Utilisation de la plateforme collaborative Microsoft 365 - RS7094

Public visé

Toute personne amenée à travailler en équipe avec les outils Microsoft 365 : collaborateurs, chefs de projet, assistants, indépendants et personnels administratifs ou opérationnels.

Prérequis

Maîtrise de l'environnement informatique de base (navigation, e-mail). Un accès à un environnement Microsoft 365 est recommandé pour réaliser les exercices.

Objectifs pédagogiques

• Naviguer dans Microsoft 365 et choisir la bonne application selon le besoin, en sachant : a) se connecter au portail depuis n'importe quel appareil ; b) repérer le lanceur d'applications et la page d'accueil ; c) associer chaque besoin à l'outil adapté (Teams, OneDrive, SharePoint, Planner) ; d) utiliser la recherche pour retrouver un fichier, une personne ou une information.
• Soigner son profil professionnel et retrouver l'expertise de ses collègues, en sachant : a) comprendre le rôle du profil dans la collaboration ; b) compléter photo, poste, description et compétences ; c) maîtriser la visibilité et la confidentialité de ses informations ; d) rechercher un collègue et consulter sa carte de profil.
• Communiquer efficacement avec Teams, en sachant : a) démarrer un chat privé ou de groupe et choisir le bon canal ; b) enrichir un message et y joindre un fichier ; c) utiliser mentions, réactions et réponses dans un fil ; d) passer un appel et organiser une réunion (planification, options, partage, compte-rendu).
• Créer et structurer une équipe Teams, en sachant : a) créer une équipe et lui ajouter des membres avec leurs rôles ; b) organiser l'équipe en canaux standard et privés ; c) paramétrer nom, description, avatar et confidentialité ; d) ajouter des onglets et gérer la liste des équipes et canaux.
• Gérer et co-éditer les fichiers d'équipe, en sachant : a) comprendre le lien entre Teams et SharePoint ; b) créer une arborescence de dossiers et charger des fichiers ; c) co-éditer un document en temps réel et gérer l'extraction ; d) restaurer une version antérieure et activer une notification de changement.
• Stocker et partager ses fichiers avec OneDrive, en sachant : a) distinguer fichiers personnels et fichiers d'équipe ; b) organiser ses dossiers et charger ses documents ; c) partager un fichier avec les bons droits et gérer les accès ; d) synchroniser OneDrive avec son ordinateur et accéder à ses fichiers hors ligne.
• Piloter les tâches d'un projet avec Planner et personnaliser son environnement, en sachant : a) créer un plan et l'organiser en compartiments ; b) créer, affecter et suivre des tâches ; c) exploiter les vues Graphiques et Planning ; d) régler ses notifications, sa présence et ses favoris (en vue de se présenter à la certification RS7094).

Contenu de la formation

Module 1 : Accueil & introduction Comment fonctionne la formation La certification RS7094 en clair Tour de l'environnement Microsoft 365 + fil rouge Module 2 : Découverte & navigation dans Microsoft 365 Se connecter au portail depuis n'importe quel appareil La page d'accueil et le lanceur d'applications Choisir la bonne application selon le besoin La recherche : retrouver un fichier, une personne, une info Applis web, applis de bureau, mobile : la notion de cloud Épingler et organiser ses applications favorites Module 3 : Personnaliser son profil Le profil dans la collaboration : à quoi ça sert Compléter son profil : photo, poste, description, compétences Visibilité et confidentialité des informations Retrouver un collègue et son expertise Module 4 : Communiquer avec Teams : messages & interactions Chat privé et chat de groupe Teams ou Outlook ? choisir le bon canal Enrichir un message : titre, importance, annonce, emojis, GIF Joindre un fichier à une conversation Mentions, réactions et réponses dans un fil Ajouter des personnes et gérer une conversation Bonnes pratiques de communication écrite Retrouver et organiser ses conversations Module 5 : Réunions et appels dans Teams Passer et recevoir un appel audio ou vidéo Démarrer une réunion instantanée dans un canal Planifier une réunion : participants, horaire, fichiers Gérer les invitations et le suivi des réponses Rejoindre et régler sa réunion : arrière-plan, son, caméra Options avancées : rôles, salle d'attente, accès, enregistrement Interagir : lever la main, partager écran, fichier, tableau blanc Rédiger le compte-rendu en collaboration Module 6 : Créer et structurer une équipe Teams Créer une équipe Ajouter les membres et attribuer les rôles Créer et organiser les canaux Paramétrer l'équipe : nom, description, avatar, confidentialité Ajouter des onglets à un canal Gérer la liste des équipes et des canaux Module 7 : Fichiers d'équipe : SharePoint, co-édition, versions & alertes Où vivent les fichiers d'une équipe : Teams et SharePoint Créer une arborescence de dossiers Charger, trier et filtrer les fichiers Co-éditer un document en temps réel Extraction / archivage (check-out / check-in) Historique des versions et restauration Activer une alerte sur un fichier ou une bibliothèque Module 8 : Stocker et partager avec OneDrive OneDrive vs Teams/SharePoint : mes fichiers personnels Créer des dossiers, charger et organiser Partager un fichier ou un dossier Gérer les accès et arrêter un partage Synchroniser OneDrive avec son ordinateur Accéder à ses fichiers depuis mobile ou hors ligne Module 9 : Gérer les tâches d'un projet avec Planner Ajouter Planner et créer un plan dans l'équipe Organiser le projet en compartiments Créer des tâches, sous-tâches et les affecter Gérer les tâches : échéances, étiquettes, progression Suivre le projet : vues Graphiques et Planning Module 10 : Personnaliser Teams : notifications, présence & profil Gérer ses notifications Teams Le flux d'activité : suivre l'essentiel Présence et message de statut Gérer la messagerie vocale Organiser ses favoris et son profil Activer des alertes pour suivre les modifications Module 11 : Testez vos acquis avant la certification QCM de synthèse