Qu’est-ce que le BPF ?
Le BPF, pour bilan pédagogique et financier, est le document que tout organisme de formation déclaré transmet chaque année à l’administration. Il retrace l’activité de l’exercice écoulé : les actions de formation réalisées, les stagiaires accueillis, les heures dispensées, les financements reçus et les charges engagées.
Le sigle circule parfois avec un autre sens, « bonnes pratiques de formation », qui ne correspond à aucun texte. Le BPF n’est ni un référentiel qualité ni un indicateur Qualiopi : c’est une déclaration administrative prévue par le Code du travail, que l’on remplit sur un formulaire officiel, le Cerfa 10443*17, et que l’on dépose en ligne.
L’enjeu est concret. Sans BPF, ou avec un BPF vide, l’organisme perd sa déclaration d’activité, donc son numéro, et avec lui l’accès aux financements publics et mutualisés. Six éléments permettent de comprendre ce que l’on vous demande et de le remplir sans stress.
Élément 1 : une obligation annuelle pour tout organisme déclaré
L’obligation figure à l’article L6352-11 du Code du travail. Tout prestataire d’actions de formation adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de son activité.
Le champ est large. Le BPF concerne tous les prestataires déclarés, quel que soit leur statut juridique : société, association, établissement public, entreprise individuelle ou micro-entrepreneur. Il s’impose aussi bien quand la formation est l’activité principale que lorsqu’elle reste une activité accessoire, à côté du conseil par exemple.
Le BPF couvre les actions qui entrent dans le champ de la formation professionnelle : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage.
Élément 2 : un contenu fixé par les textes
L’article R6352-22 du Code du travail précise ce que le bilan doit indiquer. Il comprend cinq informations :
- les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
- le nombre de stagiaires et d’apprentis accueillis ;
- le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, et le nombre d’heures dispensées, selon la nature, le niveau, le domaine et la durée des formations ;
- la répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises ;
- les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle.
Le BPF a donc deux faces, comme son nom l’indique. La face pédagogique décrit ce que vous avez fait : combien de personnes, combien d’heures, sur quels sujets et à quel niveau. La face financière décrit avec quel argent vous l’avez fait : d’où viennent vos produits, et quelles charges vous avez engagées.
Élément 3 : le Cerfa 10443*17 et ses huit cadres
Le bilan se présente sous la forme d’un formulaire officiel, le Cerfa 10443*17, organisé en huit cadres :
- cadre A : l’identification de l’organisme ;
- cadre B : ses caractéristiques, dont la mention d’une activité de formation à distance ;
- cadre C : l’origine des produits, ventilés par source de financement ;
- cadre D : les charges de l’activité de formation ;
- cadre E : les personnes qui dispensent les heures de formation, internes ou externes ;
- cadre F : le bilan pédagogique des formations réalisées en propre ;
- cadre G : le bilan pédagogique des formations réalisées en sous-traitance ;
- cadre H : l’identité et la signature du dirigeant.
Le cadre C demande le plus de rigueur. Les produits y sont répartis selon leur origine : entreprises, opérateurs de compétences, pouvoirs publics, particuliers, autres organismes de formation pour le compte desquels vous intervenez. Cette ventilation suppose de savoir, pour chaque facture, qui a réellement payé la formation.
Élément 4 : un calendrier calé sur l’exercice comptable
Le BPF porte sur le dernier exercice comptable clos. Pour un organisme dont l’exercice suit l’année civile, la campagne 2026 portait donc sur l’activité de l’année 2025.
La date de référence est fixée par l’article R6352-23 du Code du travail : le bilan est adressé avant le 30 avril de chaque année. En pratique, l’administration ouvre une campagne de dépôt au printemps et la prolonge régulièrement. Pour la campagne 2026, la saisie était ouverte depuis début avril et la date limite a été portée au 31 mai 2026.
Un message annonce l’ouverture de la campagne. Il arrive parfois dans les courriers indésirables : surveillez-les à partir de mars.
