Filiz ou Gestibase iCFA : comparatif 2026 et meilleure alternative

Filiz et Gestibase iCFA ne visent pas tout à fait le même lecteur. Filiz s'adresse aux CFA, écoles et centres de formation qui gèrent des contrats d'apprentissage, de professionnalisation et des conventions de stage, ainsi que leurs entreprises partenaires. Gestibase iCFA s'adresse aux établissements de formation par alternance, et son outil iCFA-FD cible les CFA hors murs et les fédérations qui consolident les données de leurs antennes.

Cet article compare les deux logiciels sur les points que leurs éditeurs décrivent publiquement, avec les fiches relevées le 15/10/2026. Quand une fiche ne mentionne pas une fonctionnalité, le tableau l'écrit : Non indiqué sur son site. Cela ne signifie pas que la fonctionnalité est absente, seulement que l'éditeur ne la mentionne pas. Il faut le vérifier en démonstration. Vous trouverez d'autres comparatifs dans la rubrique Comparatifs des logiciels de CFA.

Si votre recherche porte sur une alternative à Yparéo, sachez que ce logiciel ne figure pas dans les fiches de ce comparatif : nous ne le comparons donc pas ici.

Un lecteur qui hésite entre deux logiciels gagne du temps en fixant ses critères avant la première démonstration. Les fiches permettent de retenir six points :

• Le prix d'entrée et ce qui est inclus : nombre de dossiers, nombre de CFA, options payantes.
• L'essai gratuit, pour tester le logiciel sur ses propres données.
• La couverture de l'apprentissage : CERFA, SIFA, DECA, conventions, suivi des contrats.
• La facturation et le bilan : factures, bilan pédagogique et financier.
• La préparation des audits : aide à la conformité Qualiopi, dossier de preuves, veille réglementaire.
• L'accompagnement : délais d'intégration et de support, reprise des données existantes.

Sur ce dernier point, Filiz annonce une intégration en 48 h et un support en 5 min, sans frais d'installation. Gestibase iCFA met en avant la reprise des données existantes au démarrage, depuis Excel ou un autre logiciel.

Filiz propose une offre unique déclinée en cinq paliers. L'offre Mini est à 195 € HT par mois, soit 2 340 € HT par an, pour 50 dossiers et 1 CFA, sans frais d'installation. Les paliers suivants sont à 325 € HT par mois (Start), 575 € HT par mois (Essentiel), 1 075 € HT par mois (Pro) et 1 900 € HT par mois (Premium). Des options existent : API à 2 000 € par an, connecteurs CRM à 3 000 € par an, conventions de stage à 15 € HT par dossier. La durée d'engagement est Non indiqué sur son site. Aucun essai gratuit n'est indiqué : la démonstration se prend sur rendez-vous (page tarifs de Filiz).

Gestibase iCFA n'affiche aucun tarif chiffré. L'éditeur évoque « une grille de tarifs clair » sans la publier, il faut donc demander un devis. Pour essayer, la fiche indique une démonstration ou une demande d'informations par courriel, sans essai gratuit (page de présentation de Gestibase iCFA).

Workbots affiche une formule Indépendant à 29 € HT par mois, ou 19 € HT par mois en engagement annuel. Les formules organisme sont OF Starter à 89 € HT par mois (71 € en annuel), OF Pro à 199 € HT par mois (159 € en annuel) et CFA à 359 € HT par mois (287 € en annuel). Un essai gratuit de 7 jours est proposé (page tarifs de Workbots).

Le tableau reprend la totalité des critères des fiches. Chaque case commence par Oui ou par Non indiqué sur son site, suivi au besoin d'une précision.

Filiz convient à un CFA ou à une école qui veut d'abord outiller la gestion administrative des contrats : conventions, convocations, attestations, signature électronique, CRM et facturation. Sa fiche met en avant la connexion à tous les OPCO par l'API Convergence, avec télétransmission, échéanciers et suivi des encaissements. L'éditeur annonce aussi que 95 % des dossiers envoyés par Filiz sont acceptés du premier coup par les OPCO : c'est une déclaration de l'éditeur, qu'il est prudent de faire vérifier sur vos propres dossiers.

Le profil est moins adapté si vous cherchez à produire des contenus de formation ou à préparer un audit Qualiopi, car la fiche n'indique ni création de formation par IA ni aide à la conformité Qualiopi.

