Sur un dossier CPF, la répartition des rôles est claire. Le titulaire s'inscrit depuis son espace personnel et valide le service fait à l'issue. Vous publiez l'offre, vous acceptez l'inscription, vous dispensez la formation et vous déclarez sa réalisation.
Cinq étapes sur sept vous reviennent, et deux d'entre elles conditionnent votre paiement.
Étape 1 : Disposer d'un compte EDOF
Quand : avant toute chose, et bien avant votre première session.
Ce qu'est EDOF
EDOF, pour Espace des organismes de formation, est le portail par lequel vous existez sur Mon Compte Formation.
C'est là que vous déclarez vos formations, gérez vos sessions, traitez les inscriptions et déclarez le service fait qui déclenche vos paiements.
Sans compte EDOF actif, vous ne pouvez rien publier, et donc rien vendre sur ce circuit.
Les trois conditions d'accès
Un numéro de déclaration d'activité valide auprès de votre DREETS.
Une certification Qualiopi en cours de validité, sur la catégorie d'actions concernée.
Un référencement effectif sur la plateforme, avec les informations de votre organisme à jour.
Ce que beaucoup découvrent trop tard
L'ouverture du compte n'est pas immédiate, et elle suppose que les trois conditions soient déjà remplies.
Un organisme qui décide en janvier de vendre sur le CPF, sans compte EDOF ni certification, ne vendra pas au premier trimestre.
Ce que cette étape produit : l'accès au portail qui conditionne tout le reste.
Étape 2 : Déclarer une offre conforme
Quand : depuis votre compte EDOF, avant toute inscription.
Les conditions sur la formation
Elle doit préparer à une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique, ou relever d'un dispositif éligible comme la validation des acquis de l'expérience.
Ce qui bloque le plus souvent
Le statut de la certification. Un enregistrement vaut cinq ans au maximum, et une certification dont le statut n'est plus actif ne peut plus être proposée.
Vérifiez ce point sur France compétences avant de déclarer votre offre, et notez la date d'échéance.
Ce que votre fiche doit annoncer
L'intitulé exact de la certification, son numéro d'enregistrement, la durée en heures, les modalités, les prérequis et le tarif.
Une approximation sur l'un de ces éléments crée un écart entre ce que le titulaire achète et ce que vous délivrez.
Ce que cette étape produit : une offre visible et achetable.
Le contrôle à faire chaque trimestre : ouvrez vos fiches déclarées dans EDOF et confrontez-les à vos programmes réels. Un tarif modifié, une durée ajustée, une certification renouvelée sous un nouveau numéro : ces décalages s'installent sans qu'on les voie.
Étape 3 : L'inscription du titulaire
Qui agit : le titulaire du compte, depuis son espace personnel.
Ce qui se passe de son côté
Il consulte son solde, exprimé en euros, choisit sa formation et dépose une demande d'inscription.
Si son solde ne couvre pas le tarif, un reste à charge lui est demandé. C'est aujourd'hui l'une des principales causes d'abandon en cours d'inscription.
Ce que vous recevez
Une notification de demande dans votre espace EDOF, à traiter dans le délai prévu par la plateforme.
Ce que vous vérifiez avant d'accepter
Que les dates proposées correspondent à une session réellement ouverte. Que les prérequis annoncés sont remplis. Que votre capacité d'accueil le permet.
Ce que cette étape produit : un dossier accepté et une inscription confirmée.
Étape 4 : Le délai de rétractation
Quand : après validation de l'inscription.
Le titulaire dispose d'un délai pendant lequel il peut annuler sans motif. Ce délai figure dans les conditions de la plateforme.
Ce que cela implique pour vous
Ne mobilisez pas de moyens irréversibles avant son terme : réservation de salle non annulable, commande de supports, engagement d'un intervenant externe.
Sur des sessions à faible effectif, une annulation pendant ce délai peut remettre en cause l'ouverture.
Ce que cette étape produit : une inscription définitive.
Étape 5 : Réaliser la formation
Pendant la session.
La règle sur les dates
La formation se déroule aux dates déclarées. Un décalage suppose de le formaliser dans EDOF, avant qu'il n'intervienne.
Une session qui se tient à d'autres dates que celles déclarées crée un écart lors du contrôle.
La traçabilité
Émargements par demi-journée, signés par le participant et par le formateur, avec les horaires réels.
Pour une séquence à distance, la preuve prend une autre forme : traces de connexion, temps passé, activités réalisées.
Ce que vous conservez
Les émargements, les évaluations, et les résultats obtenus. Ces pièces constituent votre justification du service fait.
Ce que cette étape produit : vos preuves de réalisation.