Si votre exercice ne coïncide pas avec l’année civile, ce sont les dates saisies lors de votre déclaration d’activité qui font foi. Vérifiez qu’elles correspondent bien à votre exercice réel : une erreur à ce niveau décale toute la lecture de vos chiffres.
Élément 5 : un dépôt en ligne sur Mon Activité Formation
Le BPF se dépose exclusivement en ligne, sur la plateforme Mon Activité Formation, la même que celle de la déclaration d’activité. On y accède par le portail EFP Connect du ministère du Travail.
Deux situations se présentent. Si vous avez déjà déposé un bilan, vous vous connectez à votre espace habituel, vous complétez la déclaration et vous la validez. Si c’est votre premier dépôt, vous créez d’abord un compte sur EFP Connect, puis vous activez votre accès à la plateforme avec le code transmis par votre DREETS.
Deux précautions évitent bien des blocages. Vérifiez vos accès quelques semaines avant l’échéance, car les codes d’accès doivent être renouvelés périodiquement. Et gardez à l’esprit que les données saisies peuvent n’apparaître que le lendemain sur la plateforme : un dépôt fait le dernier soir laisse peu de marge pour corriger une erreur.
Élément 6 : une sanction lourde, la caducité
L’article L6351-6 du Code du travail est sans ambiguïté : la déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsqu’il n’a pas été adressé à l’autorité administrative.
La caducité entraîne la perte du numéro de déclaration d’activité et le retrait de la liste publique des organismes de formation. Les conséquences sont en cascade : l’accès aux fonds publics et mutualisés se ferme, et la certification Qualiopi, attachée à un organisme déclaré, est elle aussi fragilisée. Pour reprendre une activité de formation, il faut alors déposer une nouvelle déclaration.
Un organisme qui n’a réalisé aucune formation au cours de l’exercice doit malgré tout déposer un bilan, rempli à zéro. Oublier ce bilan « néant » revient à ne rien transmettre, avec la même conséquence.
Enfin, l’article L6352-11 prévoit que, sur demande des inspections compétentes, l’organisme transmet le bilan, le compte de résultat et l’annexe de son dernier exercice clos. Vos chiffres doivent donc pouvoir être rapprochés de votre comptabilité.
Ce que le service de contrôle regarde, dans l’ordre
Le BPF est d’abord un outil de contrôle pour le service régional de contrôle de la formation professionnelle de votre DREETS. Sa lecture suit une logique simple, du plus évident au plus fin.
1. Le dépôt lui-même. Le bilan a-t-il été transmis dans les délais ? C’est la première condition du maintien de votre déclaration d’activité.
2. L’existence d’une activité. Le bilan fait-il apparaître des actions de formation réalisées ? Un bilan vide pose la question de la caducité.
3. La cohérence interne. Les produits déclarés au cadre C sont-ils cohérents avec le nombre de stagiaires et d’heures déclarés au cadre F ? Des heures sans produits, ou des produits sans heures, appellent une explication.
4. La cohérence avec les financeurs. La ventilation des produits par origine correspond-elle à vos factures et aux financements effectivement reçus des opérateurs de compétences ou des pouvoirs publics ?
5. La cohérence avec la comptabilité. Sur demande, les chiffres du bilan doivent pouvoir être rapprochés de votre bilan comptable et de votre compte de résultat.
Le tableau des six éléments du BPF
| Élément | Ce qu’il faut retenir | Référence |
|---|---|---|
| L’obligation | Tout organisme déclaré dépose un bilan chaque année, quel que soit son statut | Article L6352-11 |
| Le contenu | Activités, stagiaires, heures, fonds reçus, données comptables | Article R6352-22 |
| Le formulaire | Huit cadres, de l’identification à la signature du dirigeant | Cerfa 10443*17 |
| Le calendrier | Dernier exercice clos, avant le 30 avril, prolongé au 31 mai en 2026 | Article R6352-23 |
| Le dépôt | En ligne, sur Mon Activité Formation, via EFP Connect | Plateforme du ministère du Travail |
| La sanction | Caducité de la déclaration d’activité en cas de bilan absent ou vide | Article L6351-6 |
Le point que tout le monde rate : l’engagement, pas l’encaissement
Beaucoup d’organismes remplissent leur bilan à partir de leur relevé bancaire : ce qui est entré sur le compte pendant l’année devient le chiffre du cadre C. C’est une erreur fréquente, et elle fausse tout le bilan.