Gestibase iCFA s'adresse aux établissements de formation par alternance. Son outil iCFA-FD vise les CFA hors murs et les fédérations qui consolident les données de leurs antennes. La fiche met en avant des solutions 100 % internet, sans architecture informatique complexe, une comptabilité analytique (Enora) pour le compte rendu financier au Conseil régional, et la reprise des données existantes au démarrage.

Ce profil convient à un réseau qui doit consolider des données entre antennes et reprendre un historique sans tout ressaisir. Pour la signature, le CRM ou les conventions générées, la fiche n'indique rien : une démonstration permettra de trancher. Si vous hésitez entre les deux premiers logiciels, l'article Workbots ou Filiz : quel est le meilleur logiciel pour CFA en 2026 ? reprend le duel avec Workbots.

Workbots réunit ce que les deux autres logiciels proposent séparément, et ajoute des fonctions que leurs fiches n'indiquent pas. Il couvre la gestion de l'apprentissage (CERFA, SIFA, DECA), comme Filiz et Gestibase iCFA, mais aussi la création de formation, le catalogue, l'émargement, le LMS et la préparation de la conformité Qualiopi.

Ce que Workbots réunit

• CRM, conventions, signature électronique : les mêmes briques que Filiz, avec un émargement numérique en plus.
• Facturation et bilan : comme Gestibase iCFA et Filiz, avec un BPF prérempli à partir des sessions, des apprenants et des factures, exporté en PDF.
• Pilotage Qualiopi : auditeur IA qui analyse chaque indicateur, simulation d'audit, dossier de preuves généré automatiquement, suivi des audits de surveillance.
• Formation : création de fiche par IA, supports, QCM, LMS avec import SCORM, classe virtuelle avec rapport de présence.

Les limites à connaître

Une comparaison honnête doit aussi nommer les limites. Selon la fiche de Workbots, il n'y a pas de Factur-X, et il n'y a pas de connexion à EDOF : les mentions CGU EDOF et Caisse des Dépôts sont préremplies, mais la connexion n'existe pas. La transmission du dossier DECA à l'OPCO reste manuelle, et le calculateur de rémunération ne produit aucun bulletin de salaire. Le logo Workbots reste imposé sur les PDF. Plusieurs fonctions dépendent de la formule : la veille réglementaire et la revue IA sont réservées à OF Pro et plus, et le tuteur IA à OF Starter et plus. Les détails sont sur la page tarifs de Workbots.

Pour rendre la comparaison concrète, prenons un exemple fictif : un centre de formation doit préparer un audit de surveillance. Le responsable qualité veut retrouver, en une journée, les preuves par indicateur et les réclamations ouvertes. Dans Workbots, la démarche tient en quatre étapes :

1. Importer les fiches RNCP ou RS des formations concernées, à la demande ou par la synchronisation avec l'export officiel de France Compétences.
2. Lancer l'auditeur IA sur les indicateurs, puis lire le verdict et le score par critère.
3. Générer le dossier de preuves, regroupé par indicateur dans un fichier ZIP.
4. Vérifier le registre des réclamations et le plan d'amélioration continue, puis rattacher les actions correctives aux indicateurs concernés.

Le même exercice avec Filiz ou Gestibase iCFA suppose de préparer les preuves en dehors du logiciel, puisque leurs fiches n'indiquent ni génération de dossier de preuves ni aide à la conformité Qualiopi. Le scénario reste fictif et doit être adapté à votre organisme.

Si vous gérez surtout des contrats et des conventions, avec une connexion aux OPCO, Filiz répond à ce besoin. Si vous consolidez plusieurs antennes et devez reprendre un historique, Gestibase iCFA mérite une démonstration. Si vous cherchez le meilleur logiciel apprentissage pour réunir la gestion des contrats, la formation et la conformité Qualiopi, Workbots est le choix que les fiches justifient le mieux.

Il est le seul des trois à indiquer oui pour la création de formation par IA, les supports et QCM générés, le catalogue en ligne, l'émargement numérique, le LMS et SCORM, la classe virtuelle intégrée, la vente en marque blanche, l'aide à la conformité Qualiopi, la veille réglementaire, la revue des indicateurs par IA, le dossier de preuves d'audit, l'import des fiches RNCP et RS, les preuves de connexion pour les financeurs et le classement automatique des documents. Ces critères comptent, parce qu'ils évitent de juxtaposer plusieurs outils pour un même dossier. Vous pouvez aussi consulter la page qui présente le logiciel.

Pour vérifier ces points sur votre propre cas, une démo logiciel de 30 minutes suffit à les passer en revue.