Indicateur 26, le réseau handicap : quelles preuves fournir à l'auditeur ?

L'indicateur 26 du critère 6 vérifie que votre organisme « identifie et mobilise les acteurs du territoire contribuant à la prise en compte des personnes en situation de handicap ». Concrètement, l'auditeur veut voir que vous ne travaillez pas seuls, que vous savez orienter un apprenant vers le bon interlocuteur et que vous entretenez une relation active avec les structures spécialisées.

Les trois acteurs cités dans le référentiel sont l'Agefiph, Cap emploi et la MDPH. D'autres partenaires locaux peuvent s'y ajouter (centres de réadaptation, associations spécialisées, missions handicap des OPCO). L'important est de prouver que vous les connaissez et que vous avez un lien opérationnel avec eux.

La liste des partenaires identifiés sur le territoire

Cette liste est le socle de l'indicateur. Elle doit être écrite, datée et mise à jour. L'auditeur y cherche la preuve que vous avez fait un travail de repérage des acteurs compétents.

• Forme : un document interne, un tableau, une fiche répertoire. L'essentiel est qu'il soit lisible et structuré (nom de la structure, adresse, numéro de téléphone, email, personne contact si possible).
• Fraîcheur : daté de l'année en cours ou de l'année précédente. Une liste vieille de trois ans est considérée comme obsolète.
• Ce que l'auditeur y cherche : la démonstration que vous avez identifié au moins les trois acteurs nationaux (Agefiph, Cap emploi, MDPH) et, selon votre territoire, des acteurs locaux complémentaires.

Les échanges écrits avec les partenaires

L'auditeur veut voir des traces de votre activité de mise en relation. Il ne s'agit pas de produire un dossier complet pour chaque apprenant, mais de montrer que vous savez contacter ces structures quand c'est nécessaire.

• Forme : des emails, des comptes rendus de réunion, des courriers, des formulaires de saisine remplis. Une fiche de liaison interne signée par le partenaire peut également fonctionner.
• Fraîcheur : au moins un échange datant de moins d'un an. Si vous n'avez eu aucun échange récent, l'auditeur estimera que vous ne mobilisez pas vos partenaires.
• Ce que l'auditeur y cherche : des preuves de communication réelle (demande d'information, orientation d'un apprenant, participation à une réunion d'échange). Un seul échange de courtoisie ou une relance publicitaire ne suffisent pas.

Le processus d'orientation et d'adaptation

Au-delà des contacts, l'auditeur veut comprendre comment vous utilisez vos partenaires pour adapter les parcours. Cette pièce est souvent la plus délicate à produire.

• Forme : une procédure écrite (interne) décrivant les étapes : repérage d'un besoin, contact avec le partenaire, suivi de l'adaptation, retour d'expérience. Elle peut être complétée par un ou deux cas concrets (anonymisés).
• Fraîcheur : à jour de la dernière version de votre organisation. Si vous avez changé de référent handicap ou de procédure, l'auditeur doit voir la version actuelle.
• Ce que l'auditeur y cherche : la preuve que vous avez un circuit organisé, que vous ne faites pas du cas par cas sans méthode. L'existence d'un référent handicap clairement identifié dans votre organisme renforce cette démonstration.

Les conventions de partenariat ou lettres d'engagement

Si vous avez signé une convention avec Cap emploi ou une MDPH de votre secteur, produisez-la. Même une lettre d'intention de collaboration est valorisée.

• Forme : document signé par les deux parties, daté et mentionnant les objectifs de la collaboration.
• Fraîcheur : idéalement renouvelée tous les deux ou trois ans. Une convention de 2018 sans avenu est fragile.
• Ce que l'auditeur y cherche : un engagement formel, qui dépasse la simple liste de contacts. C'est un point fort si vous l'avez.

Les traces de participation à des actions collectives

Avoir assisté à une réunion du réseau handicap local, à un webinaire de l'Agefiph ou à une journée d'échange organisée par votre OPCO est un signal fort.

• Forme : attestation de présence, compte rendu de réunion, capture d'écran d'invitation avec votre nom.
• Fraîcheur : dans les douze derniers mois.
• Ce que l'auditeur y cherche : une dynamique d'actualisation des connaissances. Cela montre que votre organisme ne se contente pas d'une liste figée.

