Combien d'indicateurs devez-vous couvrir ?
Le référentiel national qualité compte sept critères et trente-deux indicateurs. Tous ne s'appliquent pas à tous les organismes.
Certains dépendent de vos catégories d'actions : formation, bilan de compétences, validation des acquis, apprentissage. D'autres ne concernent que les organismes qui sous-traitent, ou ceux qui préparent à une certification.
Où vérifier ce qui vous concerne
Dans le guide de lecture du référentiel. Il précise pour chaque indicateur les catégories concernées, le niveau attendu et les preuves recevables.
C'est votre document de travail principal, davantage que le référentiel lui-même.
Les indicateurs non applicables
Préparez une note écrite expliquant pourquoi ils ne vous concernent pas. Elle évite à votre auditeur de chercher une pièce qui n'a pas lieu d'être.
Comment votre auditeur procède
Par échantillonnage. Il choisit une session dans votre activité récente, puis un participant, et demande son parcours complet.
Il n'examine donc pas tous vos dossiers, mais quelques-uns en profondeur.
Ce que cela commande
Deux logiques de classement.
Par apprenant, pour tout ce qui concerne un parcours : convention, convocation, émargements, évaluations, attestation.
Par indicateur, pour vos preuves transversales : veille, réclamations, qualifications, partenariats, procédures.
Ce qui pèse le plus lourd : un dossier incomplet sur une session prise au hasard. L'auditeur en déduit que votre organisation ne produit pas systématiquement ce qu'elle devrait, ce qui affecte sa lecture de l'ensemble.
Les preuves liées à votre offre
Vos supports d'information
Site internet, catalogue, fiches de formation, plaquettes. Ils doivent préciser objectifs, prérequis, durée, modalités, tarifs, délais d'accès et conditions d'accessibilité.
Fraîcheur : la version en ligne au moment de l'audit.
Ce que l'auditeur cherche : la concordance avec vos documents contractuels. Il peut confronter votre site à une convention signée.
Vos résultats publiés
Taux de satisfaction, taux de réussite aux certifications, et autres indicateurs selon vos prestations.
Ce que l'auditeur cherche : qu'ils soient à jour et cohérents avec vos données internes.
Vos programmes
Détaillés par séquence, avec une date de version. Un programme sans date de mise à jour interroge.
Les preuves liées au parcours
Votre analyse du besoin
Questionnaire de positionnement, entretien préalable, analyse de la demande du financeur.
Ce que l'auditeur cherche : une démarche réelle, pas un formulaire jamais exploité. Que montre son résultat sur votre adaptation ?
Vos documents contractuels
Convention pour une entreprise, contrat de formation pour un particulier, avec les mentions exigées par le code du travail.
Fraîcheur : antérieurs au démarrage de la session.
Vos documents d'accueil
Règlement intérieur et livret d'accueil, remis quelle que soit la modalité de formation.
Ce que l'auditeur cherche : la trace de leur remise, pas seulement leur existence.
Vos preuves de réalisation
Feuilles d'émargement signées par demi-journée, par le participant et par le formateur, pour le présentiel et les classes virtuelles. Traces de plateforme pour les séquences en autonomie.
Ce que l'auditeur cherche : la continuité des signatures, l'absence de cases vides non expliquées, et la concordance avec les volumes facturés.
Vos évaluations
Évaluation des acquis en fin de parcours, évaluation de satisfaction à chaud, et à froid selon vos prestations.
Ce que l'auditeur cherche : qu'elles mesurent les objectifs annoncés, et surtout ce que vous en avez tiré.
Votre attestation de fin de formation
Remise à chaque participant, avec les mentions attendues.
Les preuves liées à vos moyens
Vos intervenants
Curriculum vitae, diplômes, attestations d'expérience pour chaque personne qui anime.
Ce que l'auditeur cherche : l'adéquation entre les compétences présentées et le contenu réellement animé. Un excellent formateur sur un sujet ne l'est pas nécessairement sur un autre.
Leur lien avec votre organisme
Contrat de travail, contrat de prestation ou convention d'intervention. Cette pièce manque souvent pour les intervenants occasionnels.
Le développement de leurs compétences
Formations suivies, échanges de pratiques, participation à des événements professionnels.
Leurs qualifications initiales sont généralement documentées, leur actualisation rarement.
Vos moyens matériels
Description de vos salles, équipements, plateformes. Pour le distanciel, les moyens d'accompagnement mobilisés.
Vos sous-traitants
Si vous en avez : critères de sélection, contrats, justificatifs de qualification, traces de votre suivi.
Les preuves liées à votre environnement
Vos veilles
Trois veilles distinctes : légale et réglementaire, évolution des métiers et des compétences, innovation pédagogique et technologique.
Ce que l'auditeur cherche : leur exploitation. Quelle information avez-vous intégrée, et où cela se voit-il ?
