Qu'est-ce que la DREETS ?
La DREETS est la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités. Placée sous l'autorité du préfet de région, elle réunit depuis 2021 les missions de l'ancienne DIRECCTE et une partie de celles des services de cohésion sociale.
Pour un organisme de formation, un service la concerne particulièrement : le service régional de contrôle de la formation professionnelle. C'est lui qui enregistre votre déclaration d'activité et qui mène les contrôles.
Ce qu'elle fait pour vous
Elle instruit votre déclaration d'activité et vous délivre votre récépissé portant votre numéro d'enregistrement.
Elle reçoit votre bilan pédagogique et financier chaque année.
Elle enregistre vos changements de situation : raison sociale, dirigeant, catégories d'actions, cessation.
Ce qu'elle fait sur vous
Elle contrôle la réalité et la régularité de vos actions de formation, sur pièces ou sur place.
Elle peut sanctionner les manquements constatés, jusqu'à la caducité de votre enregistrement.
Le changement de nom
En Île-de-France, la structure équivalente s'appelle DRIEETS, avec un I supplémentaire. Outre-mer, ce sont les DEETS. Les missions sont les mêmes.
Ce qu'elle contrôle, et ce qu'elle ne contrôle pas
Voici la confusion la plus répandue, et elle a des conséquences pratiques.
| Ce qui est examiné | La DREETS | Votre certificateur |
|---|---|---|
| Ce qu'il vérifie | Le respect de la réglementation | Le respect du référentiel qualité |
| Sur quel fondement | Le code du travail | Les trente-deux indicateurs |
| Ce qu'il peut exiger | Le remboursement de sommes au Trésor | Des actions correctives |
| Quand il intervient | Sans prévenir, ou sur signalement | Selon un cycle de trois ans |
Ce que cela change pour vous
Votre certification Qualiopi ne vous protège pas d'un contrôle de la DREETS, et un audit réussi ne préjuge en rien de son issue.
Ce sont deux régimes distincts, avec des logiques différentes. L'un porte sur vos processus qualité, l'autre sur la légalité de votre activité et l'emploi des fonds.
Le point qui surprend : un contrôle de la DREETS peut aboutir à une décision de rejet de dépenses. Les sommes concernées doivent alors être reversées au Trésor public. Un audit qualité, lui, n'entraîne aucune conséquence financière directe.
Qui peut être contrôlé ?
Tous les prestataires déclarés
Organismes de formation, centres de formation d'apprentis, prestataires de bilans de compétences et d'accompagnement à la validation des acquis.
Le statut juridique ne change rien : association, société, entreprise individuelle, service interne d'une entreprise.
Les organismes non déclarés également
Une structure qui dispense des formations sans avoir déclaré son activité entre dans le champ du contrôle. L'absence de déclaration constitue elle-même un manquement.
Ce qui déclenche un contrôle
Une programmation établie par le service, selon ses priorités annuelles.
Un signalement : plainte d'un stagiaire, alerte d'un financeur, anomalie relevée par un opérateur de compétences.
Une incohérence détectée dans vos déclarations, notamment sur votre bilan annuel.
Que vérifie un contrôle ?
La réalité de vos actions
Les formations facturées ont-elles réellement eu lieu, avec les personnes et les durées annoncées ?
Vos feuilles d'émargement sont la pièce centrale de cette vérification.
La conformité de vos documents
Conventions, contrats, programmes, attestations : leur contenu correspond-il aux mentions exigées par le code du travail ?
La régularité de vos dépenses
Les sommes reçues au titre de la formation professionnelle ont-elles été employées conformément à leur objet ?
La cohérence de vos déclarations
Votre bilan pédagogique et financier concorde-t-il avec votre comptabilité et vos documents de session ?
Votre information du public
Ce que vous annoncez publiquement correspond-il à ce que vous délivrez réellement ?
Exemple concret : un contrôle sur place
Prenons un organisme de formation qui reçoit un avis de contrôle.
L'annonce
Un courrier recommandé précise la période contrôlée, les documents à tenir à disposition, et la date de l'intervention.
