Ce que l'habilitation vous permet de faire
L'habilitation FORPREV vous autorise à dispenser les formations du dispositif de démultiplication de l'INRS et de l'Assurance Maladie Risques professionnels, dont le SST.
Elle ouvre trois possibilités : dispenser ces formations en votre nom, enregistrer vos sessions sur la plateforme, et éditer les certificats de vos participants.
La procédure mobilise trois acteurs. Vous constituez le dossier. La CARSAT de votre région l'instruit et formule un avis. Une commission nationale d'habilitation prononce la décision.
Étape 1 : Sécuriser un formateur certifié
C'est le point de départ, et il commande votre calendrier.
Pourquoi commencer par là
La présence d'un formateur certifié dans le dispositif visé fait partie des conditions d'entrée de votre dossier. Vous devez en disposer au moment du dépôt.
Un organisme qui construit son calendrier en prévoyant de faire certifier son intervenant après l'obtention de l'habilitation devra recommencer sa démarche. Traitez donc ce point en premier, avant même de rassembler les autres pièces.
Vos deux options
Faire certifier un formateur de votre équipe. Cela suppose de l'inscrire à la formation de formateur correspondante, et d'intégrer cette durée à votre planning.
Recruter ou vous associer avec un formateur déjà certifié. La démarche est plus rapide, mais elle suppose de sécuriser son engagement dans la durée : votre habilitation repose sur sa présence.
Ce que produit cette étape : le justificatif de certification de votre formateur, pièce maîtresse de votre dossier.
Étape 2 : Vérifier votre situation administrative
Pendant que votre formateur se certifie, mettez à jour les éléments qui vous concernent.
Les points à contrôler
- Votre déclaration d'activité auprès de la DREETS, en cours de validité ;
- Vos statuts et éléments d'identité juridique à jour ;
- Votre historique d'activité en formation, qui démontre une pratique régulière ;
- Votre certification Qualiopi si vos formations sont financées sur fonds publics ou mutualisés.
Ces éléments existent déjà dans votre organisme. L'enjeu est de les rassembler et de vérifier qu'aucun n'est arrivé à échéance.
Ce que produit cette étape : un jeu de pièces administratives complet et daté.
Étape 3 : Constituer le dossier de demande
Cinq éléments structurent l'examen de votre demande.
- L'existence de l'organisme : déclaration d'activité, statuts, identité juridique.
- Une activité régulière en formation, démontrée par votre historique.
- Un formateur certifié dans le dispositif visé.
- L'expérience et la motivation de votre structure sur le champ de la prévention des risques.
- Un support de communication présentant votre offre.
Le point sur lequel les dossiers se distinguent
Les quatre premiers éléments sont factuels : vous les avez ou vous ne les avez pas.
Le cinquième, votre expérience et votre motivation, se rédige. C'est là que se joue la différence entre un dossier qui passe et un dossier qui suscite des demandes complémentaires.
Expliquez concrètement pourquoi ce dispositif s'inscrit dans votre activité : quels clients vous le demandent, quelles formations connexes vous dispensez déjà, comment il complète votre offre. Un propos ancré dans votre réalité vaut mieux qu'une déclaration d'intention générale.
Ce que produit cette étape : un dossier complet, prêt à déposer.
Étape 4 : Déposer la demande sur FORPREV
Le dépôt s'effectue directement sur la plateforme, qui héberge l'ensemble de la procédure.
Créez votre compte organisme, renseignez les informations demandées et joignez vos pièces justificatives. Vérifiez leur lisibilité avant de valider : une pièce illisible génère une demande complémentaire et allonge le délai.
Ce que produit cette étape : l'enregistrement de votre demande et son entrée dans le circuit d'instruction.
Étape 5 : Suivre l'instruction par la CARSAT
La CARSAT de votre région examine votre dossier et formule un avis à destination de la commission nationale.
Ce qu'elle vérifie
La complétude de votre dossier, la conformité de vos pièces, et la cohérence de votre projet avec le dispositif.
Elle peut vous solliciter pour des éléments complémentaires. Répondez rapidement : chaque jour d'attente de votre côté est un jour ajouté à votre délai total.