Votre réseau handicap
Référent identifié et formé, annuaire de partenaires sur votre territoire, traces d'échanges avec eux.
Ajoutez un ou deux exemples d'adaptation réellement mise en œuvre, s'ils existent.
Vos partenariats
Entreprises, prescripteurs, financeurs, acteurs de l'emploi de votre secteur.
Les preuves liées à votre amélioration
Votre recueil d'appréciations
Auprès des apprenants, mais aussi des entreprises clientes, des financeurs et de vos intervenants.
Votre traitement des réclamations
Une procédure écrite décrivant le circuit de réception, le délai de réponse et l'archivage. Un registre montrant le traitement de chaque réclamation reçue.
Ce que l'auditeur cherche : l'existence du dispositif, même si vous n'avez reçu aucune réclamation. Une adresse de messagerie générique ne constitue pas une procédure.
Votre plan d'amélioration
Les actions engagées, leurs responsables, leurs échéances, leur état d'avancement.
Ce que l'auditeur cherche : un document vivant, avec des actions closes et d'autres en cours.
Ce que l'auditeur vérifie au-delà des pièces
Voici ce qui distingue un dossier solide d'une collection de documents.
La cohérence entre vos documents
Le nom de l'intervenant sur le programme correspond-il à celui qui a signé l'émargement ? Les volumes horaires concordent-ils entre votre convention, vos émargements et votre facture ?
Une incohérence sur un point mineur suffit à interroger l'ensemble.
La fraîcheur de vos procédures
Une procédure non révisée depuis plusieurs années est présumée obsolète. Datez vos versions et prévoyez une revue périodique.
L'accessibilité en temps réel
Si vous présentez des captures d'écran, l'auditeur peut demander à voir le système en direct. Préparez un accès.
L'exploitation, pas seulement la collecte
C'est le point qui revient le plus souvent. Recueillir des évaluations, tenir une veille, désigner un référent : aucune de ces actions ne démontre quoi que ce soit si rien ne trace ce que vous en avez fait.
Les cinq pièces les plus souvent manquantes
- L'exploitation de la veille. Un tableau reliant une information à une action suffit.
- Le registre des réclamations. Souvent absent au motif qu'aucune n'a été reçue.
- Le lien contractuel avec les intervenants occasionnels. Le curriculum vitae existe, le contrat non.
- Les traces d'échanges avec le réseau handicap. L'annuaire existe, son activation non.
- La date de mise à jour des programmes. Identiques depuis des années, sans version datée.
Comment organiser votre dossier
La fiche de correspondance
Un tableau indiquant, pour chaque indicateur applicable, où se trouve la preuve correspondante.
Elle fait gagner un temps considérable et démontre votre maîtrise du référentiel.
Le nommage de vos fichiers
Un nom qui porte l'indicateur, l'objet et la date. Évitez les intitulés génériques, qui obligent à ouvrir chaque fichier.
La vérification de la veille
La veille de l'audit, parcourez votre fiche de correspondance ligne par ligne. Chaque indicateur applicable doit renvoyer à une pièce identifiée.
Ce qu'il faut retenir
- Le référentiel compte trente-deux indicateurs, pas seize.
- Le guide de lecture dit lesquels vous concernent et ce qui est attendu.
- L'auditeur procède par échantillonnage : une session, un participant, son parcours.
- Classez par apprenant et par indicateur, les deux sont utiles.
- La cohérence entre vos documents compte autant que leur existence.
- Une collecte sans exploitation ne démontre rien.
Constituer vos preuves au fil des sessions
Le jour de l'audit, ce qui compte n'est pas ce que vous saurez expliquer, mais ce que vos documents établissent d'eux-mêmes. Et ces documents se constituent session après session, pas la semaine précédente.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette contrainte.
L'auditeur IA Qualiopi analyse vos preuves indicateur par indicateur et affiche votre score de conformité, avec le détail par critère. Il identifie les actions prioritaires classées par sévérité et propose des questions types d'auditeur pour préparer vos réponses.
Le classement automatique par apprenant constitue le dossier individuel de chaque participant dès la création de la session, exactement selon le chemin que suivra votre auditeur.
Les outils qualité couvrent les dispositifs les plus souvent absents : registre des réclamations avec suivi des statuts, plan d'amélioration continue avec responsables et échéances, veille classée en quatre thématiques avec un onglet dédié à son exploitation, et annuaire des ressources handicap par département.
S'y ajoutent la base Intervenants, qui conserve curriculum vitae, qualifications et dates de validité, et les procédures qualité auto-générées, versionnées et reliées aux indicateurs concernés.
Pour approfondir, consultez nos articles Auditeur Qualiopi : la marche à suivre, étape par étape et Formation Qualiopi : la marche à suivre, étape par étape, ainsi que la rubrique Les documents et les preuves.
Un échange de trente minutes permet de faire le point sur votre niveau de préparation.