Les fiches de liaison ou formulaires de demande d'adaptation

Quand vous orientez un apprenant vers Cap emploi ou que vous demandez un aménagement à la MDPH, vous remplissez généralement un formulaire. Conservez-en une copie anonymisée.

• Forme : formulaire vierge ou rempli (anonymisé). L'auditeur veut voir le modèle utilisé.
• Fraîcheur : formulaire vierge à jour (version en vigueur). Si vous utilisez un formulaire obsolète, il faut le justifier.
• Ce que l'auditeur y cherche : la matérialité de la procédure. Un formulaire prouve que vous avez une démarche structurée de saisine.

L'expérience des audits montre des lacunes récurrentes. Voici les trois oublis les plus fréquents.

1. La preuve que la liste des partenaires est diffusée en interne. Beaucoup d'organismes ont une liste sur le bureau du référent handicap, mais ne peuvent pas prouver que les formateurs et les responsables de session la connaissent. Joignez un email de diffusion, un extrait d'intranet ou une fiche remise lors de l'accueil des nouveaux formateurs.
2. Un échange récent avec un partenaire autre que l'Agefiph. L'Agefiph est souvent le partenaire le plus sollicité par les organismes. L'auditeur attend aussi des traces avec Cap emploi et la MDPH. Si vous n'avez eu aucun contact avec la MDPH depuis deux ans, cela affaiblit votre démonstration.
3. Le lien entre la liste des partenaires et un besoin réel d'apprenant. Il est fréquent de produire une longue liste de partenaires sans pouvoir montrer qu'un seul apprenant a été orienté ou que l'organisme a adapté un parcours grâce à l'un d'eux. Un seul exemple concret, même simple, vaut mieux qu'une liste de vingt structures sans usage.

Prenons l'exemple d'un organisme de formation aux métiers du bâtiment qui forme 80 apprenants par an, dont 5 à 10 en situation de handicap déclarée.

Étape 1 : le référent handicap télécharge la liste des contacts de l'Agefiph de la région et de la MDPH du département. Il ajoute Cap emploi local (nom du conseiller, email, téléphone). Il date la liste et la diffuse par email à l'équipe pédagogique (copie de l'email conservée).

Étape 2 : en début d'année, il contacte par mail le conseiller Cap emploi pour lui signaler qu'un apprenant a besoin d'un aménagement de poste (siège adapté). Il reçoit une réponse avec un devis d'ergothérapeute. Il conserve les deux messages.

Étape 3 : il participe à une réunion du réseau handicap organisée par l'OPCO de la branche, en juin. Il en conserve l'attestation et le compte rendu.

Étape 4 : à l'audit, il présente : la liste datée et diffusée, l'échange email avec Cap emploi, l'attestation de participation, et une fiche de liaison interne décrivant le circuit d'orientation (de l'apprenant au référent, du référent au partenaire).

L'indicateur 26 n'est pas un point de contrôle ponctuel. Il demande une vigilance continue tout au long de la certification (3 ans pour Qualiopi).

• Planifiez une revue annuelle de votre liste de partenaires (en janvier ou en septembre). Mettez à jour les contacts (changement de conseiller, nouvelle adresse).
• Conservez tous les échanges écrits dans un dossier dédié, classé par année. Un simple dossier email ou un cloud partagé suffit.
• Identifiez un référent handicap unique, même si votre organisme est petit. Son nom doit figurer sur les documents.
• Participez à au moins une action collective par an (webinaire, réunion de réseau, journée de l'Agefiph). Conservez la trace.

Avec un logiciel comme Workbots, votre annuaire du réseau handicap est déjà en place : Agefiph, Ressource Handicap Formation, MDPH, Cap emploi par département. Vous y ajoutez les structures avec lesquelles vous collaborez vraiment, et la liste reste accessible à toute votre équipe, ce qui règle la question de la diffusion interne.

La veille sur le handicap et l'accessibilité se génère par ailleurs automatiquement, avec un assistant IA pour analyser les articles et un onglet Exploitation pour transformer chaque information retenue en action, preuves à l'appui.

Si vous suivez ces étapes, l'indicateur 26 ne sera pas une difficulté à l'audit. Pour un accompagnement plus personnalisé sur la constitution de votre dossier Qualiopi, un échange de trente minutes avec un expert peut vous faire gagner du temps.