Étape 1 : Préparer les documents nécessaires avant toute demande
Avant d'engager votre demande d'accès à EDOF, rassemblez les pièces justificatives exigées par la Caisse des Dépôts. Cette préparation évite les allers-retours qui allongent une procédure déjà longue. L'organisme FormationPro, que nous suivons dans cet article, a constitué un dossier complet avant de commencer.
- Certificat Qualiopi en cours de validité : il est obligatoire pour prétendre au référencement. Le numéro, le certificateur et la date de fin de validité seront demandés.
- Numéro de déclaration d'activité (NDA) actif, délivré par la Dreets.
- Habilitation du certificateur : si vos formations préparent à une certification que vous ne délivrez pas vous-même, vous devez détenir l'accord du certificateur.
- Programme détaillé de chaque formation : objectifs, compétences visées, durée, modalités (présentiel, distanciel, mixte).
- Grille tarifaire : coût horaire ou forfaitaire, éventuels frais annexes.
- Règlement intérieur et conditions générales de vente.
- Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle.
- Justificatif d'existence légale : extrait Kbis pour les sociétés, ou récépissé de déclaration pour les associations.
FormationPro a vérifié que chaque document était à jour et lisible avant de déposer sa demande. Cette étape dure généralement une demi-journée, selon l'état de vos archives.
Point de vigilance : ce n'est pas vous qui décidez quelles formations sont éligibles au CPF. La certification visée doit déjà être enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique par France compétences. Si votre formation ne prépare à aucune certification inscrite dans ces répertoires, elle ne pourra pas être référencée.
Étape 2 : Déposer votre demande d'accès à la plateforme EDOF
Contrairement à une idée répandue, on ne crée pas librement un compte sur EDOF. Depuis octobre 2022, la Caisse des Dépôts a mis en place une procédure d'enregistrement préalable : tout organisme souhaitant être référencé doit remplir le formulaire de demande d'accès à l'espace des organismes de formation, disponible en ligne.
Cette demande s'effectue exclusivement via le formulaire en ligne. Aucune demande transmise par courriel ou par courrier n'est prise en compte. Le formulaire recueille les informations légales de votre organisme, votre NDA, votre certification Qualiopi et les pièces justificatives préparées à l'étape précédente.
La demande est jugée recevable si les données renseignées sont cohérentes et lisibles, si le formulaire et les pièces sont fournis en intégralité, et si les informations sont sincères et vérifiables. Un dossier incomplet est écarté sans instruction au fond.
Après le dépôt, vous recevez un accusé d'enregistrement. La Caisse des Dépôts vous indique ensuite sous un délai de onze jours ouvrés si votre demande est recevable. FormationPro a reçu sa réponse de recevabilité au dixième jour ouvré.
Attention : la recevabilité n'est pas l'accès. La procédure se poursuit ensuite par l'instruction du dossier et la signature de la convention avec la Caisse des Dépôts. Comptez généralement plusieurs semaines entre le dépôt et l'ouverture effective de votre espace.
Étape 3 : Saisir les informations de votre organisme de formation
Une fois l'accès obtenu, complétez votre profil d'organisme. Les champs obligatoires incluent :
- Numéro de déclaration d'activité (NDA) délivré par la Dreets.
- Certification Qualiopi : numéro, date de délivrance, date de fin de validité, certificateur.
- Coordonnées des personnes désignées comme interlocutrices de la Caisse des Dépôts, notamment le responsable administratif chargé du suivi des dossiers.
- Coordonnées du référent pédagogique.
- Modalités de paiement acceptées.
FormationPro a téléchargé son certificat Qualiopi au format PDF. La plateforme affiche un récapitulatif avant validation. Il est essentiel de sauvegarder chaque section avant de passer à la suivante. Cette étape prend environ trente minutes.
Étape 4 : Déposer une offre de formation, le cœur de la procédure
Dans le menu des offres, créez une nouvelle offre. Remplissez les rubriques suivantes :
Informations générales
- Intitulé de la formation, tel qu'il apparaîtra sur Mon Compte Formation.