L'organisme rassemble ses pièces : programmes, conventions, feuilles d'émargement, attestations, factures, bilans annuels.
La visite
Les agents examinent les documents et vérifient leur concordance. Ils s'intéressent particulièrement au rapprochement entre les heures émargées, les heures facturées et les heures déclarées.
Ils interrogent le responsable sur l'organisation des sessions et le suivi des stagiaires.
Ce qu'ils relèvent
Sur une session, les feuilles d'émargement ne portent pas la signature du formateur. Sur une autre, le volume facturé dépasse le volume émargé.
La suite
Un rapport est adressé à l'organisme, qui dispose d'un délai pour présenter ses observations.
Selon la gravité des constats, la procédure peut aboutir à une simple régularisation, ou à une décision de rejet des dépenses concernées.
Ce que cet exemple montre
Le contrôle porte sur des faits vérifiables, pas sur des intentions. Une feuille incomplète ne se rattrape pas au moment du contrôle.
Quelles sanctions possibles ?
Le rejet de dépenses
Les sommes correspondant aux actions jugées non conformes doivent être reversées au Trésor public.
C'est la conséquence la plus fréquente, et la plus lourde financièrement.
La caducité de votre enregistrement
Votre numéro de déclaration peut être déclaré caduc, notamment en cas de bilan non transmis ou d'absence prolongée d'activité.
L'annulation de votre déclaration
Dans les situations les plus graves, votre enregistrement peut être annulé. Vous ne pouvez plus exercer d'activité de formation professionnelle.
Les suites judiciaires
Les constats de fraude peuvent être transmis au procureur de la République.
Comment vous y préparer
Tenir vos preuves au fil de l'eau
Le contrôle porte sur une période écoulée. Vos émargements, vos conventions et vos attestations doivent être complets au moment où vous les produisez, pas reconstitués ensuite.
Classer par apprenant
Le contrôle procède par échantillonnage : une session, puis un participant, puis son parcours complet.
Un dossier individuel prêt vous évite des heures de recherche.
Vérifier vos concordances
Heures émargées, heures facturées, heures déclarées dans votre bilan. Ces trois chiffres doivent coïncider sur chaque session.
C'est le premier rapprochement que les agents opèrent.
Déposer votre bilan chaque année
Son absence est la cause la plus fréquente de caducité, et elle attire l'attention sur votre dossier.
Les erreurs à éviter
- Croire que Qualiopi vous protège. Les deux régimes sont indépendants.
- Reconstituer des documents. Un émargement refait après coup se repère et aggrave le constat.
- Négliger votre bilan annuel. Il conditionne votre enregistrement.
- Facturer plus que l'émargé. L'écart est le premier point vérifié.
- Classer par type de document. Le contrôle suit le parcours d'une personne.
Ce qu'il faut retenir
- La DREETS enregistre votre déclaration d'activité et reçoit votre bilan.
- Son service régional de contrôle vérifie vos actions et vos dépenses.
- Elle contrôle la réglementation, pas le référentiel qualité.
- Votre certification ne vous protège pas d'un contrôle.
- Un rejet de dépenses entraîne un reversement au Trésor public.
- Le rapprochement émargé, facturé, déclaré est vérifié en premier.
Tenir des preuves qui résistent à un contrôle
Un contrôle porte sur une période écoulée, parfois plusieurs années. Ce qui compte n'est donc pas ce que vous saurez expliquer le jour venu, mais ce que vos documents établissent d'eux-mêmes, session après session.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette exigence.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, produit vos preuves de présence au moment où elles se constituent. Le formateur signe en dernier, et l'horodatage ne se retouche pas.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Les volumes horaires venant de la même source, le rapprochement entre vos documents est acquis par construction.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque participant dès la création de la session. C'est exactement le chemin que suivront les agents lors d'un contrôle par échantillonnage.
S'y ajoute le module BPF, qui génère le CERFA 10443 avec ses sections pré-remplies depuis vos données. Sessions, apprenants, heures et chiffre d'affaires s'y reportent directement, ce qui assure la cohérence entre votre bilan et vos documents de session.
Un échange de trente minutes permet de faire le point sur votre organisation documentaire.