Qui fait quoi dans cette démarche
Un point de départ qui structure tout le reste : c'est l'entreprise cliente qui dépose la demande, depuis son espace sur le portail de l'opérateur.
Elle est adhérente, elle contractualise, elle reçoit la décision.
Ce qui rend votre rôle décisif
Sur le périmètre d'OPCO EP, vos clients sont des salons de coiffure, des boulangeries, des cabinets libéraux. Le dirigeant fait tout lui-même, entre deux clients.
Il ne connaît pas les procédures, n'a pas le temps de les découvrir, et ne relancera pas si un document manque.
Votre accompagnement fait donc la différence entre un dossier qui aboutit et un dossier abandonné.
Étape 1 : Vérifier le rattachement
Quand : au premier échange, avant toute proposition chiffrée.
Le bon critère
La convention collective réellement appliquée, identifiée par son numéro IDCC. Votre client le trouve sur ses bulletins de paie.
Ni le nom de l'activité, ni le code NAF ne suffisent.
Le piège du secteur
Un artisan du bâtiment relève de Constructys. Un garage relève d'OPCO Mobilités. Le statut artisanal ne détermine rien.
Le site d'OPCO EP propose une recherche par SIRET, méthode la plus rapide.
Ce que cette étape produit : la certitude que la démarche est possible, ou l'information qu'il faut orienter votre prospect ailleurs.
Étape 2 : Identifier le bon dispositif
Quand : avant de construire votre proposition.
Deux circuits distincts coexistent, avec des règles différentes.
L'alternance
Contrats d'apprentissage et de professionnalisation. Les niveaux de prise en charge sont fixés par branche.
Le plan de développement des compétences
La formation des salariés en poste. Les fonds mutualisés visent prioritairement les entreprises de moins de cinquante salariés, ce qui couvre la quasi-totalité du périmètre.
Ce que vous vérifiez
Les conditions applicables à la branche de votre client, sur le site de l'opérateur. Elles varient d'une branche à l'autre et évoluent chaque exercice.
Ce que cette étape produit : le cadre dans lequel votre proposition s'inscrit.
Étape 3 : Fournir les pièces
Quand : dès que la date de session est arrêtée.
Ce que votre client attend de vous
- Le programme détaillé : objectifs, contenu, durée en heures, modalités pédagogiques et d'évaluation
- Le devis, daté, avec le coût pédagogique clairement identifié
- La convention de formation
- Votre attestation Qualiopi en cours de validité
La règle qui compte le plus ici
Un seul envoi. Pas de pièces au fil de l'eau, pas de « je vous envoie le reste demain ».
Face à un dirigeant de TPE, chaque aller-retour retarde le dépôt, et certains dossiers ne repartent jamais.
Ce que vous ajoutez à l'envoi
Une explication en trois lignes : où déposer, quoi joindre, avant quelle date.
Cela vous coûte deux minutes et double le taux de dépôt effectif.
Ce que cette étape produit : un dossier complet côté prestataire.
Étape 4 : Le dépôt par votre client
Quand : avant le démarrage de la formation, sans exception.
La règle ferme
Une action déjà commencée n'est pas prise en charge. C'est le point sur lequel se perdent le plus de financements.
Votre relance
Quelques jours après votre envoi, un appel ou un message : le dossier est-il parti ?
Cette vérification n'est pas de l'insistance commerciale. C'est le geste qui sauve les dossiers oubliés dans une boîte courriel.
Ce que vous ne faites pas
Déposer à sa place, consulter son espace, ou annoncer un montant. Vous ne disposez d'aucun des éléments qui le déterminent.
Ce que cette étape produit : l'entrée du dossier en instruction.
Étape 5 : L'accord et sa transmission
L'opérateur instruit et notifie sa décision à l'entreprise.
Demandez une copie
L'accord de prise en charge précise le montant retenu, les modalités de versement et les justificatifs attendus.
C'est ce document, et non une règle générale, qui vous indique ce que vous devrez produire et sous quelle forme.
Si des précisions sont demandées
L'opérateur peut solliciter un complément. Si la pièce vous concerne, répondez sous quarante-huit heures : c'est le seul levier dont vous disposez à ce stade.