Le réflexe utile
Identifiez votre interlocuteur CARSAT dès le dépôt. Un contact établi facilite les échanges si une question se pose sur votre dossier, et vous permet de savoir où en est l'instruction.
Ce que produit cette étape : l'avis de la CARSAT, transmis à la commission nationale.
Étape 6 : Recevoir la décision d'habilitation
La commission nationale d'habilitation se prononce sur votre demande, au vu de l'avis de la CARSAT.
Sa décision vous est notifiée. Elle précise le périmètre de votre habilitation : le ou les dispositifs concernés, et les conditions applicables.
Le point de vigilance sur votre calendrier commercial
Attendez cette notification écrite avant d'annoncer la moindre date de session à vos clients.
C'est une discipline simple, et elle évite la situation la plus inconfortable qui soit : reporter une session déjà vendue parce que l'habilitation n'est pas arrivée.
Ce que produit cette étape : votre notification d'habilitation, à conserver dans vos preuves.
Étape 7 : Enregistrer vos sessions et éditer les certificats
Votre habilitation est active. Vos formations relevant du dispositif se gèrent désormais sur deux plans.
Dans FORPREV
Vous enregistrez vos sessions sur la plateforme, et c'est de là que sont édités les certificats de vos participants.
Dans votre organisation
Vous produisez vos conventions, convocations et feuilles d'émargement. Vous recueillez les signatures, vous facturez, et vous constituez les dossiers de financement de vos clients.
Cette répartition est stable : elle ne change pas d'une session à l'autre. Une fois intégrée, elle ne pose plus de difficulté.
Exemple concret : le calendrier d'un organisme
Prenons un organisme qui décide d'ajouter le SST à son catalogue en début d'année.
Premier temps. Il identifie parmi ses formateurs celui qui portera le dispositif, et l'inscrit à la formation de formateur correspondante. Cette étape conditionne tout le reste, il la lance immédiatement.
Deuxième temps. Pendant cette période, il rassemble ses pièces administratives et rédige la partie de son dossier consacrée à son expérience. Il s'appuie sur des demandes concrètes de clients pour justifier son projet.
Troisième temps. Le formateur certifié, il dépose sa demande sur FORPREV et identifie son interlocuteur CARSAT.
Quatrième temps. Une demande de précision arrive sur son support de communication. Il répond sous quarante-huit heures.
Cinquième temps. L'habilitation notifiée, il ouvre son calendrier commercial et programme ses premières sessions.
Ce que ce cas montre : le délai total dépend beaucoup plus de la date à laquelle le formateur est certifié que de la durée d'instruction. C'est le levier sur lequel vous avez la main.
Ce que l'auditeur Qualiopi regardera
Si vos formations sont financées, votre habilitation entre dans le champ de vos preuves.
L'auditeur vérifiera que vous détenez la notification, que vos intervenants sont qualifiés pour le dispositif, et que votre offre publiée correspond à ce que vous êtes autorisé à dispenser.
Il examinera également vos preuves de réalisation habituelles : émargements par demi-journée, évaluations, cohérence entre vos conventions et le déroulé réel.
Pour approfondir ces points, consultez notre article Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?.
Organiser la partie qui vous revient
La plateforme couvre l'habilitation, l'enregistrement des sessions et les certificats. Le reste relève de votre organisation, et c'est là que se concentre le travail administratif récurrent.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette part.
La base Intervenants conserve les CV, qualifications et dates de validité de vos formateurs. Sur un dispositif où la certification de votre intervenant conditionne votre habilitation, disposer de ces pièces à jour et retrouvables vous évite de les rechercher dans l'urgence.
La génération automatique des documents de session produit conventions, convocations et feuilles d'émargement à partir d'une saisie unique, aux modèles de votre organisme.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, constitue la preuve que vos financeurs comme votre auditeur demanderont. C'est aussi la seule qui ne se reconstitue pas après coup.
Si vous souhaitez faire le point sur l'organisation de vos sessions et le suivi de vos intervenants, un échange de trente minutes peut vous y aider.