- Certification visée, avec son numéro d'enregistrement au RNCP ou au Répertoire spécifique.
- Objectifs pédagogiques.
- Prérequis et public visé.
- Modalités : distanciel, présentiel, mixte.
- Durée en heures, répartition des sessions.
Programme détaillé
- Contenu par module ou par jour, compétences visées, méthodes pédagogiques, modalités d'évaluation.
Tarifs et sessions
- Prix total ou horaire, nombre de places par session, dates prévisionnelles.
Documents joints
- Programme en PDF, grille tarifaire, conditions générales de vente.
FormationPro a saisi une formation « Excel avancé » de 21 heures, adossée à une certification bureautique inscrite au Répertoire spécifique. Il a pris soin de vérifier la cohérence des dates et de ne pas proposer une session déjà passée. À chaque étape, un enregistrement permet de reprendre la saisie plus tard. Comptez une à deux heures pour une formation complexe.
À anticiper dans vos tarifs : la Caisse des Dépôts prélève une commission sur chaque transaction CPF, généralement de l'ordre de 9,9 % du montant de la formation. Intégrez ce coût dès la fixation de votre prix.
Étape 5 : Soumettre l'offre à la validation de la Caisse des Dépôts
Une fois l'offre complète, soumettez-la pour validation. La Caisse des Dépôts examine alors les informations et les pièces justificatives. Le statut de l'offre passe en attente de validation.
Le délai de traitement varie selon la période et le volume de dossiers. Il n'existe pas de délai garanti, aussi vaut-il mieux déposer vos offres bien en amont de vos dates de session prévisionnelles. FormationPro a reçu un accusé de réception automatique, puis une notification de validation.
Si des éléments manquent, par exemple une pièce illisible ou un tarif incohérent, la Caisse des Dépôts vous le signale via le portail. Vous devez alors corriger et soumettre à nouveau, ce qui relance le délai d'instruction.
Après acceptation, l'offre passe à l'état publié et devient visible sur Mon Compte Formation.
Étape 6 : Publier l'offre et la rendre visible sur Mon Compte Formation
La validation entraîne la publication, mais vous pouvez planifier une date de mise en ligne si vous souhaitez la différer. Une fois publiée, l'offre est accessible aux titulaires d'un compte personnel de formation.
Pour gérer vos sessions, vous pouvez ensuite ajouter de nouvelles dates, modifier les places disponibles ou mettre à jour le tarif. Chaque modification portant sur une donnée clé, comme le tarif ou la durée, doit également être soumise à validation.
FormationPro a programmé des sessions trimestrielles et activé les notifications par courriel pour être alerté en cas d'achat par un titulaire de CPF.
Ce qu'il faut retenir : la procédure suit un ordre précis, documents, demande d'accès, profil, dépôt, validation, publication. La préparation des pièces et la saisie représentent quelques jours de travail, mais l'instruction par la Caisse des Dépôts s'étale sur plusieurs semaines. Anticipez largement si vous visez une date de session précise.
Avoir ses informations prêtes avant de saisir
Le plus long dans cette procédure n'est pas la saisie sur EDOF, c'est de rassembler des informations éparpillées entre plusieurs fichiers. Avec un logiciel comme Workbots, votre fiche pédagogique contient déjà tout ce que le formulaire vous demande : intitulé, objectifs, prérequis, public visé, durée, modalités et contenu découpé par modules. Le programme détaillé est exportable en PDF, prêt à joindre à votre offre.
Pour une formation certifiante, la fiche RS ou RNCP est récupérée directement depuis France compétences au moment où vous créez la formation. Vous avez donc le bon numéro d'enregistrement sous les yeux, dans la version en vigueur, au moment de le saisir sur EDOF.
Pour rester conforme, vérifiez régulièrement les évolutions de la procédure : la Caisse des Dépôts fait évoluer ses critères, ses formulaires et ses contrôles, notamment dans le cadre de la lutte contre la fraude au CPF.