Le BPF se remplit en comptabilité d’engagement. Un produit est rattaché à l’exercice au cours duquel la prestation a été réalisée, ou au prorata de son exécution pour une formation étalée sur deux exercices. Un acompte reçu pour une formation pas encore réalisée ne compte pas ; une formation réalisée puis payée l’année suivante compte bien dans l’exercice de sa réalisation. Partez donc de vos sessions réalisées, et non de vos encaissements.
La même règle vaut pour les charges : elles sont rattachées à l’exercice au cours duquel elles ont été engagées, quelle que soit leur date de paiement.
Sous-traitance, indépendant, CFA, nouvel organisme : les cas particuliers
Le sous-traitant. Quand vous intervenez pour le compte d’un autre organisme, c’est le donneur d’ordre qui déclare les stagiaires et les financements d’origine dans son propre bilan. De votre côté, vous déclarez les produits reçus de cet organisme, dans la ligne prévue à cet effet au cadre C, et l’activité correspondante au cadre G. Vous déposez bien un BPF : la sous-traitance ne dispense pas du dépôt.
Le formateur indépendant. Micro-entrepreneur ou non, dès lors qu’il dispose d’un numéro de déclaration d’activité, il dépose un bilan chaque année. C’est souvent lui qui est le plus exposé à l’oubli, parce qu’il travaille seul, souvent en sous-traitance, et qu’il pense parfois que le donneur d’ordre déclare à sa place.
Le CFA. Depuis la réforme de 2018, les centres de formation d’apprentis sont des organismes de formation à part entière. Ils déposent donc un bilan, avec une particularité : ils doivent tenir une comptabilité analytique pour isoler leur activité d’apprentissage.
Le nouvel organisme. Le premier bilan porte sur le premier exercice clos, qui peut dépasser douze mois. Un organisme qui a obtenu son numéro en cours d’année dépose donc son premier bilan au printemps qui suit la clôture de ce premier exercice. Le premier dépôt suppose aussi la création du compte EFP Connect et l’activation de l’accès avec le code de la DREETS : anticipez-les.
Par où commencer pour préparer votre BPF ?
Commencez dès aujourd’hui, pas au printemps. Le bilan ne se prépare bien que si les informations sont collectées au fil des sessions : pour chaque action, notez le nombre de stagiaires, leur type, les heures suivies, l’objectif de la formation, sa spécialité et l’origine de son financement.
Ensuite, rapprochez chaque mois vos factures de vos sessions réalisées. C’est ce rapprochement qui vous permettra, à la clôture, de ventiler vos produits en comptabilité d’engagement sans repartir de zéro.
Vérifiez aussi vos accès à Mon Activité Formation bien avant l’ouverture de la campagne, et inscrivez la date de référence du 30 avril dans votre calendrier.
Préparer votre BPF avec Workbots Formations
Le BPF devient lourd quand les données sont dispersées : les stagiaires dans un tableur, les heures sur les feuilles d’émargement, les financements dans la comptabilité. Le logiciel Workbots rassemble ces informations au même endroit, puisque vos sessions, vos factures et vos financeurs y sont déjà gérés.
Le module BPF génère le Cerfa 10443*17 à partir de ces données. Ses huit sections sont pré-remplies, les calculs sont automatiques, et des alertes vous signalent les données manquantes avant le dépôt. Vos informations légales, dont votre numéro de déclaration d’activité, sont enregistrées une fois pour toutes dans les paramètres.
Vous gardez la main sur la vérification et sur le dépôt, mais vous partez d’un bilan déjà construit, au lieu de reconstituer votre année session par session.
Pour voir comment préparer votre prochain bilan à partir de vos propres données, un échange de trente minutes permet de partir de votre cas concret.