Indicateur 10 Qualiopi : adaptation aux publics, les preuves pour l'audit

L'indicateur 10 appartient au critère 3 du référentiel national qualité. Il s'intitule « Adaptation de la prestation aux publics ». L'auditeur examine comment votre organisme prend en compte les caractéristiques individuelles des apprenants pour adapter le parcours de formation. Il ne s'agit pas seulement d'une formalité administrative : les preuves doivent montrer une personnalisation réelle, tracée tout au long de la prestation.

Les points de contrôle principaux sont :

• L'inscription modulaire : les modules de formation sont-ils choisis en fonction du profil de l'apprenant ?
• Les groupes de niveau : existe-t-il une répartition des apprenants selon leur niveau initial ou leurs objectifs ?
• Le référent pédagogique : une personne est-elle clairement identifiée pour suivre chaque apprenant ?
• Le livret de suivi : contient-il des traces des entretiens, des adaptations et des évaluations ?
• La traçabilité de l'accompagnement : les ajustements en cours de parcours sont-ils documentés ?

Chaque point fait l'objet d'une ou plusieurs pièces que nous listons ci-dessous.

Ces documents sont exigés par le référentiel. Leur absence entraîne une non-conformité. Pour chacun, précisez la forme (numérique ou papier), la fraîcheur attendue et l'objectif de l'auditeur.

Le livret de suivi individuel de l'apprenant

Forme : Le livret peut être tenu au format numérique ou papier. Dans les deux cas, il doit être signé par le référent pédagogique et par l'apprenant à chaque étape clé (entretien initial, point d'étape, fin de parcours).

Fraîcheur : Le livret est un document vivant. Il doit être actualisé tout au long de la formation, avec des dates lisibles. Un livret complété en une seule fois après la fin de la session est refusé par l'auditeur.

Ce que l'auditeur cherche : Il vérifie que les objectifs individuels sont fixés en fonction du profil, que des adaptations ont été mises en œuvre si nécessaire (rythme, supports, modalités), et que des entretiens réguliers ont eu lieu. Il regarde aussi l'adéquation entre les objectifs affichés et les évaluations finales.

La grille d'évaluation des prérequis et des acquis

Forme : Test de positionnement, questionnaire écrit, entretien individuel formalisé, ou outil numérique de positionnement. L'important est qu'il soit structuré et daté.

Fraîcheur : Cette évaluation doit être réalisée avant le début de la formation ou au plus tard lors de la première session. Pour les formations longues, une évaluation intermédiaire peut être utile.

Ce que l'auditeur cherche : Il compare le niveau initial de l'apprenant avec le parcours qui lui a été proposé. Il s'assure que les modules ou les groupes de niveau sont cohérents avec les résultats de l'évaluation. Un apprenant ayant des prérequis faibles doit bénéficier de modules de remise à niveau ou de soutien.

Le document nommant le référent pédagogique

Forme : Fiche de poste, contrat de travail, annexe au dossier apprenant, ou tout document officiel précisant le nom et la fonction de la personne référente. Une simple mention dans un mail peut suffire si elle est intégrée au dossier.

Fraîcheur : Le référent doit être désigné avant le début du parcours. En cas de changement en cours de formation, la nouvelle désignation doit être tracée.

Ce que l'auditeur cherche : Il vérifie que chaque apprenant a un interlocuteur unique pour le suivi pédagogique. Le référent peut être un formateur, un coordinateur ou un tuteur. L'auditeur s'assure que les missions de suivi sont bien définies.

Les traces des adaptations spécifiques

Forme : Courriels, comptes rendus d'entretien, fiches de liaison, avenants au contrat de formation, ou mentions dans le livret de suivi.

Fraîcheur : Chaque adaptation doit être datée au moment où elle a été décidée et mise en œuvre. Par exemple, un aménagement pour une personne en situation de handicap doit être précédé d'une analyse des besoins.

Ce que l'auditeur cherche : Il examine la réactivité de l'organisme. Les adaptations peuvent concerner le rythme, les supports (audio, grands caractères), les modalités d'évaluation, ou l'accessibilité des locaux. L'auditeur attend une traçabilité claire, pas seulement une déclaration orale.

Ces documents ne sont pas exigés par le texte du référentiel, mais leur présence renforce la démonstration de l'adaptation. Les auditeurs les apprécient particulièrement.