Ce que cette étape produit : le document de référence pour toute la suite.
Étape 6 : Réaliser et tracer
Pendant la session.
Les émargements
Recueillis à chaque demi-journée, signés par les participants et par le formateur.
Au début de la demi-journée, pas à la fin : signer en fin de séance revient à faire signer ceux qui sont déjà partis.
Les absences
Mentionnées explicitement dans la case et paraphées. Une case vide crée une ambiguïté qui pèse sur toute la feuille.
Les évaluations
Menées selon les modalités annoncées dans votre programme. Conservez les productions, pas seulement les résultats.
Ce que cette étape produit : vos preuves de réalisation.
Étape 7 : Transmettre sans attendre
Quand : dès la clôture de la session.
Ce que vous transmettez
- Les feuilles d'émargement signées
- L'attestation de fin de formation
- La facture
- Toute pièce mentionnée dans l'accord de prise en charge
Pourquoi la rapidité compte
Un délai s'applique, précisé dans l'accord. Il court dès la fin de l'action, et votre client ne peut rien déposer sans vos pièces.
Sur des dossiers de TPE, un financement perdu est un impayé que votre client n'absorbera pas.
La vérification avant envoi
Confrontez le volume horaire facturé aux heures réellement émargées. Un écart bloque le dossier, et la correction suppose de tout reprendre.
Ce que cette étape produit : le déclenchement du versement.
Tableau récapitulatif
| Étape | Qui agit | Ce qu'elle produit |
|---|---|---|
| 1. Vérifier le rattachement | Vous, avec le client | IDCC confirmé |
| 2. Identifier le dispositif | Vous | Cadre de la proposition |
| 3. Fournir les pièces | Vous | Un envoi unique et complet |
| 4. Déposer la demande | Le dirigeant | Entrée en instruction |
| 5. Recevoir l'accord | Le dirigeant | Montant et justificatifs attendus |
| 6. Réaliser la session | Vous | Émargements et évaluations |
| 7. Transmettre | Vous | Déclenchement du versement |
Cinq étapes sur sept relèvent de vous. Votre client n'intervient qu'aux étapes 4 et 5, et sa réussite dépend entièrement de la qualité de vos étapes 1 à 3.
Les bonnes pratiques pour éviter un refus
- Vérifiez votre certification. Sa date de validité, pas seulement son obtention.
- Détaillez vos modalités d'évaluation dans le programme. Un document vague ne permet pas l'instruction.
- Prévoyez l'émargement par demi-journée dès la conception de votre feuille.
- Vérifiez l'éligibilité des participants : salariés ou dirigeants d'entreprises relevant du périmètre.
- N'annoncez aucun montant à votre client, même approximatif.
- Appelez votre conseiller en cas de doute. Quinze minutes au téléphone valent mieux qu'un refus.
Gérer beaucoup de petits dossiers
La difficulté avec une clientèle de TPE n'est pas la complexité, mais le volume : de nombreux dossiers, chacun avec ses pièces et ses échéances.
Trois fonctions de Workbots répondent à cette contrainte.
La base Financeurs centralise vos interlocuteurs et les relie aux entreprises et apprenants concernés, avec un suivi budgétaire. Sur un portefeuille mêlant plusieurs opérateurs, vous savez immédiatement de quel circuit relève chaque dossier.
La génération automatique des documents de session produit programme, devis, convention et convocations à partir d'une saisie unique, aux modèles de votre organisme. Votre client reçoit tout en un seul envoi.
L'émargement numérique, recueilli par signature électronique horodatée sur tablette, par QR code ou par lien, permet de générer l'attestation de présence dès la clôture. Vos justificatifs partent le jour même, et la concordance entre heures facturées et heures émargées est acquise.
S'y ajoute la base Entreprises, qui conserve pour chaque client son SIRET, ses contacts et ses apprenants. L'IDCC vérifié une fois y reste consigné, ce qui évite de refaire la vérification à chaque nouvelle session.
Un échange de trente minutes permet d'adapter cette organisation à votre portefeuille de clients.