Étape 6 : Déclarer le service fait
C'est l'étape qui déclenche votre paiement, et celle où se perdent le plus de délais.
Ce que vous déclarez dans EDOF
La réalisation effective de la formation : les heures réellement suivies par le participant, et le résultat s'il y a lieu.
Le point de vigilance
Ce que vous déclarez doit correspondre à vos émargements. Un volume déclaré supérieur aux heures effectivement suivies est un écart que le contrôle relèvera.
En cas d'abandon ou d'absence partielle, déclarez la réalité, pas le prévisionnel.
Ce que fait le titulaire
Il valide le service fait depuis son espace. Sans cette validation, le règlement n'intervient pas.
Un titulaire qui ne se connecte plus après sa formation bloque votre paiement sans le savoir.
Le réflexe qui accélère les choses
Informez-le de cette étape avant la fin de la session, et relancez-le si nécessaire. C'est le seul levier dont vous disposez.
Ce que cette étape produit : le déclenchement du versement.
Étape 7 : Délivrer les documents
À l'issue, vous remettez au participant son attestation de fin de formation, mentionnant l'intitulé, les dates et le volume horaire réellement suivi.
Si la formation prépare à une certification, la délivrance de celle-ci suit les règles propres au certificateur.
La vérification finale
Le volume horaire attesté doit correspondre aux heures émargées et aux heures déclarées. Ces trois données racontent la même histoire, ou aucune ne tient.
Ce que cette étape produit : la clôture du dossier.
Tableau récapitulatif
| Étape | Qui agit | Ce qu'elle produit |
|---|---|---|
| 1. Ouvrir un compte EDOF | Vous | L'accès au portail |
| 2. Déclarer l'offre | Vous | Une formation visible et achetable |
| 3. Traiter l'inscription | Le titulaire, puis vous | Un dossier accepté |
| 4. Attendre la rétractation | Le titulaire | Une inscription définitive |
| 5. Réaliser la session | Vous | Émargements et évaluations |
| 6. Déclarer le service fait | Vous, puis le titulaire | Le déclenchement du paiement |
| 7. Délivrer les documents | Vous | La clôture du dossier |
Cinq étapes sur sept relèvent de vous. Le titulaire n'intervient qu'à l'inscription et à la validation finale, mais sans ces deux actions rien n'avance.
Les trois erreurs qui coûtent cher
Une fiche décalée de la réalité
Un tarif, une durée ou un intitulé déclaré dans EDOF qui ne correspond plus à votre programme. Le contrôle le relève, et la régularisation est lourde.
Une déclaration supérieure au réalisé
Déclarer le volume prévu plutôt que le volume suivi. En cas d'abandon, cet écart se voit immédiatement.
Un titulaire qui ne valide pas
La cause la plus fréquente de paiement bloqué, et la plus évitable. Expliquez cette étape pendant la formation, pas après.
Ce qu'il faut retenir
- Sans compte EDOF, vous ne pouvez rien publier sur ce circuit.
- Le solde du titulaire est en euros, et un reste à charge peut s'appliquer.
- Vérifiez le statut de votre certification avant de déclarer, et à chaque échéance.
- Votre fiche déclarée et votre programme réel doivent concorder.
- Les émargements justifient ce que vous déclarez.
- Le service fait déclenche le paiement, et le titulaire doit le valider.
- Informez-le de cette étape avant la fin de la session.
Gérer ces dossiers sans les suivre un par un
Sur le CPF, la difficulté tient à la cohérence : votre fiche EDOF, votre programme, vos émargements et votre déclaration doivent dire la même chose.
Trois fonctions de Workbots répondent à ce besoin.
La récupération de la fiche RS ou RNCP depuis France compétences alimente votre fiche pédagogique avec les données officielles : intitulé exact, numéro d'enregistrement, périmètre. Vous partez du texte de référence plutôt que d'une recopie.
La génération automatique des documents de session produit convention, convocations, feuilles d'émargement et attestations à partir d'une saisie unique. Les volumes horaires étant issus de la même source, la concordance est acquise.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, donne le volume réellement suivi. C'est ce chiffre que vous déclarez dans EDOF, pas une estimation.
S'y ajoute le classement automatique par apprenant, qui constitue le dossier individuel de chaque participant, utile en cas de contrôle.
Pour approfondir la gestion de vos dossiers, consultez nos articles EDOF : de quoi parle-t-on exactement ?, EDOF : comment l'automatiser sans y passer ses journées et EDOF : les erreurs qui coûtent une non-conformité, ainsi que la rubrique CPF, EDOF et Caisse des Dépôts.
Un échange de trente minutes permet de voir comment automatiser le suivi de vos dossiers CPF.