Qu'est-ce que la DARES ?
La DARES est la Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques du ministère du Travail.
C'est un service statistique ministériel. Sa mission : produire des analyses et des données chiffrées sur l'emploi, le marché du travail et la formation professionnelle.
Ce qu'elle fait de vos données
Elle exploite les informations collectées par les services du ministère pour établir des statistiques nationales : nombre d'organismes en activité, volumes de stagiaires et d'heures, répartition des financements, évolution du secteur.
Ces publications sont accessibles à tous. Elles servent aux pouvoirs publics pour piloter les politiques de formation, et peuvent vous servir à situer votre activité dans votre secteur.
Ce qu'elle ne fait pas
Elle ne certifie rien, ne contrôle aucun organisme, et ne reçoit aucune déclaration de votre part directement.
C'est le point qui génère le plus de confusion, et il vaut la peine d'être clarifié.
Ce que vous déclarez réellement
Votre obligation déclarative annuelle porte un nom précis : le Bilan pédagogique et financier, couramment appelé BPF.
Le circuit réel
Vous transmettez votre BPF à votre DREETS, la direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités de votre région.
Ces services agrègent les données, et la DARES les exploite ensuite pour ses publications.
Vous n'avez donc jamais la DARES comme interlocuteur. Votre interlocuteur, c'est votre DREETS.
La distinction à retenir : le BPF est votre obligation, la DREETS votre interlocuteur, la DARES l'utilisateur final des données. Chercher un portail de déclaration DARES vous fera perdre du temps.
Qui doit déposer un BPF ?
Tout prestataire disposant d'un numéro de déclaration d'activité et ayant réalisé des actions au cours de l'exercice.
- Les organismes de formation déclarés
- Les centres de formation d'apprentis
- Les formateurs indépendants disposant d'un numéro de déclaration
- Les établissements publics et privés dispensant de la formation professionnelle
Le point qui surprend
L'obligation existe même en cas d'activité nulle sur l'exercice. Vous déposez alors un bilan à zéro.
Un organisme qui ne dépose rien pendant plusieurs exercices s'expose à la caducité de sa déclaration d'activité. C'est une situation réversible, mais qui demande de tout reprendre.
Le cas des CFA
Les centres de formation d'apprentis déposent également un BPF, et leurs obligations déclaratives comportent des éléments propres à l'apprentissage.
Renseignez-vous auprès de votre DREETS sur les formulaires applicables à votre situation.
Ce que contient le bilan
Le BPF se dépose au moyen du CERFA 10443, dont le numéro de version évolue. Vérifiez celui en vigueur pour l'exercice concerné.
Les grandes catégories de données
L'identification de votre organisme : raison sociale, numéro SIRET, numéro de déclaration d'activité, forme juridique, représentant légal.
Les produits : votre chiffre d'affaires réparti par origine de financement, entreprises, organismes financeurs, pouvoirs publics, particuliers.
Les charges : vos dépenses liées à l'activité de formation.
Les stagiaires : le nombre de personnes formées, réparties par catégorie.
Les heures : le volume d'heures de formation dispensées, et les heures stagiaires.
La règle qui gouverne tout le reste
Ces chiffres doivent correspondre à vos autres documents : émargements, attestations, factures, comptabilité.
C'est le point de vigilance essentiel, et c'est aussi ce qu'un contrôle vérifiera.
Cas concret : la préparation d'un bilan annuel
Prenons un organisme d'une dizaine d'intervenants, qui forme quelques centaines de personnes par an en inter et en intra.
La collecte
Le responsable rassemble les données de l'exercice : nombre de stagiaires, volumes horaires par session, chiffre d'affaires par type de financeur.
Cette étape prend d'autant plus de temps que les informations sont dispersées entre plusieurs outils.
Le point de contrôle décisif
Avant de saisir quoi que ce soit, il vérifie la concordance entre trois sources : ses feuilles d'émargement, ses attestations délivrées et sa facturation.
Un écart entre ces trois données signale une erreur quelque part, et il vaut mieux la trouver maintenant.
La saisie
Il complète le formulaire section par section, en veillant à ce que les totaux se recoupent.
La comparaison avec l'exercice précédent
Il confronte ses chiffres à ceux de l'an passé. Une variation importante n'est pas un problème en soi, mais elle doit s'expliquer : nouvelle activité, perte d'un gros client, changement de modalité.
Un écart inexpliqué attire l'attention, en contrôle comme en audit.
La transmission et la conservation
Il dépose le bilan avant la date limite, et conserve l'accusé de réception avec les éléments ayant servi à le construire.
Le lien avec votre certification
Aucun indicateur du référentiel ne porte sur le BPF lui-même. Mais ce document entre indirectement dans le champ de l'audit.
Ce que l'auditeur peut faire
Confronter vos chiffres déclarés à vos preuves de réalisation.
Si votre bilan annonce un volume horaire que vos émargements ne permettent pas de justifier, l'écart interroge. Non pas sur le bilan, mais sur la fiabilité de votre suivi.
Ce qui se vérifie facilement
Le nombre de stagiaires déclarés face à vos listes nominatives.
Le volume horaire face à vos feuilles d'émargement.
Le chiffre d'affaires par financeur face à vos factures.
Ces trois vérifications sont à votre portée avant l'audit, et elles vous évitent d'être pris au dépourvu.
Ce qu'il faut retenir
- La DARES produit des statistiques, elle ne reçoit pas vos déclarations.
- Votre obligation annuelle est le Bilan pédagogique et financier.
- Il se transmet à votre DREETS, au moyen du CERFA 10443.
- L'obligation existe même sans activité : vous déposez un bilan à zéro.
- Vos chiffres doivent concorder avec vos émargements, attestations et factures.
- Un écart inexpliqué avec l'exercice précédent attire l'attention.
Construire le bilan sans le reconstituer
La difficulté du BPF ne tient pas au formulaire, mais à la collecte : retrouver, en fin d'exercice, des données dispersées sur douze mois.
Trois fonctions de Workbots traitent ce point.
Le module BPF génère le CERFA 10443 avec ses huit sections pré-remplies à partir des données de la plateforme. Sessions, apprenants, heures de formation et chiffre d'affaires se reportent directement, les totaux se calculent au fil de l'eau, et des alertes signalent les données manquantes comme la forme juridique ou le code NAF. Vous choisissez l'exercice, vous vérifiez, vous exportez.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée, alimente le volume horaire réel. La concordance entre heures déclarées et heures émargées est acquise, puisqu'elles proviennent de la même source.
La base Financeurs relie chaque dossier à son circuit de financement, ce qui donne directement la répartition du chiffre d'affaires par origine, section la plus fastidieuse à reconstituer à la main.
Un échange de trente minutes permet d'examiner votre organisation actuelle et de voir combien de temps ce bilan vous coûte chaque année.