutions mises en place.
Fraîcheur attendue : Pour chaque apprenant, le carnet doit comporter au moins une entrée par mois ou par période de formation significative. S'il n'y a pas d'évnement particulier, une simple mention de suivi hebdomadaire suffit. L'auditeur vérifie que les dates sont cohérentes avec le calendrier de l'alternance.
Ce que l'auditeur y cherche : La tracçabilité des échanges entre l'organisme et l'entreprise. Idéalement, le carnet comporte des annotations du tuteur (visa, commentaires) et du référent pédagogique. S'il est uniquement rempli par l'organisme, cela affaiblit la preuve.
2. Les comptes rendus de visites en entreprise
Qu'est-ce que c'est ? Pour chaque période de présence en entreprise, l'organisme doit planifier une visite (physique ou à distance) et en rédiger un compte rendu signé par les deux parties (organisme et tuteur).
Fraîcheur attendue : Au moins une visite par trimestre ou par semestre selon la durée de la session, sauf si la réglementation sectorielle impose une fréquence spécifique. La date de la visite doit être antérieure à l'audit.
Ce que l'auditeur y cherche : Que la visite a bien eu lieu, que le contenu aborde le progrès de l'apprenant, ses difficultés, les éventuels ajustements pédagogiques, et que le tuteur a participé activement. Une simple fiche de présence sans commentaire est insufisante.
3. Le planning de coordination des visites
Qu'est-ce que c'est ? Un document prévisionnel qui liste les apprenants, les dates de visites prévues, le nom du tuteur et le référent de l'organisme. Il peut être intégré au tableau de bord de l'organisme.
Fraîcheur attendue : Le planning doit être élaboré au début de chaque période d'alternance et mis à jour en fonction des changements. L'auditeur compare les visites réalisées (comptes rendus) avec le planning initial.
Ce que l'auditeur y cherche : Une preuve de la planification et non de l'improvisation. Si le planning est postérieur aux comptes rendu, la démonstration est fragile.
4. Les échanges avec le tuteur (mail, SMS, appels tracés)
Qu'est-ce que c'est ? Toute communication entre l'organisme et le tuteur concernant le suivi de l'apprenant : échanges de documents, questions sur les compétences à acquérir, alertes sur une difficulté.
Fraîcheur attendue : Réguliers, au moins un échange mensuel en moyene. L'auditeur regarde la date et le sujet du message.
Ce que l'auditeur y cherche : Que la coorindation ne se limite pas à la visite triestrielle. Un échange court par mail ou messagerie instantanée prouve un lien maintenu. Attention : les appels téléphoniques non tracés (sans relevé ni compte rendu) ne sont pas recevables.
Les pièces recommandées qui renforcent la démonstration
Ces documents ne sont pas exigés par le texte réglementaire, mais leur présence rassure l'auditeur et montre une maturité des pratiques.
5. Le guide du tuteur ou la Charte de coordination
Un document remis à l'entreprise dès la signature du contrat, qui explique les rôles de chacun, les modalités de suivi, les outils utilisés. Il sert de référence en cas de litige et prouve que l'organisme a formalisé ses attentes.
6. L'évaluation du tutorat par l'apprenant
Un questionnaire anonyme (ou non) que l'apprenant remplit en fin de période pour évaluer la qualité de l'accompagnement en entreprise. L'auditeur y voit un indicateur de l'écoute des parties prenantes.
7. Le planning partagé (en ligne ou papier) avec accès tuteur
Un tableau Google Sheets ou un simple fichier Excel envoyé par mail, qui permet au tuteur de voir les dates d'évaluations, les vacances, les périodes de formation. Cela prouve une transparencee de l'organisation.
Un cas concret : comment le CFA Saint-Bernard a préparé son audit
Pour éviter les généralités, voici un exemple réel (mais anonymisé) d'un centre de formation d'apprentis qui a passé l'audité de surveillance en mars 2024. Son responsable qualité a suivi cette méthodologie.
- Étape 1 : inventaire des apprenants en alternance (15 apprentis). Pour chacun, il extrait le dossier numérique contenant le carnet de suivi.
- Étape 2 : vérification des dates. Il constate que 3 apprenants n'ont pas eu de visite depuis 5 mois. Il organise des visites de rattrapage (à distance) et les documente immédiatement.
- Étape 3 : extraction des mails. Il trie dans sa boîte les échanges avec les tuteurs pour n'en garder que ceux qui portent sur le suivi. Il imprime un échantillon de 5 échanges par apprenant.
- Étape 4 : création du planning de coordination sous forme de fichier Excel avec dates prévisionnelles et réalisées.
- Pièce oubliée récupérée : une charte du tuteur qui existait mais n'était pas signée par les entreprises. Il fait signer à posteriori (uniquement pour les tuteurs en cours de contrat, pas pour les anciens).
Résultat : l'auditeur a validé l'indicateur sans réserve grâce à la présence du planning partagé et des carnets de suivi numériques. Les visites de rattrapage (bien que récentes) ont été jugées acceptables car démontrant une réactivité.
Les trois pièces les plus souvent oubliées
Les auditeurs remontent fréquemment ces lacunes dans les rapports de non-conformité :
- Le suivi des périodes sans nouvelle : l'organisme a bien tracé les visites et les échanges, mais rien ne prouve que le silence du tuteur pendant deux mois a été relancé. Un rappel par mail (même sans réponse) est une preuve de diligence. La signature du tuteur sur les comptes rendus : beaucoup d'organimes utilisent une fiche de visite que le seul référent de l'organisme remplit et signe. L'auditeur attend au minimum un visa du tuteur, ou un échange mail confirmant le contenu.
- La date de mise à jour du carnet de suivi : les carnets sont souvent créés mais pas renseignés régulièrement. L'auditeur regarde la dernière modification : si elle date de six mois, le suivi est considéré comme inexistant pour cette période.
Comment Workbots facilite la coordination pour l'indicateur 13
À retenir : L'indicateur 13 ne pardonne pas l'absence de traçabilité. Si vous ne pouvez pas prouver une coordination régulière, même en cas de bonne relation de confiance avec l'entreprise, l'auditeur pourra relever une non-conformité. Anticipez en mettant en place un processus simple dès le début de chaque contrat.
Un logiciel comme Workbots ne remplacera pas ces échanges avec l'entreprise, mais il vous donne un dossier par apprenti où tous ses documents sont classés automatiquement. Vous y regroupez vos comptes rendus de visite et vos échanges avec le tuteur, et vous retrouvez l'ensemble des preuves d'un alternant à un seul endroit le jour de l'audit.
Un échange de trente minutes avec un expert Qualiopi peut vous aider à passer en revue votre dossier pour l'indicateur 13. Prenez rendez-vous via notre formulaire de contact.