Le questionnaire de satisfaction spécifique à l'adaptation

Un questionnaire qui interroge l'apprenant sur la pertinence des adaptations proposées (rythme, contenu, accompagnement). Il prouve que l'organisme recueille le ressenti du public et ajuste ses pratiques.

Le tableau de bord des groupes de niveau

Un document de synthèse qui présente la répartition des apprenants par groupe, avec les critères retenus (niveau, objectif professionnel, contrainte horaire). Il montre une gestion organisée de l'hétérogénéité des publics.

Le plan de formation individualisé

Un document qui détaille le parcours personnalisé de l'apprenant : modules suivis, durée, objectifs intermédiaires, échéances. Il complète le livret de suivi et facilite la lecture de l'auditeur.

L'ensemble des pièces obligatoires et recommandées peut être synthétisé dans le tableau ci-dessous.

Prenons l'exemple du centre de formation d'apprentis Form'Avenir, qui accueille 200 apprenants répartis sur trois filières. Son responsable qualité a préparé l'audit de renouvellement de la certification Qualiopi. Voici comment il a constitué le dossier pour l'indicateur 10.

Étape 1 : il a extrait de son logiciel de gestion un échantillon de 20 livrets de suivi, couvrant tous les types de publics (alternants, demandeurs d'emploi, personnes en situation de handicap). Il a vérifié que chaque livret contenait un entretien initial daté, un objectif personnalisé, et au moins un point d'étape.

Étape 2 : il a rassemblé les grilles de positionnement pour les mêmes apprenants. Il a constaté que pour trois d'entre eux, les modules attribués ne correspondaient pas au niveau trouvé. Il a ajouté une note explicative justifiant l'écart (par exemple, un apprenant ayant un niveau élevé mais ayant choisi un module de consolidation à sa demande).

Étape 3 : il a listé les référents pédagogiques pour chaque filière, avec une fiche de poste pour chacun. Il a également préparé un organigramme montrant l'organisation du suivi.

Étape 4 : pour les apprenants en situation de handicap, il a réuni les courriels échangés avec le référent handicap, les fiches de liaison avec les formateurs, et les justificatifs des aménagements (temps supplémentaire, supports adaptés).

Résultat : l'auditeur a validé l'indicateur 10 sans réserve, soulignant la clarté de la traçabilité. L'élément clé a été la note justifiant les écarts entre positionnement et modules, car elle montrait une adaptation réelle plutôt qu'un simple alignement mécanique.

Cet exemple illustre l'importance de documenter pourquoi une adaptation a eu lieu, pas seulement le fait qu'elle a eu lieu.

L'expérience des audits montre que certains documents sont régulièrement absents ou incomplets. En voici la liste, pour que vous puissiez les vérifier avant le passage de l'auditeur.

• La signature sur le livret de suivi : beaucoup d'organismes oublient de faire signer l'apprenant ou le référent à chaque entretien. Sans signature, la trace perd sa valeur probante.
• La datation des adaptations : des aménagements sont décrits mais sans date, ce qui empêche l'auditeur de savoir s'ils ont été mis en œuvre en temps réel.
• Le référent non identifié formellement : le nom du référent est mentionné oralement ou dans un mail non archivé, mais aucun document officiel ne le désigne.
• L'absence de traçabilité pour les publics en difficulté : les apprenants qui rencontrent des difficultés (retard, absences, décrochage) doivent faire l'objet de mesures spécifiques, souvent non documentées.
• L'évaluation des prérequis non liée au parcours : l'auditeur trouve une grille de positionnement, mais ne voit pas comment elle a influencé le choix des modules ou du groupe de niveau.

Pour éviter ces oublis, nous vous conseillons de réaliser un auto-audit de l'indicateur 10 au moins un mois avant l'audit officiel. Une relecture croisée par un collègue peut révéler les manques.

Pour approfondir, consultez notre page dédiée à l'Indicateur 10, l'adaptation de la prestation aux publics et l'article déjà publié Indicateur 10 : l'adaptation de la prestation aux publics expliquée pour une vision d'ensemble. 

Avec un logiciel comme Workbots, le test de positionnement est passé en ligne avant l'entrée en formation, et son résultat est daté. Selon ce résultat, le formateur attribue à l'apprenant un module zéro, une mise à niveau qui ajuste son parcours avant le premier jour. Vous avez donc le lien que l'auditeur cherche entre le niveau évalué et le parcours suivi, avec sa date.

Un échange de 30 minutes avec un expert permet de passer en revue vos pièces et de sécuriser votre dossier avant l'audit.